2Системні правила менеджменту

Прийняття управлінського рішення передбачає використання системного підходу, заснованого на дослідженнях причинних зв'язків і закономірностей розвитку соціально-економічних процесів. Так як існують зв'язки і закономірності, значить, існують і певні правила застосування системного підходу. [29] Розглянемо основні.

Правило 1-е: Не компоненти самі по собі становлять суть цілого (системи), а навпаки, ціле як первинне породжує при своєму членуванні чи формуванні компоненти системи.

Фірма - складна відкрита соціально-економічна система з взаємопов'язаних відділів і підрозділів. Спочатку слід розглядати її як ціле, її властивості та зв'язки з зовнішнім середовищем і тільки потім - компоненти. Однак, у малих системах можуть бути виключення, якщо система функціонує завдяки власному компоненту. Правило 2-е: Сума властивостей (параметрів) або окрема властивість системи не рівна сумі властивостей її компонентів, а з властивостей системи не можна вивести властивості її компонентів (неаддитивности системи).

Тобто цілі системи можуть не збігатися з цілями її компонентів, а кожен компонент в системі виконує свої задачі, що приводять до реалізації її цілей. Наприклад, в організації завдання різних відділів не однакові між собою і завданнями самої компанії.

Правило 3-е: Кількість компонентів системи, що визначають її розмір, має бути мінімальним, але достатнім для реалізації цілей системи.

Оптимізувати кількості компонентів системи та її структури можна за рахунок розвитку спеціалізації і кооперування виробництва; автоматизації управління; застосування до проектування структури комплексу наукових підходів; дотримання принципів раціональної організації виробничих і управлінських процесів (пропорційність, паралельність, безперервність та ін.)

Правило 4-е: Для спрощення структури системи слід скорочувати кількість рівнів управління, кількість зв'язків між компонентами системи і параметрів моделі управління, автоматизувати процеси виробництва та управління.

Структура фірми повинна бути раціональна, перш за все, для економії коштів. Однак на практиці на ранньому етапі будівництва ринкових відносин часто структури фірм відповідають в більшій мірі не вимогам економіки, а амбіціям інвесторів.

Правило 5-е: Структура системи повинна бути гнучкою, з найменшою кількістю жорстких зв'язків, здатної швидко переналагоджувати на виконання нових завдань, нових послуг і т. п. Мобільність системи є однією з умов швидкого пристосування її до вимог ринку.

Підвищення мобільності системи можливе за рахунок забезпечення гнучкості засобів праці, так і організації самої праці, скорочення життєвого циклу продукції.

Правило 6-е: Структура системи повинна бути такою, щоб зміни у вертикальних зв'язках компонентів системи надавали мінімальний вплив на функціонування системи. Для цього слід обгрунтовувати рівень делегування повноважень суб'єктами управління, забезпечувати оптимальну самостійність і незалежність об'єктів управління в соціально-економічних і виробничих системах.

Наявність меншої кількості рівнів ієрархії дозволяє швидше виявити відмову в системі, та й збитки від нього будуть мінімальні. Однак, перевищення кількості підлеглих суб'єкту управління компонентів (більше 10) знижує керованість системи.

Правило 7-е: Горизонтальна відособленість системи, ті кількість горизонтальних зв'язків між компонентами одного рівня системи має бути мінімальним, але достатнім для нормального функціонування системи. Зменшення кількості зв'язків веде до підвищення стійкості та оперативності функціонування системи. З іншого боку, встановлення горизонтальних зв'язків дозволяє реалізовувати неформальні відносини, сприяє передачі знань і навичок, забезпечує координацію дій компонентів одного рівня з виконання цілей системи Правило 8-е: Вивчення ієрархічності системи та її структуризації слід починати з визначення систем вищого рівня, кому підпорядковується або куди входить дана система, встановлення її зв'язків з системами вищого рівня.

