9.2 Класифікація документів на сучасних носіях інформації

Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили появу документів на непаперових носіях інформації. Ці документи на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т. п. Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних і оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носіях інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитування. Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в електронній формі. За призначеного для сприйняття розглянуті документи відносяться до машинозчитуваних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення знаходиться в них інформації. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матрична магнітний запис, матричне розташування знаків, цифр і т. п.), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках і подібних носіях. Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера. З усього масиву існуючих документів розглянута група виділяється за способом запису та зчитування інформації. Відповідно до цього ознакою документи на новітніх носіях інформації поділяють на: • документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апартурні карти; • документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) і жорсткі, а також відеодиски; • документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродисків, мікрокарти) і оптичні диски; • документи на голографічних носіях інформації (голографічні документи). До них відносять голограми. За характером зв'язку документів з технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють: • машинно-орієнтований документ, призначений для запису і зчитування частини міститься в ньому інформації засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет і т. п.); • машиночитаних документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс); • документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаних носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск і т. п. - і оформлений у встановленому порядку; • документ-машинограмме (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки і оформлений у встановленому порядку; • документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відбитий на екрані дисплея (монітора) і оформлений у встановленому порядку; • електронний документ, який містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.

9.3 Форма матеріального носія електронної документованої інформації Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ в тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії. Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися і застарівати принаймні науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. У зв'язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу. Незважаючи на масове використання в літературі і практичній діяльності терміну «електронний документ», його визначення ще не устоялося. Разом з тим, ряд авторів вважають, що електронний документ - це «документ, носієм якого є електронна середовище - магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск і т.д. ». [7] У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа. На жаль, на відміну від інформації, зафіксованої на паперовому носії, інформація на машиночитаному носії може бути легко змінена без бажання її автора в результаті несанкціонованого доступу до неї сторонньої особи, причому без будь-яких слідів такого втручання. Виникла проблема встановлення доказової сили машиночитаних документів. Класична правова трактування терміна документ (від лат. Documentum - доказ) пов'язана з письмовою формою зберігання інформації. Дійсно, у традиційних паперових документах реквізити і зміст документа нерозривно пов'язані з матеріальним носієм документа. В електронних же документах кожна з цих складових відносно самостійна, що обумовлено особливостями їх виготовлення, обробки, зберігання та передачі. Ця особливість багато в чому визначає специфіку правового статусу електронних документів. В якості юридичних ознак документа на машинному носії виступають: - Машинний носій інформації; - Комп'ютерна інформація; - Реквізити, що дозволяють ідентифікувати форму і зміст комп'ютерної інформації. Для категорії електронного документа особливе значення має чітке законодавче врегулювання його реквізитів, тому що саме вони надають інформації на матеріальному носії статус документа. Технологія виготовлення, зберігання та передачі електронних документів корінним чином відрізняється від письмових документів і вже в силу цього реквізити, успішно виконують свої функції в традиційних документах (підпис керівника, печатка, банківські реквізити сторін, фірмові бланки тощо), далеко не завжди прийнятні для них. У відношенні електронних документів тільки електронний цифровий підпис повною мірою може виконувати функції реквізиту. Поширення документованої інформації, забезпеченою електронним цифровим підписом, в системах зв'язку і телекомунікації аналогічно розповсюдженню оригіналу документів на паперовому носії традиційними способами. Поширення ж документованої інформації на машиночитаному носії без електронного цифрового підпису або інших аналогічних засобів ідентифікації подібно передачу або усної інформації, ідентичність якої гіпотетичному оригіналу може бути підтверджена показаннями свідків, або копії документа, по відношенню до якої потрібно можливими способами довести відповідність її оригіналу. Таким чином, для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових». Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія. Переклад інформації на машиночитаних носії замість паперових зажадав введення нових механізмів забезпечення "юридичної сили" або "доказової сили" документа на такому носії, наприклад, електронного цифрового підпису. 