11.1.Структура інформаційного забезпечення підприємства.

11.2.Організація раціонального документообігу.

11.3.Способи обробки інформації в інформаційних системах підприємств.

До основних функцій інформаційного забезпечення ставляться ідентифікація об'єктів виробництва або подій, опис об'єктів або подій, формалізація даних і подання їх у відповідних документах.

Ідентифікація складається в присвоєнні однозначного найменування кожному з виробничих об'єктів. Найпоширеніші засоби ідентифікації - довідники й класифікатори.

При описі виробничих об'єктів установлюються якісні й кількісні їхні властивості, здійснюється вибір відповідних одиниць виміру й меж виміру змінних. При формалізації даних вибираються способи подання в ЕОМ змінних, описуються виробничі об'єкти. Подання даних полягає в розробці й заповненні документів, що відображають результати производственнохозяйственной діяльності, у вигляді, придатному для перенесення відомостей, що втримуються в них, на машинні носії. У такий спосіб трансформуються, наприклад, форми бухгалтерської й статистичної звітності, дані про використання виробничих фондів, розрахунки витрат на виробництво різних виробів і т.п. В склад внутрімашинного інформаційного забезпечення входять використовувані програми (системної й прикладні), системи нагромадження, ведення даних і доступу до них, а також масиви даних на машинних носіях.

До функцій внутрішнього інформаційного забезпечення ставляться: перетворення зовнішнього подання даних у машинне, розподіл даних між масивами, організація машинних масивів інформації (структури й змісти), пошук і витяг необхідних даних, перетворення машинного подання в зовнішнє для висновку даних.Інформаційна система являє собою комунікаційну систему по зборі, передачі, переробці інформації про об'єкт, що постачає працівників різного рангу інформацією для реалізації функції керування.

У загальному випадку внутрішнє інформаційне забезпечення інформаційної системи містить наступні типи даних:

-вихідні дані: інформація, що вводить в ИС при кожному сеансі її роботи;

-нормативно-довідкова інформація (довідники): умовно-постійна інформація, тобто інформація, що, будучи уведеної в ИС багаторазово, використається в багатьох сеансах роботи ИС і може не змінюватися протягом тривалого часу, однак при необхідності може бути скоректована (звичайно оформляється у вигляді таблиць або груп взаємно вв'язаних таблиць);

-проміжні дані (віртуальні дані): інформація у вигляді результатів проміжної обробки, у явному виді не представлена, котра може використатися протягом одного сеансу роботи ІС, зберігається в пам'яті комп'ютера (оперативної або довгострокової) протягом одного сеансу;

11.2. Організація раціонального документообігу

Велика кількість документів, застосовуваних у процесі керування виробництвом, є результатом ізольованого використання й обробки їх у численних функціональних відділах підприємства. Документи створюються нерідко в міру потреби окремих підрозділів, і їхні функції обмежуються рамками цих підрозділів. Такі документи становлять 53% загальної кількості, і тільки 47% форм документів використається потім в утворенні інших документів.Попередня оцінка ефективності системи уніфікованої планової документації, проведена більше п'ятнадцяти років тому, показує її крайню нераціональність. Результати оцінки свідчать, що збільшення корисної інформації з паралельним підвищенням рівня її вірогідності в той же час забезпечить скорочення загальної кількості форм документації. За минулий період положення ще більше збільшилося.

Автоматизація керування навіть у своїй некомплексній формі (а комплексна форма на даному етапі розвитку економіки недосяжна) передбачає наявність відповідного рівня уніфікації застосовуваних методів роботи з документацією, що, у свою чергу, вимагає:

• упорядкування системи документообігу;

• відомості до мінімуму кількості форм застосовуваних документів і фиксируемых у них показників;

• уніфікації форм документів;

• уніфікації переліку необхідних для цілей керування показників;

• однократного фіксування кожного вихідного показника;

• ретельного обґрунтування включення у вихідні форми (машинограммы) кожного розрахункового показника;

• використання єдиних форм планових, звітних й інших документів, а також використання більше раціональних, сучасних носіїв інформації з поступовим переходом на безпаперову технологію.

При цьому варто пам'ятати, що існуюча на підприємствах система документації є стосовно функціонуючої ІС зовнішнім інформаційним забезпеченням, а виходить, вона повинна відповідати всім вимогам технології автоматизованої обробки інформації.

Раціональній системі керування повинна відповідати й раціональна система документації й документообігу відповідно до правила про те, що форма повинна відповідати функції. Інакше кажучи, будь-яке локальне зіставлення систем застосовуваної документації й документообігу з вимогами для їхньої організації в умовах раціонально функціонуючої ІС дозволить відразу визначити відповідність проектованої системи документації реально існуючої й виявити наявні протиріччя.

Без уніфікації, типізації, нормалізації й стандартизації застосовуваної системи документації власне кажучи неможливо ніяке наукове, інженерне рішення в області обробки економічної інформації, тому що вони тільки виступають універсальним засобом оптимізації ІС.

Процес уніфікації, типізації являє собою послідовний і продуманий вибір деякого мінімального й достатнього переліку показників, який би повністю характеризував виробничо-господарську діяльність підприємства й передбачав можливість застосування типових підходів до обробки інформації як в організаційному, технічному, так й у програмних аспектах.