При структуризації системи слід користуватися методами аналізу (зверху вниз) і синтезу (знизу вгору). Якщо результати аналізу і синтезу співпадуть, то можна вважати, що вони виконані правильно, структуризація системи проведена.

Правило 9-е: В силу складності і множинності опису системи не слід намагатися пізнати всі її властивості та параметри. Всьому має бути розумна межа, оптимальна межа.

Множинність або глибина опису системи визначається рівнем її стандартизації, повторюваності (масштабу). Чим вище повторюваність системи, тим більше повинно бути охоплено рівнів ієрархії для аналізу і синтезу, підвищення якості управлінського рішення.

Виходячи з вищевикладеного, можна помітити, що правила застосування системного підходу безпосередньо випливають з властивостей системи. Вони можуть допомогти керівникові правильно побудувати стратегію функціонування і розвитку і провести більш детальний аналіз організації.

Комплексний механізм управління: економічний, мотиваційний, організаційний, правовий, процедурний.

Існує кілька різновидів системного підходу.

Комплексний підхід при аналізі враховує внутрішню і зовнішню середу організації. При його застосуванні повинні враховуватися технічні, економічні, організаційні, соціальні, психологічні, політичні та інші аспекти менеджменту і їх взаємозв'язку. Якщо упустити один з них, то проблема не буде вирішена.

Для дослідження функціональних зв'язків інформаційного забезпечення систем управління використовується інтеграційний підхід, суть якого в тому, що «дослідження здійснюються як по вертикалі (між окремими елементами системи управління), так і по горизонталі (на всіх стадіях життєвого циклу продукту)». Його застосування дозволяє найкращим чином здійснити стратегічні завдання на всіх рівнях в системі управління: на рівні холдингу, окремих компаній і конкретних підрозділів.

С итуаційний підхід застосовується для дослідження в конкретних ситуаціях, широкий діапазон яких істотно впливає на ефективність управління. При такому підході система управління залежно від характеру ситуацій може змінюватися. Маркетинговий підхід передбачає проведення аналізу організацій на основі результатів маркетингових досліджень. Головною метою при такому підході є орієнтація керуючої системи на споживача, забезпечення стійку конкурентну перевагу компанії. Значення маркетингового підходу в забезпеченні організації всією необхідною інформацією, яка дозволить надовго утримати і зберегти конкурентну позицію в галузі. Інноваційний підхід заснований на «умінні організації швидко реагувати на зміни, які диктуються зовнішнім середовищем». Це стосується запровадження нововведень, нових технічних рішень, виробництва нових товарів і послуг. Для успішного функціонування будь-якої організації вона повинна йти не тільки врівень з технічним прогресом, а й випереджати його. Для аналізу можливості впровадження інноватики також вимагається проведення системного аналізу.

Сутність нормативного підходу полягає в дослідженні та науковому обгрунтуванні нормативів, якими керується у своїй діяльності компанія (положення про організацію, посадові інструкції, штатний розклад та ін.)

Метою поведінкового підходу є створення всіх необхідних умов для реалізації творчих здібностей кожного співробітника, для усвідомлення значущості в управлінні організацією. Необхідно пам'ятати, що людина - це найважливіший елемент у системі управління. Вдало підібрана команда однодумців і партнерів, здатних розуміти і впроваджувати ідеї свого керівника, - найважливіша умова успіху.

Таким чином, всі різновиди системного підходу мають важливе значення в управлінні: комплексний підхід враховує зовнішнє оточення; при інтеграційному підході з'являються більш міцні зв'язки між окремими підсистемами організації; ситуаційний підхід дозволяє приймати рішення в залежності від ситуації; маркетинговий аналіз покликаний виявити конкурентні переваги і визначають їх фактори; інноваційний підхід дозволяє підвищити конкурентоспроможність фірми; нормативний підхід вимагає врахування всієї сукупності нормативів при управлінні ресурсами, процесом і продуктом; ну а поведінковий підхід орієнтує керівника на особистісні якості працівника і формування злагодженої роботи колективу.