Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

пределах обрабатываемого абзаца, а после необходимого выбора в описанном диалоговом окне щелкнуть на кнопке <ОК>. Это же окно позволяет произвести описанное ранее выравнивание текста (еще один инструмент выравнивания), а также перейти в окно Табуляция, о котором речь уже шла.

Вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац... предоставляет различные возможности по разбивке текста на страницы (запрет или разреше­ ние "висячих строк" - то есть одиночных строк, остающихся на предыдущей странице или преходящих на новую страницу; разрешать или нет разрывать аб­ зац и т.д.).

Обрамление и заливка фрагмента текста позволяет особым образом вы­ делить важную часть документа: заключить его в рамку, снабдить эту рамку те­ нью, "залить" фоновым узором, в том числе и определенного цвета. Для осуще­ ствления этих действий достаточно после выделения необходимого фрагмента текста активизировать команду Обрамление и заливка... в меню Формат и в появившемся диалоговом окне произвести с использованием двух вкладок Об­ рамление и Заливка выбор нужных опций. При этом ясность предлагаемых этим окном "услуг" не требует дополнительных пояснений по использованию этих функций форматирования.

Практически все функции обрамления и заливки (за исключением цветового оформления) могут быть выполнены также с помощью соответствующего инст­ рументария Панели инструментов "Обрамление и заливка" (см. рис.6.2): окон списка Тип линии и Узор, а также ряда кнопок, позволяющих выбрать не­ обходимое обрамление (полное или частичное).

Полезной может оказаться предоставляемая Word возможность пометить цветом (как цветным маркером) любую часть текста. Для этого, выделив нуж­ ный фрагмент текста, достаточно щелкнуть на кнопке-маркере Выделение цве­ том Панели инструментов "Форматирование". При желании можно выбрать нуж­ ный цвет из предоставляемой маркером палитры. Эта палитра раскрывается при щелчке мышкой на кнопке со стрелкой - справа от маркера. Работу с марке­ ром можно производить и в обратном порядке: сначала щелкнуть на нем мыш­ кой, затем, после превращения указателя мыши в "маркер", пометить этим мар­ кером нужный фрагмент текста - он тут же окрасится выбранным цветом.

Оформление страницы документа

Действиями, связанными с оформлением страницы документа, полезно, в принципе, предварять создание нового документа, так как это дает возможность уже в процессе набора текста заранее видеть, как будет выглядеть создаваемый документ. Это лучше, чем оформлять страницу документа в конце работы над ним, хотя и такой подход не возбраняется.

Процедура оформления страницы документа включает в себя такие дейст­ вия, как установление размера бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная - то есть размещение строк вдоль короткой или длинной сторон лис­ та), определение размеров полей (левого, правого, верхнего и нижнего), от-

ступы от нижнего и верхнего колонтитулов (если они есть), способ верти­ кального выравнивания текста (по верхнему краю, по центру или по высоте листа), различение колонтитулов для четных и нечетных (или отдельно для первой) страниц.

Все эти действия выполняются с помощью команды Параметры страни­ цы... в меню Файл. Появляющееся при этом диалоговое окно Параметры стра­ ницы имеет четыре вкладки (Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, Макет),

которые с полной ясностью обеспечивают пользователю возможность выполне­ ния всех необходимых действий.

К действиям по оформлению страницы документа относится также вставка номеров страниц - с помощью команды Номера страниц... в меню Вставка.

Эта команда с использованием открывающегося при ее выполнении диалогового окна Номера страниц (рис.6.7) дает возможность не только вставить номера

страниц, но и задать их положение и выравнивание на странице. Здесь при акти­ визации кнопки Формат... можно также получить доступ к еще одному диалого­ вому окну, в котором пользователь при желании устанавливает, с какого номера страницы нужно начать нумерацию, а также формат нумерации (арабские или римские цифры, строчные или прописные латинские буквы).

