Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

данных определенным ячейкам, осуществлять не только горизонтальное (как в Word), но и вертикальное выравнивание данных в ячейках. Поэтому здесь обра­ тим внимание лишь на особенности форматирования, присущие именно Excel.

Форматирование ячеек

Правильная организация ячеек очень помогает представить важную дело­ вую информацию наилучшим образом. Форматирование ячейки не меняет внут­ реннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе. Практически все действия по формати­ рованию ячеек выполняются с использованием команды Ячейки в меню Фор­ мат. При обращении к этой команде открывается диалоговое окно Формат яче­ ек, имеющее шесть вкладок с атрибутами формата.

Кроме известного по Word горизонтального выравнивания данных, которое Excel также производит для выделенного диапазона ячеек, в текстовом процес­ соре возможно и вертикальное выравнивание (вертикальное расположение) данных в ячейках листа. Для этих манипуляций используется вкладка Вырав­ нивание упомянутого диалогового окна Формат ячеек. На этой вкладке можно выбрать любое желаемое (и доступное) выравнивание данных в ячейках, как го­ ризонтальное, так и вертикальное, включая и ориентацию данных специальной опцией Ориентация.

Изменение числовых форматов производится с помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячеек. Здесь в окне списка имеется перечень всех имеющихся форматов ячеек (числовой, денежный, финансовый, время, дата и т.д.), в котором может быть выбран требуемый формат для выделенного диапа­ зона листа.

С помощью остальных вкладок диалогового окна Формат ячеек могут быть выбраны такие параметры, как шрифт, рамка, цветовое оформление, а также может быть осуществлена защита от несанкционированного изменения (в том числе и введением пароля) информации как в выделенных ячейках, так и во всем листе.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

В стандартной ячейке хватает места для 8 цифр при использовании шрифта Arial размером 10 пунктов. При превышении этого ограничения Excel либо фор­ матирует число в экспоненциальном формате, либо заполняет ячейку символа­ ми "решетки" (########), тем самым указывая на недостаточную ширину ячейки для отображения нужной информации. В таком случае следует расширить ячей­ ку. Можно либо установить конкретное значение ширины столбца (приблизительно - с помощью мыши или более точно - командой меню), или предоставить сделать это Excel (командой Автоподбор ширины из подменю- Столбец в меню Формат). Иногда приходится изменять и высоту строк.

Для самостоятельного изменения пользователем ширины столбца следует перетащить мышью его правый край (правее буквы-имени столбца, где указа­ тель мыши превращается в крестик) или указать требуемое значение командой Ширина подменю Столбец в меню Формат. Для изменения высоты ячейки можно перетащить ее нижний край (под цифрой строки) или задать новое значе­ ние командой Высота подменю Строка в меню Формат.

Заметим, что при перетаскивании мышью появляется пунктирная линия, обозначающая новую границу столбца или строки, а слева от строки формул по­ является информация о текущем значении ширины столбца или высоты строки.

7.2.5. ОБРАБОТКА ДАННЫХ В ФОРМУЛАХ И ФУНКЦИЯХ

Для обработки данных в формуле последняя должна быть создана средст­ вами Microsoft Excel. Напомним, что формула - это выражение, с помощью ко­ торого вычисляется новое значение (результат) по исходной (уже существую­ щей) информации. В формуле с помощью арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение, деление и т.д.) или функций (математиче­ ских, статистических, логических и др.) устанавливаются связи между вводимы­ ми в Excel числами и ссылками на ячейки, содержащие определенную инфор­ мацию. При выполнении действий, указанных в формулах, происходит преобра­ зование в числовой (или иной - в логических функциях) результат данных, пред­ ставленных в формулах в виде чисел, а также числовой и другой информации, хранящейся в ячейках, чьи адреса задействованы в формуле в виде ссылок.

При исполнении формулы Excel придерживается стандартных правил ал­ гебры. Это означает, что, производя вычисления в формулах, табличный про­ цессор соблюдает принятый порядок действий над формулами, содержащими различные арифметические операторы: первыми выполняются операции возве­ дения в степень, за ними - умножения и деления, и в последнюю очередь - сложения и вычитания. Если в формуле присутствует несколько операторов од­ ного уровня приоритета, то они выполняются в порядке записи в формуле, то есть слева направо. Изменить этот порядок действий может наличие скобок. Скобки имеют, таким образом, высший приоритет, так как, прежде всего, должны быть выполнены операции, содержащиеся в скобках. Скобки в формулах могут записываться в любом необходимом количестве, но обязательно парами - каж­ дая открытая скобка обязательно должна венчаться соответствующей закрытой. Формула, содержащая различные данные (числа и ссылки), связанные операто­ рами, может, например, выглядеть так (не забывайте ставить знак равенства

перед записью формулы!):

= 743*(A2+3*B7)-1,75*C17/(E21*D11-44)

Читателю рекомендуется самостоятельно определить порядок действий (вычис­ лений) в этой формуле.

