Тема 4 Загальна схема технологічного процесу обробки інформації.

При вивченні даної теми особлива увага має бути приділена характеристике загальної схеми технологічного процесу обробки інформації

1. Збір і реєстрація первинних даних

Як правило, ця операція започатковує технологічний процес обробки даних. її суть полягає у визначенні і фіксації кількісних чи якісних значень показників, що відображають фактичний стан об'єкта господарювання. Первинні дані реєструються або після, або одночасно з операцією збору.

Від якості виконання цій операції залежать достовірність і своєчасність поступлення необхідної інформації. При її виконанні слід звернути увагу на організацію контролю, що забезпечує комплексність, повноту, пра­вильність заповнення і несуперечливість даних. Ця технологічна операція відрізняється великою трудоємністю і часто потребує участі кількох спеціалістів. В основному, вона виконується вручну, часто-з викорис­танням паперових носіїв і подальшим переносом даних на машинні носії. Сьогодні в комерційній діяльності існують також автоматизовані й автоматичні способи виконання цієї технологічної операції.

Автоматизований спосіб передбачає використання сканерів (ввід штрих-кодів, надрукованого тексту) або інших пристроїв (зчитування даних з магнітних карт, перфокарт, спеціально підготованих документів). У торгівлі прикладом автоматизованого виконання технологічної операції збору і реєстрації даних є використання касових апаратів, обладнаних ЕОМ і сканером для зчитування штрих-кодів (див. розділ 2.7).

Автоматичний спосіб використовується при обробці даних у реаль­ному масштабі часу. При цьому застосовуються різного типу реєстра­тори, вимірювальні пристрої і датчики, підключені до ЕОМ каналами зв'язку. Найчастіше цей спосіб використовується в автоматизованих системах управління технологічними процесами (АСУ ТП) і автома­тизованих системах управління складами.

Підсумовуючи треба сказати, що операція збору і реєстрації даних повинна виконуватися в рамках однойменної підсистеми. Дана підсис­тема має охоплювати всі джерела виникнення інформації автоматизованої системи і задовольняти вимогам достовірності, повноти і своєчасності реєстрації даних. Вибір і визначення кількості потрібних технічних засобів, кількості та кваліфікації працівників, що виконують цю операцію, залежить від кількості джерел інформації, частоти виникнення первинних даних, обсягів, структури і природи даних, термінів обробки й умов ресурсної обмеженості інформаційної системи.

2. Підготовка даних

Ця операція виконується в традиційних централізованих технологіях. Вона полягає в ручному переносі даних з документів (не обов'язково паперових, приклад - збір даних по телефону з безпосереднім вводом у ЕОМ) на машинні носії або з касових терміналів (як це робиться в АІС ТП). Як правило, вона виконується на обчислювальному центрі, або в мережі АРМів торговельного підприємства.

В першому випадку, документи поступають у відділ прийому і контролю в пачках з супроводжуючими ярликами. У відділі переві­ряється повнота, чіткість заповнення, відповідність кількості документів що вказано в ярлику, відповідність контрольних сум за документами контрольній сумі, що вказано в ярлику. Після перевірки відбувається реєстрація пачки в спеціальному журналі. Дані переносяться на машинний носій. Контроль переносу здійснюється двома способами: верифікації і розрахунковим методом.

Метод верифікації полягає в повторному вводі даних з наступним порівнянням файлів. Розрахунковий метод (таксування) полягає у порівнянні контрольних сум по рядках, стовпчиках, документах, розра­хованих вручну з використанням простих засобів типу калькулятора, з сума­ми, розрахованими на ЕОМ після вводу у файл за тим самим алгоритмом.

В іншому випадку, наприклад, в АІС торговельного підприємства це робиться засобами максимальної автоматизації: через касові термінали, вводом вже машинних носіїв, отриманих від постачальників, транспорт­них організацій і т. ін., формуванням спеціальними засобами первинних документів (див. розділ 2.7).

Операція підготовки даних є трудомісткою, але можна реєстрацію первинних даних сумістити з переносом даних на машинний носій і одночасно з реєстрацією виконувати передачу інформації в ЕОМ. Тоді сумарна трудомісткість обох операцій зменшиться. Таке суміщення характерне для децентралізованих технологій, які використовуються в АІС супер і - інтермаркетів, торговельно-оптових підприємств.