Если оформление страницы требует вставки сносок, то это делается в меню

При необходимости оформления колонтитулов страниц это можно произве-

сти из меню Вид командой Колонтитулы. При этом пользователю предостав­ ляется инструмент (выделенное рабочее поле и специальная панель инстру­ ментов) для формирования нижнего и верхнего колонтитулов страницы.

Если оформление страниц текста требует по ряду причин организации раз­ рывов в текстовом массиве (например, начать какую-то часть с новой страни­ цы), то нет необходимости несчетное число раз нажимать клавишу <Enter>, чтобы организовать пустые строки. Обратившись к команде Разрыв... в меню Вставка и получив "в руки" диалоговое окно Разрыв, пользователь имеет воз­ можность установить все требуемые параметры такого разрыва.

Использование и создание стилей оформления

Пользователи часто работают с документами определенного типа, напри­ мер, с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т.д. До­ кументы одного типа обычно имеют сходные элементы: одинаковые фрагменты текста, сходный стиль оформления (размер и тип шрифта заголовков различных разделов, расположение их на станице), требуют специфического набора пикто­ грамм панелей инструментов и т.д. Текстовый процессор Word 7.0 позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заго­ товку - шаблон. Шаблон - это служебный файл, содержащий всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагмен­ ты стандартного текста, графические объекты, стили и т.д. В комплекте Win­ dows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal), для расписаний встреч, факсов, резюме, сертификатов и др.

Существует два типа стилей оформления: стиль абзаца, определяющий основные параметры формата (шрифт, его стиль и размер, способ выравнива­ ния строк, межстрочное расстояние и т.д.), и стиль символов, определяющий шрифт, начертание, размер шрифта.

Пользователь может применить (присвоить) определенный стиль к некото­ рому элементу документа. Проще всего это сделать, непосредственно исполь­ зуя окно списка стилей (первое слева) Панели инструментов "Форматирование". При щелчке мышкой на кнопке со стрелкой в правой части окна стилей пользо­ вателю предоставляется полный список всех стилей, используемых в открытом документе. Установив текстовый курсор в каком-то абзаце и выбрав из списка нужный стиль (щелкнув мышкой на выбранном стиле), пользователь присваива­ ет этому абзацу статус выбранного стиля, и Word мгновенно преобразует этот абзац к его новому стилевому статусу.

Полный список всех имеющихся стилей оформления можно получить с ис­ пользованием команды Стиль... в меню Формат. В этом же меню Формат мож­ но обратиться к команде Библиотека стилей, активизация которой приводит к появлению специального диалогового окна. В этом окне приводится полный список всех имеющихся в распоряжении пользователя стилей (начиная от про­ стого письма и заканчивая диссертацией или книгой). Здесь же в большом де­ монстрационном окне пользователь может увидеть документ, с которым он ра-

Часто бывает необходимо в данном документе использовать стиль другого документа. Это удобно сделать с помощью кнопки Организатор... окна Стиль. При ее активизации появляется диалоговое окно Организатор (рис.6.10), в кото­ ром в левом окошке приведен список стилей текущего документа (файла), а в правом - стиль шаблона Normal. Необходимо щелкнуть кнопку Закрыть файл под правым окошком, после чего взамен появится кнопка Открыть файл. При нажатии на эту кнопку пользователь получает диалоговое окно Открытие доку­ мента (описанное ранее). Выбрав в этом окне тот файл, стилевые параметры ко­ торого желательно использовать, и, открыв его (щелчок на кнопке Открыть), по­ лучим в правом окошке диалогового окна Организатор список всех стилей вы­ бранного файла. При этом появляется возможность скопировать все интересую­ щие нас стили из этого документа в тот, с которым мы работаем в данный мо­ мент: выбрать нужные стили нажать кнопку Копировать.

