Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

481

Все, что ты делать замыслил, да будет едино и цельно

Горячим

Глава 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В БАЗАХ ДАННЫХ

Одной из основных проблем современного управления является рациональное структурирование информационных потоков, их ор­ ганизация в соответствии с рангом системы, в рамках которой принимается управленческое решение. Как уже убедился чита­ тель, эффективным инструментом структурирования информации

являются математические модели, на базе которых выявляется именно тот ра­ циональный объем исходных данных, который позволяет однозначно описать исследуемый объект.

Еще одним эффективным инструментом организации информационных по­ токов являются базы данных, составляющие основу разнообразных информа­ ционно-поисковых, экспертных систем, а также систем автоматизированного проектирования. В этой главе описана одна из наиболее эффективных совре­ менных систем управления базами данных (СУБД) - Microsoft Access.

11.1. MICROSOFT ACCESS - РЕЛЯЦИОННАЯ СУБД

Подобно тому, как Microsoft Word спроектирован для работы с документа­ ми, содержащими текст и графику, a Microsoft Excel - с числами и диаграмма­ ми, Microsoft Access ориентируется на обработку данных.

Данные представляют собой набор фактов; они превращаются в полезную информацию лишь после того, как будут упорядочены каким-то разумным спо­ собом. Из всех приложений Office именно Access представляет собой инстру­ мент такого упорядочения.

База данных - систематизированное хранилище информации. Про­ стейшим примером базы данных может служить телефонный справочник.

База данных состоит из набора таблиц, форм, запросов и отчетов, ис­ пользуемых для обработки и представления данных. В Access работа с этими объектами базы данных происходит в Окне базы данных.

Перед тем как начинать работу с базой данных, необходимо найти какое-то средство для ее хранения. В Access данные хранятся в специальных объектах - таблицах. Например, одна таблица может содержать данные о студентах, а другая - об учебных курсах, которые они посещают. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет "фундамент" базы данных.

При внешнем сходстве таблица Access отличается от листа Excel тем, что

482 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

каждый столбец таблицы представляет собой поле, то есть информационную категорию, а каждая строка - запись, то есть один элемент таблицы.

Отличия не исчерпываются терминологией. В отличие от столбца Excel, ка­ ждое поле таблицы в Access может содержать значения данных только одного типа - текст, числа, даты и т.д. В Access каждая запись содержит информацию об одном элементе (сведения о студенте или учебном курсе).

Приложения, работающие с базами данных, ориентируются на один из двух основных их видов: плоские таблицы (flat file) или реляционные базы. Хотя пло­ ские таблицы были стандартом в течение многих лет, в настоящее время их можно встретить разве что в приложениях типа Microsoft Works или Microsoft Excel. В плоской таблице вся взаимосвязанная информация должна находиться в одной таблице. Это означает, что любые данные, повторяющиеся в несколь­ ких записях, должны присутствовать в каждой из этих записей.

По мере развития и усложнения баз данных становилось ясно, что такой способ неэффективен при хранении больших объемов информации, таким об­ разом, возникла идея реляционных баз данных. В реляционной базе данных ис­ пользуется несколько разных таблиц, между которыми устанавливаются связи (relation). Они позволяют ввести информацию в одной таблице и связать ее с записями другой через специальный идентификатор. При этом сокращается об­ щее количество информации, хранимой в базе данных, поскольку в записях по­ вторяются уже не сами данные, а только идентификаторы для связывания.

Реляционные базы данных обладают рядом других преимуществ по скоро­ сти и производительности, уменьшая, кроме того, количество ошибок при вне­ сении записей и практически исключая путаницу в данных, зачастую имеющую место в плоских таблицах.

Для понимания работы с Access вовсе не обязательно разбираться в тео­ рии организации реляционных баз данных. Необходимо осознать всего несколь­ ко положений:

•поле является информационной категорией;

•значением называется информация, содержащаяся в определенном поле одной записи;

•записью называется совокупность взаимосвязанных значений для од­ ного элемента базы данных (заполняющих строку в таблице);

•связи между таблицами создаются с помощью данных, находящихся в специальных полях.

Access дает нечто гораздо большее, чем возможность хранить набор дан­ ных - он представляет средства, необходимые для получения осмысленной информации. Различные формы, отчеты и запросы, входящие в файл базы дан­ ных, могут оказаться такими же важными, как и сами таблицы с данными.

