3. Коммуникации в управлении

3. 1. Информация: определение, функции, требования, классификации

3.2. Определение коммуникаций и их виды

3.3. Коммуникационный процесс: определение, характеристика элементов и этапов

3.4. Коммуникационные сети и стили: характеристика и области применения

3.5. Преграды на путях межличностных и организационных коммуникаций и способы улучшения коммуникаций

3.1. Информация: определение, функции, требования, классификации

Любая управленческая деятельность связана со сбором, хранением, преобразованием, передачей информации. Понятие «информация» является одним из основных в теории управления. Информация (от лат. informatio - осведомление, сообщение, разъяснение) - сведения о чём-либо, являющиеся объектом сбора, хранения, переработки.

Роль информации в управлении невозможно переоценить. Информация, то есть нужные сведения для анализа, контроля, принятия решений, а также её бесперебойная циркуляция в системе управления – необходимый и важный элемент эффективного управления организацией. По мере увеличения масштабов общественного производства и разнообразия межхозяйственных связей, усложнения социально-экономических процессов становится всё труднее перерабатывать разрастающиеся потоки информации. В тоже время руководители нередко испытывают недостаток информации в связи с тем, что не всякая информация, входящая в обращение, полезна, представлена в необходимом виде и отвечает поставленным целям управления. Складывается парадоксальная ситуация. При явной перегруженности органов управления информацией решения довольно часто принимаются в условиях неопределённости, что снижает их качество. В настоящих же условиях даже небольшие просчеты и ошибки в принимаемых решениях приводят к большим потерям. Информация в управлении должна содержать нужные, новые или дополнительные сведения и данные об объекте управления, достаточные для проведения аналитической деятельности, принятия управленческих решений, контроля их выполнения. Эти обстоятельства определяют объективную необходимость формирования корпоративных информационных систем (КИС), постоянного совершенствования информационных процессов в управлении, широкую механизацию и автоматизацию труда при сборе, хранении и обработке информации.

Технологически управленческий труд представляет собой сбор, хранение, преобразование и выдачу новой информации. Она помогает направлять и регулировать социально-экономические процессы в производстве, приводить их в соответствие с внутренними и внешними потребностями.

Информация как специфический предмет и продукт управленческой деятельности содержит новые или дополнительные сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о возможных путях развития социально-экономических объектов и процессов. Она позволяет осуществлять прямую (управленческое решение) и обратную (сведения о протекании процессов) связи между объектом и субъектом управления (рис. 9).

Управляющая подсистема

ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ

Обратная связь

Прямая связь- цель

U(t)

Управляемая подсистема

X Y

ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Рис. 9. Связь между объектом и субъектом управления

Отличительные черты информации в управлении организацией:

- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем – в качестве предмета труда субъекта управления;

• структурные подразделения органов управления выступают как потребителями, так и источниками информации;

• обладает свойством длительного и многократного применения и при использовании не теряет своих потребительских свойств;

• имеет способность накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития и в то же время морально устаревать в связи с изменениями в реальной действительности;

• обладает стоимостью (затраты рабочего времени на сбор, преобразование, хранение и передачу информации, стоимость материалов а также и амортизационные отчисления от используемых технических средств и программного обеспечения) и потребительной стоимостью (способность удовлетворять потребности).

Совершенствование информационных систем происходит в зависимости от состояния системы управления в целом. Только при соблюдении требований, представленных в табл. 7, информационная система будет эффективной.

Таблица 7 - Требования, предъявляемые к информации

Требование	Характеристика
достаточность	Определяется степенью потребности в информации для решения задач управления. Характеристика относительная, так как определяется конкретной решаемой задачей и тем, кто информацию воспринимает.
достоверность, объективность	Определяется тем, насколько верно (объективно) отражает реальные социально-экономические процессы. Повысить достоверность можно сокращением звеньев переработки, повышением ответственности, широкого использования технических средств.
своевременность и оперативность	Ценность информации находится в прямой зависимости от того, насколько регулярно и ритмично она поступает, достаточно ли времени для её обработки и принятия управленческих решений.
доступность для понимания не только кадрами управления, но и исполнителями решений	Желательно представление информации в виде, не нуждающемся в дополнительной переработке, последующих уточнениях и разъяснениях. Реализуется через свойство коммуникативности, которое учитывает внешние (способ подачи информации) и внутренние (пол, возраст, образование, национальность и т.д.) факторы эффективного восприятия информации.
однозначность	Важно разработать чёткий понятийный аппарат, удовлетворяющий общим требованиям к оформлению и предоставлению информации. Реализуется путём создания различных межведомственных классификаторов и нормативных актов.
экономическая эффективность	Определяется оптимальным соотношением между потребительной стоимостью и стоимостью информации.
системность	Осуществляется путём создания структурной основы информационного обеспечения управления, формируемой с помощью классификации информации по различным признакам, а также построения информационной модели.

Классификация информации необходима для комплексного, системного подхода к управлению производством. Она позволяет выявить наиболее существенные характеристики систем. Упорядочить информационные потоки, определить требуемые объёмы и виды информации для принятия различных типов управленческих решений. Правильно составленная классификация значительно упрощает работу по сбору, передаче, оценке, сортировке информации и создаёт реальные условия для механизации и автоматизации этих трудоёмких процессов. В настоящее время существуют различные подходы к выбору классификационного признака. Возможно использование признаков, представленных в табл. 8.

Таблица 8 - Классификация информации

Признак	Виды
характер описываемых процессов	научно-техническая, экономическая, организационная, производственная, правовая, социально-психологическая, политическая и пр.
направление движения	исходящая – входящая;
отношение к управляемому объекту	внутренняя – внешняя;
роль в процессе управления	директивная, рекомендательная, нормативная, плановая, аналитическая;
степень преобразования	первичная, производная, обобщённая
качество	достоверная – искаженная, недостаточная - достаточная – избыточная, простая – сложная, своевременная – устаревшая и т.д.
назначение	служебная, личная и др.

Сообщения, хранимые и циркулирующие в каналах связи, называют потоком информации (информационным потоком). Параметры информационного потока: источник и получатель информации, форма представления, общее время реагирования, интенсивность, избыточность, дублирование, нестабильность и др.

Таким образом, информация и её преобразование оказывают непосредственное влияние на производимый продукт и в известной мере определяют уровень и темпы экономического развития, эффективность всего экономического механизма. Отсюда необходимо повышать её эффективность и, прежде всего, путём улучшения качества информации. Это требует рассмотрения информации как определённой системы, разграничения содержания информации и процессов её получения. Обусловлено это тем, что содержание и полезные свойства информации формируются в соответствии с потребностями органа управления, процесс же получения информации, а следовательно, и затраты на её получение во многом зависят от организации соответствующей информационной системы, наличия технических средств и квалифицированных кадров.