Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

строку Стандартной панели инструментов, а под ней - Панель инструментов форматирования. Во многом эти инструменты сходны с аналогичными в Word, со специфическими же кнопками читатель познакомится в процессе дальнейшего изучения Excel.

Под Панелью инструментов форматирования располагается Панель инст­ рументов рисования, сходная с аналогичной панелью в Word.

Рабочее поле табличного процессора представляет собой типичную табли­ цу, имеющую нумерованные строки (1,2,3...) и именованные столбцы (А,В,С,...), в одном из которых размещается табличный курсор в виде очерченного прямо­ угольника (на рис.7.1 курсор расположен в верхней левой клетке - А1).

Рис.7.1.

В нижней части окна Excel располагаются ярлычки листов (информация в Excel размещается на листах, объединяемых в книги). Самая нижняя строка ок­ на Excel - строка состояния, особенностью которой является наличие поля авто­ вычислений, в котором показывается результат выполнения некоторой функции (по умолчанию - суммирования: на рис.7.1 в этом поле содержится запись Сумма=0).

Выход из программы Excel осуществляется точно так же, как и из других приложений Windows, в частности из Word, - удобней всего это сделать с по­ мощью кнопки закрытия окна, естественно, позаботившись предварительно о со­ хранении новой информации.

7.2.2. ПОНЯТИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ

То, что понимается под термином таблица, не требует дополнительных объяснений. Футбольный фанат, например, сразу скажет, что таблица — это по­ ложение команд в чемпионате. И будет определенным образом прав, так как, ко­ гда говорят о таблицах, то речь, прежде всего, идет о порядке, в котором распо-

просто адресом). При некоторых операциях копирования, удаления, вставки (с ними мы познакомимся позднее) Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах, вводимых в ячейки. Это обеспечивает неоценимые удобства для ав­ томатизации ввода информации в Excel. В то же время, иногда это служит ис­ точником ошибок - когда такая переадресация нежелательна. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, ей назначают абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед именем столбца и (или) перед номером строки знак доллара "$". Например, в адресе $В7 не будет меняться имя столбца, в адресе С$3 - номер строки, а в адресе $F$12 не изменится ни имя столбца, ни номер строки.

Excel дает возможность ссылаться не только на отдельную ячейку (ее ад­ рес), но и на группу смежных ячеек в строках или столбцах. Такая группа назы­ вается диапазоном. Диапазон могут образовывать смежные ячейки строки, смежные ячейки столбца или группа смежных ячеек, образующих прямо­ угольную область (блок). Ссылка на диапазон состоит из адресов ячеек нача­ ла и конца диапазона, разделенных двоеточием. Так, например, ссылка А1:А17 означает включение в диапазон всех ячеек столбца А с 1 по 17 строку включи­ тельно, а ссылка D1:F1 - всех ячеек первой строки, начиная со столбца D и за­ канчивая столбцом F. Ссылка B3:G7 означает, что в диапазон включен прямо­ угольный блок, у которого левый верхний угол имеет адрес ВЗ, правый нижний (противоположный по диагонали прямоугольного блока) - G7.

Допускается ссылка и на объединение (группу) диапазонов - в этом случае ссылки на диапазоны, включаемые в группу, должны быть разделены запяты­ ми. Например, запись, (A6:D7,H4:K8) соответствует объединению в группу двух диапазонов - A6-.D7 и Н4:К8. Если необходимо использовать ссылку на пересе­ чение диапазонов (то есть сослаться на общие ячейки диапазонов), то в этой ссылке диапазоны, содержащие общие ячейки, должны быть разделены пробе­ лом. Так, запись (A1:D3 C2:F5) означает, что ссылаются на диапазон ячеек C2:D3, являющийся пересечением диапазонов A1:D3 и C2:F5. Ссылки могут применяться вместе с числами, математическими операциями и функциями.

Наконец, в Excel предусмотрен очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Для присвоения имени необходимо в меню Вставка активизировать команду Имя, а затем под­ команду Присвоить... и в появившемся диалоговом окне Присвоить имя на­ брать необходимое имя (хотя бы и имя любимого человека) в текстовом поле диалогового окна. Выделенной ячейке в этом случае будет присвоено выбран­ ное имя, которое в дальнейшем может использоваться во всех вычислениях (формулах, функциях) вместо адреса этой поименованной ячейки. Созданное имя может быть с помощью той же команды удалено. Подкомандой Создать...

команды Имя можно создать имя ячейки из заголовков соседних строк и столб­ цов. Для этого нужно выделить диапазон, содержащий ячейки, которым следует присвоить имена, и ячейки, имеющие текстовые значения. В появившемся диа­ логовом окне следует отметить флажками расположение заголовков, из которых следует создать имена.

