3. Этапы создания эффективной системы учета и контроля движения денежных средств в группе компаний
Выбор схемы организации движения финансовых ресурсов – первый шаг по созданию эффективной системы контроля. Вторым шагом будет внедрение разработанной схемы. На этом этапе могут возникнуть проблемы, обусловленные необходимостью вовлечения в процесс многих субъектов:
методические проблемы, связанные с учетом специфики каждой компании. Для их решения необходимо сформировать оперативный платежный календарь, определить очередность платежей, разработать единый формат заявки на оплату для всех структур группы компаний;
проблемы организационного характера (по поводу регламента и координации). Для их решения необходимо привести все компании к единой процедуре заявки на оплату. Здесь можно столкнуться с противодействием исполнителей различных уровней. В его преодолении важен комплексный подход, который выражается в разработке системы финансово – экономического управления, которая должна включать следующие фазы:
создание методической базы. На этом этапе необходимо проработать модель финансового документооборота, описать процедуры формирования, согласования и исполнения заявок на оплату и закрепить их в нормативной документации компании. Возможно, на этом этапе потребуется коррекция организационно – функциональной структуры компании. Итого этой работы должен стать документ «Положение о казначействе».
организация процесса заключается в том, чтобы разработанные на первом этапе документы ввести в действие во всех компаниях.
выбор инструмента (варианта системы организации, из рассмотренных нами выше).
Важным элементом создания эффективной системы учета и контроля движения денежных средств в группе компаний является разработка внутрикорпоративного регламента управления финансовыми потоками, основным документом которого является «Положение о системе казначейства»
«Положение о системе казначейства» должно отражать:
цель, принципы и структуру системы казначейства;
процедуры формирования и согласования заявок на осуществление платежей;
процедуры получения данных о фактическом движении финансовых ресурсов;
типовые процедуры принятия управленческих решений;
регламент казначейства.
В процессе работы над документом могут быть сформированы или доработаны следующие документы: Положение о финансовой структуре, функциональные обязанности служб, должностные инструкции.
Выводы: Распределенность финансовых потоков диктует необходимость централизованного контроля использования денежных средств в региональных компаниях. Для эффективного управления необходимо добиваться прозрачности и оперативности процессов, связанных с движением денег.
При любом варианте организации движения денежных средств, общим в этих схемах является то, что решение об оплате принимается в управляющей компании. Это дает возможность контролировать финансовые потоки дочерних предприятий не по факту, а оперативно.
Автоматизированная система «Казначейство», внедренная на предприятии, позволит осуществлять централизованное управление и добиться прозрачности финансовых потоков предприятия, минимизировать кассовые разрывы, осуществить поддержание необходимого состояния платежеспособности, контролировать исполнение БДДС в разрезе структурных подразделений и в целом по предприятию, а также повысить ответственность подразделений за планирование и исполнение бюджетов.