Одно из ключевых положений, необходимых для понимания объектов баз данных Access, заключается в том, что работать с ними приходится двумя спо­ собами. Прежде всего, каждый объект базы данных (включая таблицы, содер­ жащие данные) необходимо сконструировать, то есть создать и, в случае необ­ ходимости, внести соответствующие изменения, с помощью которых объект на­ страивается под требования пользователя. В большинстве случаев это проис-

486 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить правописание и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать

записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы

Чтобы изменить размеры столбцов и строк:

для изменения ширины столбца перенесите его границу с помощью мыши; чтобы ширина столбца автоматически определялась его содержимым, уста­ новите указатель на правую границу заголовка столбца и дважды нажмите кнопку мыши; для изменения высоты строки перенесите ее границу с помощью мыши.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы

Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 487

Уникальная метка, называемая "ключом", используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно опреде­ ляет автомобиль, ключ однозначно определяет запись. Ключевые поля в табли­ цах используются для создания межтабличных связей. Например, поле "Товар" из таблицы "Товары" используется, чтобы объединить сведения о товарах и за­ казах из разных таблиц для их вывода на просмотр. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку "ключ" на панели инструментов.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, не­ обходимо изменить имя в столбце "Имя поля".

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в это по­ ле, Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответст­ вующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сор­ тировки, вычислений и других операций над этими значениями.

Для определения или изменения типа данных нужно выбрать столбец "Тип данных", нажать в поле кнопку со стрелкой и выбрать тип данных из списка.

Каждое поле имеет набор характеристик, называемых свойствами, которые обеспечивают дополнительное управление над поведением данных в поле. На­ пример, большинство типов данных имеет свойство "Формат", которое опреде­ ляет, какие данные поля отражаются в таблицах, формах или отчетах. Если чи­ словое или денежное поле имеет денежный формат, то при отображении вве­ денного значения будут автоматически добавляться: разделитель групп разря­ дов, символ рубля и два знака после разделителя разрядов (1 234,50р.).

Для определения свойства нужно выбрать в верхней части окна конструкто­ ра таблиц поле, а затем в нижней части окна указать на ячейку, соответствую­ щую свойству, ввести значение этого свойства или выбрать его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживается два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таб­ лицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гиб­ ким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Име­ ется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных опреде­ ленного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях имеется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Создание базы данных с помощью мастера

1.При запуске Microsoft Access открывается окно диалога, в котором предлага­ ется создать новую базу или открыть существующую. При появлении этого окна в нем выбирается параметр "Запуск мастера". Подтверждаем выбор нажатием клавиши "ОК". Если база данных уже была открыта или если было закрыто пер-

Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 489

Значение по умолчанию - это значение, которое автоматически вводится в

поле или в элемент управления при добавлении новой записи. Пользователь имеет возможность оставить значение по умолчанию или ввести вместо него любое другое. Например, если большинство адресов в таблице относятся к Н.Новгороду, удобно определить для поля "Город" значение по умолчанию "Н.Новгород". Пользователи, добавляющие записи в таблицу, смогут либо оста­ вить это значение, либо ввести поверх него название другого города.

мат, указанный пользователем, облегчающий ввод данных в поле или в элемент управления. Маска ввода состоит из постоянных символов (таких, как скобки, точки или дефисы) и специальных символов, указывающих, какие символы и в каком количестве могут быть введены в эти позиции. Постоянные символы маски ввода можно сохранять или не сохранять вместе с данными.

Если таблица имеет только одно ключевое поле, невозможно наличие двух одинаковых значений в данном поле. Например, в таблице "Поставщики" нет двух поставщиков, имеющих одинаковый код (рис.11.3). В режиме конструктора символ ключа слева от имени поля означает ключевое поле.

ся только один раз. Ключ в этой таблице состоит из двух полей: "№ заказа" и "Товар" (рис.11.2).

Если в качестве ключевого поля используется поле с типом "Счетчик", то ну­ мерация записей выполняется автоматически. Например, в таблице "Сотрудники" (см. рис. рис.11.3) первому сотруднику присваивается номер 1, вто­ рому - 2 и т.д. Чтобы создать поле-счетчик, следует в режиме конструктора при­ своить данным тип "счетчик".

10009

1000?

Рис.11.3.

Нормализация таблицы с помощью мастера по анализу таблиц

Мастер по анализу таблиц позволяет разделить таблицу, содержащую в од­ ном или нескольких полях большое количество повторяющихся данных, на свя­ занные таблицы. Этот способ более эффективного сохранения данных называ­ ется нормализацией таблиц. При использовании мастера пользователь имеет возможность самостоятельно определить создаваемые таблицы или позволить мастеру провести нормализацию таблиц.

1.Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Таблица.

2. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окна диалога мастера по анализу таблиц. В первых двух окнах диалога объясняется, что такое нормализация и в каких случаях она оказывается полезной. В последнем окне диалога пользова­ тель имеет возможность создать запрос, позволяющий в режиме таблицы вывес­ ти данные из разделенных таблиц.