Использование стилей дает возможность автоматически формировать ог­ лавление сложного по структуре документа, а также создать указатели и список иллюстраций. Это осуществляется с помощью команды Оглавление и указа­ тели... в меню Вставка. При обращении к этой команде возникает одноименное окно, предоставляющее на основе предлагаемых образцов выбор того или иного стиля оформления оглавления, указателя или списка иллюстраций. Предоставим читателю возможность самостоятельно познакомиться с этим "чудом" редактора Word 7.O. Отметим лишь (для остроты интриги), что здесь на выбранной пользо­ вателем странице не только автоматически формируется оглавление, но и при щелчке в оглавлении на номере интересующей нас страницы, эта страница "по мановению волшебной палочки Word" открывается в окне редактора.

Оформление фрагмента документа в виде таблицы

Наличие таблицы в документе - довольно частое явление практически в лю­ бом мало-мальски серьезном проекте. Word 7.0 предоставляет уникальные воз­ можности по размещению таблицы и "фирменному" ее оформлению. Не случай­ но в главном меню для этих целей выделен специальный раздел Таблица. При раскрытии этого меню появляется одна из доступных команд Вставить таблицу, активизация которой вызывает диалоговое окно для формирования "каркаса" бу­ дущей таблицы (рис.6.11). Здесь можно установить требуемое число столбцов и

ные в диалоговых окнах вопросы.

Проверка орфографии и грамматики

Этот высококачественный сервис предоставляется текстовым редактором

Word 7.0 командами Орфография... и Грамматика... в меню Сервис. Необхо­ димой проверке может быть подвергнут как выделенный фрагмент текста, так и документ в целом. Общаясь в диалоговых окнах с программой проверки, пользо­ ватель может внести необходимые исправления или игнорировать указания и советы программы, руководствуясь собственными соображениями. Проверка орфографии может быть инициирована также щелчком мышью на кнопке Орфо­ графия Панели инструментов "Стандартная".

Заметим также, что проверка орфографии производится в Word 7.0 автома­ тически при вводе текста с клавиатуры. При этом неверно "написанное" слово подчеркивается красной волнистой линией, чем сразу обращается внимание пользователя на необходимость внести исправления. При щелчке правой кноп­ кой мыши на ошибочно введенном слове Word предоставляет пользователю возможные альтернативы написания. Щелчок левой кнопкой мыши на выбран­ ном из предложенных слов автоматически вносит нужные исправления в текст.

Оформление документа иллюстрациями

Текстовый редактор Word предоставляет широкие возможности по оформ­ лению документа иллюстрациями и другими необходимыми дополнениями из различных приложений Windows. Все эти действия производятся командами меню Вставка. При выборе в этом меню команды Рисунок... пользователь по-

лучает доступ к имеющемуся арсеналу рисунков, содержащемуся непосредст­ венно в Windows 95, а также имеет возможность выбрать какой-либо другой ри­ сунок (в том числе и из файлов с дискеты или CD-диска). Диалоговое окно ко­ манды Рисунок..., кроме того, предоставляет возможность предварительного просмотра рисунка перед вставкой (или отказом от вставки) его в документ.

Команда Объект... открывает диалоговое окно со списком типов объектов - различных приложений Windows, обеспечивающих различными средствами оформления документа: ввод формул, фигурного текста, вставка рисунков CorelDRAW, диаграмм Microsoft Excel (такая диаграмма может быть вставлена непосредственным использованием кнопки Вставить лист Microsoft Excel на Панели инструментов "Стандартная"), объектов баз данных и т.д.

Команда Кадр меню Вставка дает возможность вставить выделенный объ­ ект (в том числе и фрагмент текста) в кадр, что позволяет перемещать этот объ­ ект мышью и располагать его в произвольном месте документа (в том числе и обеспечивая "обтекание" этого объекта основным текстом).