Для выполнения более сложных операций по обработке числовой и тексто-

вой информации Excel позволяет включать в запись формул стандартные вы­ числения, называемые функциями. Функция - заранее определенное выраже­ ние, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает (то есть дает пользователю в виде результата) единственное значение. В состав Excel 7.0 входит более 200 функций из нескольких полезных категорий, относящихся к различным областям человеческой деятельности. Например, функция ДОБ из категории Финансовые применяется для расчета амортизации имущества за указанный период с использованием метода постоянного учета амортизации и имеет пять аргументов, среди которых стоимость, остаточная стоимость, и др.

Каждая функция вызывается в соответствии с определенным синтаксисом (способом записи обращения к функции), чтобы Excel мог правильно обработать результаты. Однако это обстоятельство обычно'не вызывает у пользователя ни­ каких затруднений, так как при обращении к каждой конкретной функции Excel выводит диалоговые окна, обеспечивающие полную ясность относительно син­ таксиса функции и сопровождающие пользователя дружественным интерфейсом с соответствующими подсказками. Не говоря уже о том, что при возникновении затруднений пользователю не нужно читать толстые книги - достаточно нажать спасительную кнопку Справка на диалоговом окне, в результате чего будет по­ лучена подробная и исчерпывающая справка по каждой функции с многочислен­ ными четкими примерами. Так что даже начинающий пользователь Excel может смело отправляться в плавание по морю безграничных возможностей Excel в части обработки данных в различных функциях - успех гарантирован!

Такой высококлассный сервис по использованию всего этого несметного ко­ личества функций предоставляет пользователю специальная вспомогательная

Мастер Функций - шаг 1 из 2 программа под на­

званием Мастер

струментов (можно также использовать аналогичную кнопку в строке формул). После появления этого окна нужно выбрать категорию функции из предлагаемо­ го списка Категория - при этом в правом окошке появляется список всех функ­ ций выбранной категории. Выбрав нужную функцию, нужно щелкнуть дважды на ее имени (или щелкнуть кнопку Далеё> внизу диалогового окна), в результате

чего открывается второе окно диалога для ввода аргументов функции. После ввода всех необходимых значений аргументов нужно щелкнуть кнопку Готово, и в активной ячейке будет получено значение выбранной функции.

Еще одной замечательной особенностью Excel является его способность легко копировать, или дублировать, формулу в соседние ячейки - это избавля­ ет пользователя от утомительного повторного ввода повторяющейся формулы в каждую ячейку, да еще с риском допустить ошибку в адресации. Даже переадре­ сацию ссылок в дублируемой формуле Excel берет на себя! Основная хитрость заключается в уже упоминавшейся относительной адресации всех ячеек в таб­ личном процессоре (без специальной фиксации их абсолютными адресами). При обращении в меню Правка к подменю Заполнить его команды автоматиче­ ски изменяют в формуле ссылки на ячейки так, чтобы они соответствовали стро­ кам и столбцам, в которые происходит копирование. Например, если дублиро­ вать формулу на одну ячейку вниз командой Вниз, то Excel автоматически под­ гонит присутствующие в формуле номера строк так, чтобы получились правиль­ ные ссылки на новые ячейки. При удалении ячеек табличный процессор также производит автоматическую подгонку ссылок.

Для использования описанной команды нужно выделить в одном смежном диапазоне формулу и ячейки, которые требуется заполнить дублируемой фор­ мулой. Следует иметь в виду, что команды подменю Заполнить позволяют ко­ пировать только в соседние ячейки, поэтому необходимо проследить, чтобы формула находилась над диапазоном пустых ячеек, под ним, справа или слева.

Для дублирования формул можно также пользоваться перетаскиванием мышью. Необходимо выделить ячейку с исходной формулой, захватить мышью маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки и протащить его по ячейкам, которые следует заполнить дублируемой формулой.

7.2.6. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ ПО ДАННЫМ ЛИСТА EXCEL

При анализе данных для большей наглядности некоторые цифры и факты полезно отобразить в виде диаграммы. Диаграммы являются графическим представлением информационных категорий рабочего листа Excel и разработа­ ны для превращения строк и столбцов данных в наглядные изображения. Они помогают увидеть тенденции, которые трудно разглядеть за набором чисел, оживляют листы и являются обязательными элементами презентаций.

