Требования к формулировкам должностных обязанностей

• Определение подлежащих выполнению функций должно быть сжатым и содержательным.

• Начинать следует с функционального глагола в активной форме (составляет, проверяет, отвечает и т.п.). Не следует использовать глаголы, имеющие нечеткое значение, типа «имеет дело».

• Укажите, каким образом и для чего это делается. Это позволит отличить данную задачу от задач, выполняемых на других уровнях, и дает представление о значимости задачи.

• Описание работы должно быть предельно кратким. Его цель - выделить ключевые аспекты работы. Излишние подробности о способах и методах работы необходимо исключить из описания работы.

• Формулировки должны разделять действия, которые должны осуществляться данным исполнителем, и действия, которые должны осуществляться другими под его контролем. Первые относятся к прямой ответственности работника, вторые относятся к ответственности руководителя.

Результаты труда. Важно, чтобы должностные инструкции содержали указание на результаты труда, которые, собственно, и определяют основное предназначение работника, занимающего данную должность, и на то, какие показатели его работы подлежат оценке. Так для уборщицы главный результат труда состоит в поддержании чистоты и порядка на вверенной ей территории. А оцениваемые показатели ее работы могут существенно зависеть от специфики тех помещений, в которых необходимо производить уборку. Одно дело, если это офисные помещения, и совсем другое – если это производственные цеха или раздевалки.

Права. Выполнение возложенных на работника обязанностей может встретить существенные затруднения если он не наделен соответствующими правами. Так, кассир в супермаркете обладает следующими правами:

а) Требовать обеспечения условий работы в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами;

б) Требовать обеспечения исправной работы оборудования, необходимого для работы.

Ответственность. Указание на рабочие функции и на права работника нуждаются в установлении ответственности работника, связанной с выполнением порученной работы (финансовая ответственность, выполнение работы в срок, качество выполнения работы, бережное отношение к собственности компании, точность данных предоставляемых в установленных формах отчетности и др.).

Квалификационные требования. Организация в должностной инструкции не только определяет, какую работу должен выполнять работник, но и каким требованиям он должен удовлетворять для того, чтобы занимать данную должность. В квалификационных требованиях устанавливаются минимальные требования, и если работник им не соответствует, то он не может претендовать на занятие данной должности. В первую очередь это касается образования и профессионального опыта.

F	Форма для разработки и образец должностных инструкций приведены в Приложении 1 «Типовые формы и документы»

Существует два основных способа описания должностных инструкций. Они могут быть выполнены:

• традиционным путем, через описание должностных обязанностей, решаемых задач и выполняемых видов деятельности.

• в понятиях результата. Такие должностные инструкции помогают работникам ощутить свою значимость, дают им понять, почему они должны делать именно эту работу, почему их работа является важной для организации.

Работники, отвечающие за разработку должностных инструкций, по согласованию с руководством выбирают тот способ, который в наибольшей степени отвечает задачам, решаемым организацией.