Следует иметь в виду, что при вводе в рабочую область Excel ссылок сле­ дует использовать латинский алфавит (с равным успехом можно использовать строчные и прописные буквы и их "смеси" - программа их понимает одинаково) Если же будут использованы русские буквы, Excel воспринимает это как ошибку.

Ввод информации в ячейки таблицы

Особенностью электронных таблиц является то, что при работе в них ин­ формация вносится в данный момент только в активную ячейку (в которой на­ ходится курсор процессора). Для превращения ячейки в активную достаточно поместить в нее указатель мыши (в виде белого крестика) и щелкнуть левой клавишей. Перемещение по таблице осуществляется дискретно (от одной ячей­ ки к другой) с помощью известных клавиш клавиатуры, служащих для управле­ ния курсором. Информация в активную ячейку вводится известными читателю способами: с клавиатуры или копированием (в частности, из буфера обмена).

Вводимая информация отражается как в самой ячейке, так и в строке фор­ мул, которая размещается над строкой заголовков столбцов А,В,С,...

(см.рис.7.1). В строке формул отображаются формулы, содержащиеся в актив­ ной ячейке (в самой ячейке на рабочем поле отражается числовой результат расчета по этой формуле). Имя активной ячейки отражается в специальном тек­ стовом поле в левой части строки формул. Если после выделения ячейки щелк­ нуть на строке формул (справа от вертикальной черты), то в этой строке появ­ ляется мерцающий текстовый курсор, и здесь можно осуществлять ввод, поль­ зуясь обычными приемами ввода и редактирования. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в активной (текущей) ячейке.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеле­ ной галочкой и значком fx . Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекра­ щается, и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются.

Если щелкнуть на кнопке со значком fx, на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, дающее широкие возможности выбора и ввода функций.

После завершения ввода данных необходимо зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

•нажать клавишу <Enter>;

•щелкнуть на кнопке с галочкой в левой части строки формул;

•щелкнуть мышкой на другой ячейке.

Для ввода новых данных или для исправления старых данных можно не очи­ щать предварительно ячейку - можно, сделав ее активной, просто начать набор новых данных в текущей ячейке. При этом ячейка очищается от старой инфор­ мации, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

При вводе информации в ячейки следует различать четыре типа данных:

• Числовые значения (например, числа 11; 15,456; $43.45; 33%).

•Текстовые значения (например, слова Итого, Сводная ведомость, 1-й квартал), Даты и время суток (например, Янв-99, 1/12/98 или 1:00 РМ).

•Примечания (для себя или других пользователей - например, Это перспек­ тивный объект. Можно также сделать записанную с микрофона звуковую вставку-примечание)

•Формулы (например, =В7*2,456 или =СУММ(ВЗ:В7)).

Каждый тип информации имеет свои особые характеристики формата - это оз­ начает, что Excel хранит и выводит на экран элементы каждого типа по-разному.

Ввод числовых значений осуществляется очень просто: необходимо, сделав нужную ячейку активной, набрать на клавиатуре число и нажать <Enter> (или зафиксировать информацию в ячейке каким-либо другим способом, опи­ санным выше).

Числовое значение может быть целым (45), десятичной дробью (743,56), обыкновенной дробью (15 3/4) или представлено в экспоненциальной (научной) форме (4.35Е+7). Последний пример означает экспоненциальное представление числа 4,35-107. Следует иметь в виду, что в представлении десятичной дроби в качестве знака, отделяющего мантиссу от целой части, используется запятая, а не точка (как во многих программах DOS). Об этом полезно помнить, чтобы из­ бежать недоразумений в общении с Excel. Кроме того, при вводе смешанной дроби нужно не забывать ввести пробел между целой и дробной частью. При вводе дробного значения, меньшего 1, нужно вводить перед дробью ноль (например, 04/5 - пробел при этом необязателен). Если не ввести ноль, Excel интерпретирует дробь как дату (дробь 4/5 интерпретируется как 5 апреля).

При последовательном вводе чисел можно использовать на клавиатуре клавиши со стрелками для одновременной фиксации введенного числа и пере­ мещения к новой ячейке.

Ввод текстовых значений осуществляется не более сложно, чем ввод чи­ сел. Для занесения текста следует его набрать в нужной ячейке и зафиксиро­ вать эту информацию (например, нажатием клавиши <Enter>).Текстовое значе­ ние представляет собой любую комбинацию алфавитно-цифровых знаков верх­ него и нижнего регистра, включая цифры и специальные символы. Excel авто­ матически распознает текстовые значения и выравнивает их по левому краю ячейки (заметим, что числа выравниваются по правому краю).

Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки (если в них при­ сутствует информация, текстовое значение обрезается). При этом, однако, сле­ дует помнить, что адресом введенной тестовой информации, "удобно располо­ жившейся" в соседних клетках, по-прежнему остается ячейка ввода.

В ряде случаев необходимо ввести информацию в виде определенных чи­ словых значений, которые следует понимать как текстовые значения (число, да­ ту или номер) - например, в ячейке записано число 1999, обозначающее теку­ щий год. При вводе просто числа Excel распознает его как числовое значение (выравнивает по правому краю ячейки). Для сохранения его в виде текстового значения нужно перед числом ввести знак апострофа ( ' ). Например, если вве­ сти в ячейку '1999, то в ячейке появится число 1999, выровненное по левому краю без апострофа, а апостроф будет присутствовать в строке формул, указы­ вая на то, что на самом деле это число является текстовым значением.

Если потребовалось ввести в ячейку листа дату или время, можно восполь­ зоваться одним из заранее определенных форматов дат и времени, а затем его можно отформатировать командой Ячейки из меню Формат. Excel хранит дату и время в виде серийных чисел, значение которых основано на подсчете количест­ ва прошедших дней и начинается с величины 1, соответствующей 1/1/1900. Та­ кие числа могут быть преобразованы в другие форматы даты и времени, а также использованы в хронологических вычислениях (например, количество дней меж­ ду двумя праздниками можно определить простым вычитанием первой даты из второй. Заметим, что для ввода текущей даты в активную ячейку достаточно на­ жать комбинацию клавиш <Ctrl+;> (клавиша "точка с запятой").

Ввод примечаний. Часто при работе с табличной информацией бывает по­ лезно снабдить некоторые ячейки текстовыми или звуковыми примечаниями, чтобы привлечь внимание к наиболее важной информации. Чтобы вставить в ячейку всплывающее примечание, необходимо выполнить команду Примеча­ ние... в меню Вставка. При этом открывается диалоговое окно (рис.7.2), в кото­ ром можно добавить, удалить или просмотреть существующие примечания. Для

Примечания к ячейкам

^Звзко^Вр Примечите

ДзПИДЬ..:

j j '

Рис.7.2.

ввода нового примечания нужно просто набрать текст в.поле Текстовое приме­ чание и нажать кнопку Добавить. Для удаления существующего примечания его нужно выделить в списке Примечания и нажать кнопку Удалить. По окончании работы с диалоговым окном нужно нажать кнопку <ОК>.

При наличии в компьютерной системе микрофона, звуковой карты и колонок команда Примечание может использоваться для записи звуковых примечаний. Для этого при работе в диалоговом окне Примечания к ячейкам (см. рис.7.2) нужно нажать кнопку Запись..., после чего с помощью появившегося диалогового окна-фонографа произвести нужную запись. Если микрофон отсутствует (но имеется звуковая карта и колонки), можно вставить звуковое примечание с по­ мощью кнопки Импорт диалогового окна Примечания к ячейкам. Это позволяет вставить в качестве звукового примечания какой-либо заранее записанный зву­ ковой файл.

Ячейки, снабженные примечаниями, можно узнать по маленькой красной точке в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, нужно навести указатель мыши на ячейку с красной точкой, и задер­ жать его там до появления всплывающего окна с текстом или до возникновения звучания (для звуковых примечаний). Заметим, что примечания - это только комментарии, они существуют параллельно со значениями в ячейках и не заме­ няют его содержимого, вместе с тем и не мешают работе с данными в ячейке.

Ввод формул имеет небольшую особенность. Формула необходима для выполнения различных вычислений в Excel и представляет собой выражение, которое вычисляет новое значение по уже существующим. Например, простей­ шая формула может посчитать стоимость това'ра сложением его цены, налога на продажу и транспортных издержек.

В состав формул могут входить числа, математические операторы (сложения, вычитания и т.д.), ссылки на ячейки и встроенные выражения, назы­ ваемые функциями. Одной из самых сильных сторон Excel является обширная библиотека мощных и легких в использовании функций. В связи с этим ввод формул становится ключом к использованию этих возможностей программы.

Ввод любой формулы начинается с записи знака равенства (=). Знак ра­ венства является признаком начала математической операции, он указывает Excel на необходимость фиксации следующего за ним выражения в виде фор­ мулы. Например, формула для вычисления суммы трех чисел выглядит так:

= 17+21+14.