Для оформления документов Word используются также инструменты рисо­ вания, расположенные на Панели инструментов "Рисование" (см. рис.6.2). С их помощью можно нарисовать различные линии, фигуры, организовать рамки с надписями и с необходимыми "выносками", оформить нарисованные объекты в цвете (цветной контур, цветная заливка очерченной площади). Этот инструмен­ тарий позволяет помещать нарисованные объекты на передний и задний планы, сгруппировывать и разгруппировывать их. Работа с этими инструментами доста­ точно понятна и не требует специальных пояснений - садись и работай! Вызов инструментов панели рисования осуществляется активизацией кнопки Рисова­ ние на Панели инструментов "Стандартная".

Печать документа

Оформленный документ может быть отпечатан с использованием команды Печать... из меню Файл. При активизации этой команды на экран выводится диалоговое окно Печать, с помощью которого пользователь может установить все необходимые параметры печати: количество копий, диапазон страниц для печати, отдельная печать четных и нечетных страниц, сортировка отпечатанных страниц по копиям. Имеется возможность отпечатать не сам документ, а его фрагменты - сноски, использованные стили и т.д. Для этого в окне Печать име­ ется специальное окно списка. Если нет необходимости предварительно уста­ навливать параметры печати, можно сразу пустить документ на печать, щелкнув кнопку Печать на Панели инструментов "Стандартная".

Перед выполнением команды Печать можно предварительно просмотреть документ, чтобы окончательно увидеть, как он будет выглядеть отпечатанным. Для этого имеется команда Предварительный просмотр в меню Файл, при выполнении которой на экран выводится макет документа, где имеется возмож­ ность его постраничного просмотра в различном масштабе, а также возможность

печати из режима просмотра. Просмотреть документ можно и путем активизации кнопки Предварительный просмотр Панели инструментов "Стандартная".

При работе с текстовым редактором Word 7.0 можно использовать различ­ ные режимы отображения документа - для этого имеются соответствующие кнопки внизу окна Word (см. рис.6.2). Это кнопки Обычный режим, Режим раз­ метки и Режим структуры. Удобней всего работать с документом в режиме разметки, так как при этом осуществляется постраничная разбивка документа, и в целом он выглядит "как натуральный". В то же время в этом режиме сущест­ венно меньше скорость прокрутки и ввода символов, чем в обычном режиме. Режим структуры позволяет увидеть стилевую структуру документа, и его удобно использовать лишь при форматировании заголовков документа.

Описанное в этой главе не исчерпывает всех возможностей Word 7/0, одна­ ко дает возможность уверенно работать в этом превосходном средстве подго­ товки документов. Дальнейшее углубленное освоение текстового процессора Word 7.0 целесообразно осуществлять в процессе настойчивой с ним работы с обращениями (в случае необходимости) к богатейшей справочной системе ре­ дактора Word 7.O. Такой подход позволит эффективно совершенствоваться в работе с Word 7.0; следует лишь постоянно помнить, что совершенству - нет предела!

Контрольные вопросы и задания

1.На какие группы можно разделить текстовые редакторы?

2. Перечислите основные процедуры технологии обработки текстовых докумен­ тов.

З.Как запустить текстовый процессор Word 7.0?

4.Опишите действия в Word по созданию, открытию и сохранению документа.

5.Каковы средства редактирования документа в Word 7.0?

6.Каковы способы и средства форматирования документа в Word 7.0?

7.Как оформить страницу в текстовом процессоре Word 7.0?

8.Что такое стиль оформления, и как его можно использовать? 9.Укажите способы и средства работы с таблицами в Word 7.O.

10.Как проверить орфографию и грамматику созданного документа?

11.Какие средства иллюстрирования документа имеются в Word 7.0?

12.Как получить распечатку готового документа?