9.4. Функціональна сутність сучасних носіїв документованої інформації Оптичні (лазерні) носії інформації Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більш широке поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації за допомогою лазерного променя. В даний час оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Оптичний документ акумулює в собі переваги різних способів запису інформації і матеріалів носія. Важливим достоїнством даного носія інформації є, по-перше, його універсальність, тобто можливість запису і зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних. Оптичний документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати в себе достоїнства і можливості книги, мікро-, діа-і відеофільмів, аудіозапису і т. д., причому все це одночасно. Він необхідний для тривалого зберігання великих масивів інформації. Найперспективнішим видом оптичного документа, що виділяється за формою носія і особливостям користування, є оптичний диск - матеріальний носій, на якому інформація записується і зчитується за допомогою сфокусованого лазерного променя. Компакт-диски виготовляються з полікарбонату завтовшки 1,2 мм, вкритим найтоншим шаром алюмінію (раніше використовувалося золото) із захисним шаром з лаку, на якому зазвичай друкується етикетка. За технологією застосування оптичні, магнітооптичні і цифрові компакт-диски діляться на 3 основних класу: 1. Диски, що допускають одноразовий запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read Many-- один раз записав, багато разів вважав). Використовуються в електронних архівах і банках даних, у зовнішніх накопичувачах ЕОМ. 2. Реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати і прати сигнали (CD-RW, CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх областях застосування. 3. Цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою місткістю (до 17 Гбайт). В даний час оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще більш компактних носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами й молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, в тисячі разів більше, ніж в сучасній мікроелектроніці. У результаті один компакт-диск, виготовлений за нанотехнології, може замінити тисячі лазерних дисків. Таким чином, впровадження оптичної технології в документно-інформаційну сферу може розглядатися як початок нової ери в розповсюдженні, зберіганні, використанні документованої інформації. Магнітні носії інформації В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують: - За геометричною формою і розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо); - За внутрішньою будовою носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів); - За способом магнітного запису (носії для подовжньої та перпендикулярної запису); - За видом записуваного сигналу (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційної запису, для цифрового запису). До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку (МЛ), магнітну карту (МК), магнітний диск (МД) (жорсткий і гнучкий). З цієї групи в даний час найбільш використовуваними для роботи з документованою інформацією є магнітні диски. Магнітний диск - носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям для запису. Магнітні диски поділяються на жорсткі та гнучкі (дискети). Жорсткий магнітний диск (вінчестер) - це кругла плоска пластинка, виготовлена ​​з твердого матеріалу (металу), покритого феромагнітним шаром. Він призначений для постійного зберігання інформації, яка використовується при роботі з персональним комп'ютером і встановлюються усередині нього. Вінчестери значно перевершують гнучкі диски. Вони мають кращі характеристики ємності, надійності і швидкості доступу до інформації. Тому їхнє застосування забезпечує швидкісні характеристики діалогу користувача і реалізованих програм, розширює системні можливості по використанню баз даних, організації багатозадачного режиму роботи, забезпечує ефективну підтримку механізму віртуальної пам'яті. Гнучкий диск (флопі-диск) або дискета - це диск, виготовлений із пластику, покритого феромагнітним шаром. Гнучкий магнітний диск широко використовується в персональних комп'ютерах і є змінним носієм документованої інформації. Він зберігається поза комп'ютером і встановлюється в накопичувач в міру необхідності. В даний час найчастіше використовуються дискети ємністю 1,44 Мбайт. Вони дозволяють переносити документ і програми з одного комп'ютера на інший, зберігати інформацію, не використовувану постійно в комп'ютері, робити архівні копії інформації, що міститься на жорстких дисках. Широке застосування, перш за все в банківських системах, знайшли так звані пластикові карти, що представляють собою пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними. Пластикова карта являє собою документ, виконаний на основі металу, паперу або пластику стандартної прямокутної форми, хоча б один із реквізитів якого знаходиться у формі, доступній сприйняттю засобами електронно-обчислювальної техніки та електрозв'язку. Пластикові картки бувають двох типів: прості та інтелектуальні. У простих картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані і змінювати їх. В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картками (від англ. Smart-розумний), окрім пам'яті, вбудований ще і мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки і робить пластикові карти багатофункціональними. Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно удосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів і зниження середнього часу доступу до інформації.