Формулы могут также содержать ссылки на ячейки (адреса ячеек или диа­ пазоны ячеек). Ссылки на ячейки в формулах могут применяться вместе с чис­ лами, математическими операциями и встроенными функциями. Можно в фор­ мулах использовать и ссылки в виде имени ячейки. Простым способом ввода в

формулу ссылки на ячейку является ввод ее адреса с клавиатуры или выделе­ ние (щелчком мыши) этой ячейки курсором - в последнем случае в формуле ав­ томатически появляется адрес выделенной ячейки.

При использовании ссылок на ячейки в формулах (в ячейках, где эти фор­ мулы содержатся) производятся необходимые вычислительные операции над данными, содержащимися в ячейках, на которые ссылается формульная запись. Так, например, в соответствии с записанной в ячейке С5 формулой = АЗ+В5-Е1

вклетке С5 будет помещен результат вычисления сумма данных, содержащихся

вA3 и В5, за вычетом значения, содержащегося в Е1.

Итак, ввод формул, в принципе, не представляет никаких трудностей. Нуж­

но только не забывать ставить перед записью формулы знак равенства!

Заполнение рядов текстовых величин, чисел и дат

Табличный процессор упрощает задачу ввода данных в лист, позволяя за­ полнить диапазон ячеек повторяющимся значением или последовательностями значений, называемых рядами. Например, одну и ту же цену можно продублиро­ вать для нескольких продуктов или создать числовую последовательность, воз-

растающую с определенным приращением (это могут быть, в частности, номера списков).

Для ввода ряда значений в диапазон ячеек можно воспользоваться коман­ дой Заполнить в меню Правка или специальным приемом работы с мышью, который называется автозаполнением. Последний является самым простым способом ввода повторяющихся или последовательно возрастающих данных. Режим автозаполнения включается при перетаскивании по ячейкам маленького черного квадратика, называемого маркером заполнения. Он находится в пра­ вом нижнем углу активной ячейки или выделенного диапазона. При установке указателя ячейки над маркером заполнения вид указателя меняется на знак "плюс", означающий, что автозаполнение разрешено.

При автозаполнении Excel руководствуется четким набором правил. При перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо программа создает значе­ ния, характер возрастания которых зависит от последовательности из выделен­ ного диапазона (например, если в выделенной ячейке содержится название ме­ сяца январь, то при автозаполнении вправо или вниз в последующих ячейках появятся названия февраль, март, апрель, май и т.д.). При перетаскивании указателя вверх или влево автозаполнение создает значения, убывающие соот­ ветствующим образом (влево или вверх от месяца январь появятся декабрь, ноябрь и т.д.). Если в выделенном диапазоне имеются числа, то при автоза­ полнении в любом направлении в последующих ячейках воспроизводится зако­ номерность выделенного диапазона. Если программа не распознает в значениях выделенных ячеек закономерностей, то эти значения просто дублируются в дру­ гих ячейках выделенного диапазона.

Редактирование данных в ячейках таблицы

Для исправлений ошибок, допущенных при создании листа Excel, текстовый процессор предоставляет в распоряжение пользователя множество традицион­ ных и новаторских приемов редактирования, так что можно исправлять опечат­ ки, перестраивать данные и создавать место для дополнительной информации. При внесении исправлений и ряда других операций необходимо выделить инте­ ресующую нас ячейку, при этом она становится активной. Часто бывает необхо­ димо выделить не отдельную ячейку, а целый диапазон или группу диапазонов. Для этого можно использовать мышь или клавиатуру.

Для выделения мышью нужно установить указатель мыши над первой ячей­ кой, которую необходимо выделить. Затем нажать кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, протащить указатель по остальным ячейкам диапазона, требующего выделения. После этого можно отпустить кнопку мыши - выделенный диапазон окрасится черным цветом. Если необходимо выделить дополнительные, не­ смежные диапазоны, нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl и производить описанные действия по диапазонам, пока не будут выделены все интересующие пользователя ячейки.

Очистка и удаление ячеек (или их содержимого). Эта процедура стано­ вится доступной после выделения требуемого диапазона ячеек. После выделе-

ния достаточно нажать клавишу Delete на клавиатуре - в результате будет уда­ лено содержимое выделенных ячеек, но сохраняются все форматы ячеек, что­ бы новые значения вводились в тех же форматах (например, если очистить ячейку, содержащую запись даты, то при следующем вводе значения в эту ячей­ ку оно автоматически будет отформатировано в принятом формате дат).

Чтобы увидеть полный перечень параметров очистки, нужно выполнить ко­ манду Очистка в меню Правка. При этом появляется подменю с опциями всех чисел и форматирования, или отдельно форматирования, или только содержи­ мого ячеек, или только примечаний.