619

Храни порядок - и порядок сохранит тебя

Латинское изречение

Глава 7. ОБРАБОТКА ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Вразличных сферах человеческой деятельности довольно часто обрабатываемую информацию приходится представлять в виде таблиц. Это имеет место при создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении пла­ нов и распределении ресурсов предприятий и отраслей хозяйст­

ва, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации такого вида работ привело к созданию специализированных программных средств для обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие программ­ ные средства называют табличными процессорами или электронными таб­ лицами. Табличные процессоры позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Созданные вначале для вы­ полнения сугубо расчетных действий электронные таблицы по мере их совер­ шенствования оказались эффективными и при решении более сложных задач: сортировки данных, оптимизационных исследований, обработки статистических данных и прогнозирования. Эти качества табличных процессоров позволяют ре­ комендовать их как эффективный инструмент в управленческой деятельности.

Объектом изучения в настоящей главе является один из самых эффектив­ ных современных табличных процессоров - Microsoft Excel 7.0. Заметим, что это название табличного процессора связано с английским глаголом excel - превосходить; и действительно, он превосходен!

Поскольку техника обработки электронных таблиц (ЭТ) в целом тесно свя­ зана с общими подходами Windows, изучение Excel 7.0 рекомендуется начи­ нать после тесного знакомства с Windows 95 (глава 3 Приложения) и Word 7.0 (глава 6 Приложения). В этой же главе читатель познакомится с приемами ра­ боты, связанными, в первую очередь, с особенностями обработки табличных данных в электронных таблицах.

7.1. ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

При работе с табличными данными пользователь обычно сталкивается с необходимостью выполнения ряда характерных технологических процедур, сре­ ди которых выделим характерные для работы в среде электронных таблиц.

1.Создание и редактирование таблиц. Эта процедура, осуществляемая в среде Microsoft Excel 7.0, состоит в разработке структуры табличной информа-

620 Часть 3. Новый инструмент работы

ции, установлении формы размещения данных в элементах таблицы, вводе ис­ ходных данных, расчетных формул, функций и необходимой текстовой инфор­ мации. После выполнения пробных расчетов может возникнуть необходимость редактирования как исходных числовых данных, так и всех других компонентов информации, содержащейся в таблице.

2.Форматирование таблиц - процедура, обеспечивающая представление таб­ личной информации в наиболее приемлемом для пользователя виде. 3.Обработка данных в формулах и функциях дает возможность получить не­ обходимые итоговые данные (например, в сметах и ведомостях), установить численные значения данных, представленных в ячейках таблицы в виде фор­ мул.

4 Создание диаграмм - эта процедура обеспечивает наглядное представление о числовой информации, содержащейся в различных фрагментах таблицы. * 5.Обработка информации в списках. В работе с табличными данными зачас­ тую возникает необходимость сортировки данных по различным критериям с це­ лью обеспечения эффективности анализа и организации потоков имеющейся информации. Табличный процессор позволяет создавать и сортировать такие списки в порядке, необходимом пользователю.

6.Анализ деловых данных. В ряде управленческих задач возникает необходи­ мость более сложной обработки информации, чем простая сортировка данных. Это задачи по подбору параметра, обеспечивающего выполнение определен­ ных условий, а также оптимизационные исследования. Решение таких задач в среде обработки табличных данных нередко оказывается более наглядным, чем представление данных в виде абстрактных математических формул.

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL 7.0

Описание особенностей работы в среде табличного процессора Microsoft Excel 7.0 выполнено здесь в привязке к изложенным в предыдущем разделе технологическим процедурам обработки табличных данных. Такой подход, по мнению автора, способствует более эффективному усвоению приемов работы в этом непростом программном средстве.

7.2.1. ЗАПУСК EXCEL 7.0 И ВЫХОД ИЗ ПРОГРАММЫ

Microsoft Excel 7.0 запускается, как и большинство приложений Windows, - с использованием кнопки Пуск и последующим выбором Microsoft Excel в меню Программы. Можно также щелкнуть на значке Microsoft Excel Панели Micro­ soft Office (описание смотри в следующей главе).

В результате запуска на экране появляется окно приложения Microsoft Ex­ cel 7.0 (рис.7.1), имеющее структуру, типичную для приложений Windows: в верхней части мы видим знакомую уже нам строку главного меню, ниже -