Планирование диаграммы

Перед тем как заняться построением диаграмм, необходимо произвести оп­ ределенную подготовку. Диаграммы Excel создаются на основе данных из су­ ществующих листов, так что сначала необходимо создать лист, содержащий всю необходимую информацию. В принципе, текстовый процессор позволяет создавать диаграммы и на основе данных, разбросанных по листу, однако про-

ляется диалоговое окно (рис.7.10), в котором пользователь в окнах списков мо­ жет выбрать поле, по которому производится сортировка, а также установить для различных полей разные приоритеты (по какому полю сортировать в пер­ вую, вторую и в последнюю очередь). Кроме того, устанавливая определенные опции (точки), пользователь выбирает критерии сортировки (по возрастанию или убыванию). Заметим, что при таком способе сортировки Excel выделяет весь список и сортирует все имеющиеся в нем данные. Если пользователь хочет сор­ тировать данные только в определенном диапазоне списка (например, только в одном столбце или в нескольких строках), то необходимо этот диапазон предва­ рительно выделить. При этом программа выдает запрос, уточняющий намере­ ния пользователя. При желании сортировать только выделенный диапазон пользователь в появляющемся после обращения к команде Сортировка... диа­ логовом окне должен подтвердить свои намерения выбором опции Сортиро­ вать в пределах указанного диапазона, после чего нажать кнопку Сортировка...

в этом окне - это снова возвратит пользователя в описанное диалоговое окно (см. рис.7.10).

Быструю сортировку данных в пределах одного столбца можно осуществить с помощью кнопок "Сортировать по возрастанию" и "Сортировать по убы­ ванию" панели инструментов Excel. Для этого достаточно установить курсор в какую-либо ячейку нужного столбца и нажать одну из упомянутых кнопок.

Фильтрация списка дает возможность выводить на экран необходимое подмножество элементов списка. Если при обращении к команде Фильтр в ме­ ню Данные выбрать подкоманду Автофильтр, то Excel в метке каждого столб­ ца помещает кнопку окна списка. При раскрытии списка в каком-либо столбце выводится список всех уникальных элементов этого столбца. При выделении интересующего пользователя определенного элемента в столбце будут поме­ щены только те строки, которые содержат выделенное значение (например, только с фамилией Петров) - все остальные строки будут скрыты.

Чтобы убрать критерий фильтрации для отдельного столбца, достаточно в раскрывающемся списке столбца выбрать параметр Все. Чтобы показать все скрытые в списке строки, нужно выбрать в меню Данные команду Фильтр, а за­ тем подкоманду Показать все. Для вывода на экран всех скрытых столбцов и удаления стрелок Автофильтра нужно снять метку подкоманды Автофильтр в команде Фильтр.

В Автофильтре можно создать и пользовательские критерии отбора. Для этого в раскрывающемся списке столбца нужно выбрать элемент Условие... и в появившемся диалоговом окне задать нужные пользователю критерии.

Наиболее изощренным средством обработки данных в Excel является ко­ манда Сводная таблица..., запускаемая из меню Данные. В результате ее вы­ полнения создается настраиваемая таблица для организации полей на листе в новых сочетаниях (необходимые выборки данных). Самый лучший способ нау­ читься работать со сводными таблицами - попробовать создать их, что и реко­ мендуется читателю для вполне самостоятельной работы.

Для создания сводной таблицы нужно выделить любую ячейку в списке и выполнить упомянутую команду Сводная таблица.... При этом запускается

Мастер сводных таблиц, и пользователю остается только прилежно следовать его указаниям, что гарантированно приведет к желаемому результату. Возможно, данные в сводной таблице пользователь узнает не сразу, поскольку они показы­ вают список в совершенно новом виде. Таблица выглядит так, словно были соз­ даны новые заголовки столбцов и строк, заново введены все данные и подведе­ ны итоги. Однако в этом случае ручная перестановка ячеек не потребовалась - мастер сводных таблиц самостоятельно проделал всю работу. Если по какой-то причине полученный результат не устраивает пользователя (ожидал другое!), можно снова обратиться к команде Сводная таблица... и откорректировать все, что требуется.

Автор надеется, что после небольшой тренировки читатель освоит эту не­ простую услугу Excel и оценит ее по достоинству.

7.2.8. АНАЛИЗ ДЕЛОВЫХ ДАННЫХ

Успех в бизнесе требует многих важных навыков. Менеджеру совершенно необходимо уметь принимать решения на основе различных математических моделей, многие из которых описаны во первой части этой книги. Табличный процессор предоставляет пользователю достаточно эффективный инструмент для реализации различных проектных решений на основе математических моде­ лей. Таким инструментом является команда Подбор параметра, а также над­ стройка Excel Поиск решения, позволяющая решать весьма сложные задачи оптимизации.

Использование команды "Подбор параметра'

Команда Подбор параметра определяет неизвестную величину, приводя­ щую к требуемому результату. Чтобы воспользоваться этой командой следует так организовать лист, чтобы в нем находилась формула для расчета, пустая ячейка для искомого значения и любые другие величины, встречающиеся в формуле. В формуле должна содержаться ссылка на пустую ячейку - она явля­ ется той самой переменной, значение которой ищет программа. Во время подбо­ ра параметра в переменную ячейку непрерывно заносятся новые значения, пока не будет найдено решение для поставленной задачи. Такой итерационный про­ цесс продолжается до тех пор, пока (по умолчанию) Excel не выполнит 100 ите­