Если вместо очистки нужно удалить из листа ячейку и сдвинуть находящиеся

но в Excel между этими двумя командами существуют четкие различия. Очистка ячейки сродни стиранию ластиком ее содержимого или форматирования, а уда­ ление больше похоже на вырезание ячейки ножницами со сдвигом остальных ячеек для заполнения пробела.

Использование вырезания и вставки для перемещения данных. Иногда возникает необходимость в перемещении данных из одного места листа в дру­ гое. Для выполнения этой задачи можно воспользоваться уже знакомыми чита­ телю по Word командами Вырезать и Вставить в меню Правка (или использо­ вать одноименные инструменты на панели инструментов). При вырезании диа­ пазона ячеек командой Вырезать Excel окружает ячейки выделенного диапазо­ на пунктирной линией, после чего помещает их содержимое (включая примеча­ ния и форматирование) в буфер обмена Windows, откуда, как уже знает чита­ тель, командой Вставить эта информация может быть помещена в любой другой выделенный диапазон. При этом ячейки вставляются в новое положение, а ис­ ходные ячейки очищаются". При вставке диапазона ячейки вставляются блоком, а выбранное пользователем место в листе становится левым верхним углом об­ ласти вставки. Чтобы отменить перемещение, нужно после появления пунктир­ ной линии нажать клавишу <Esc>.

Следует отметить, что при вырезании и вставке нескольких ячеек они долж­ ны находиться в блоке. Excel не допускает перемещение несмежных блоков ячеек. Кроме того, в отличие от других приложений Windows, после вырезания блок можно вставить только один раз. Для многократных вставок следует ис­ пользовать команду Копировать.

Самый быстрый способ перемещения содержимого группы ячеек листа - использование перетаскивания мышью. Для выполнения этой операции сле­ дует подвести указатель мыши к внешнему краю выделенных ячеек так, чтобы

указатель принял вид стрелки. После этого нужно нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащить выделенную группу в новое место.

Использование копирования и вставки для копирования данных. Если вместо перемещения нужно скопировать диапазон ячеек, то можно использо­ вать уже описанную технологию перемещения, с той лишь разницей что здесь необходимо воспользоваться командой Копировать из меню Правка (или соот­ ветствующими кнопками в панели инструментов). Как и в описанном случае пе­ ремещения по команде Копировать выделенный для копирования диапазон также отмечается пунктирной линией, и имеется то же ограничение - в опера­ цию копирования можно включать только смежные блоки.

При копировании можно использовать описанную ранее ускоренную техно­ логию "перетаскивания". Отличие состоит лишь в том, что при превращении ука­ зателя мыши в стрелку перед перетаскиванием нужно нажать и удерживать клавишу Ctrl. При выполнении этих действий в результате перетаскивания ис­ ходный диапазон не исчезнет, а будет скопирован в новое, выбранное пользова­ телем место.

Добавление строк и столбцов к листу - в этой процедуре время от вре­ мени возникает необходимость для увеличения свободного места. Иногда ячей­ ки приходится вставлять из-за чрезмерной скученности данных или из-за того, что предметная область отчета изменилась и требует новой структуры листа. Нередко пользователю не удается заранее представить себе расположение данных на листе, и он горько сожалеет, что не предусмотрел лишней "строчечки" или столбца. Этой беде легко помогут команды Строка и Столбец из меню Вставка, которые, соответственно, вставят строку или столбец в место, указан­ ное пользователем. Строка добавляется сверху от строки активной ячейки, а столбец - справа от столбца активной ячейки. Эту же процедуру можно осуще­ ствит после выделения строки (щелчком на ее номере) или столбца (щелчком на его букве). В последнем случае в меню Вставка становится доступной имен­ но та команда, которая нужна (при выделении строки - это команда Строка, а при выделении столбца - естественно, команда Столбец). При создании новых строк или столбцов существующие данные сдвигаются вниз (для строк) или вправо (для столбцов), чтобы освободить место для новой информации.

7.2.4. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

После того, как ввод информации в ячейки листа будет закончен, можно от­ форматировать данные, чтобы выделить наиболее важные из них и облегчить работу с листом. С возможностями и командами форматирования читатель в значительной мере знаком по работе с текстовым редактором Word. Как и Word, табличный процессор позволяет изменять шрифтовое оформление, вставлять и удалять разрывы страниц, пользоваться стилями форматирования, работать с определенными шаблонами листов, а также включать в лист существующие или заново созданные графические изображения. Но помимо этого Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк, присваивать различные форматы