9.4 Инвентаризация товаров

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности торговые предприятия регулярно проводят инвентаризацию товарно-материальных ценностей, включая товары, для сопоставления данных бухгалтерского учета об остатках товаров с данными о фактическом наличии товаров, выявленном в ходе проведения инвентаризации. Инвентаризация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации товаров являются:

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, соответствие их фактического наличия данным бухгалтерского учета;

• проверка правильности соблюдения цен;

• выявление неходовых и залежавшихся товаров;

• выявление нарушений правил хранения и размещения товаров и тары на складах.

Порядок проведения инвентаризации и ее документального оформления определен “Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств”, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Так, в соответствии с пунктом 2.1 “Методических указаний по инвентаризации …” количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 1.6 “Методических указаний по инвентаризации…” проведение инвентаризации обязательно при коллективной (бригадной) материальной ответственности при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Инвентаризации бывают планируемые и непланируемые. Планируются периодические, контрольные инвентаризации, а также инвентаризации, проводимые перед уходом материально ответственных лиц в отпуск. Непланируемые инвентаризации проводят при смене (увольнении) материально ответственных лиц, при чрезвычайных ситуациях (стихийных бедствиях, авариях и т.п.), при поступлении сигнала о нарушениях правил торговли и т.д.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвента-ризационная комиссия. Для одновременного проведения проверок при большом объеме работ параллельно создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Состав инвентаризационной комиссии (представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, материально ответственные лица) утверждается приказом руководителя организации. В приказе указываются: должность, фамилия, имя, отчество председателя и членов комиссии, а также цель и объект инвентаризации. Приказ должен содержать дату начала и окончания проведения инвентаризации с указанием времени и срока сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию. Приказ должен быть зарегистрирован в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В ней также отражаются и результаты проведенной инвентаризации. При проведении инвентаризации важно присутствие всех членов комиссии, назначенных приказом. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания недействительными ее результатов.

На момент проведения инвентаризации материально ответственными лицами прекращаются все операции по приему и отпуску товаров. Материально ответственные лица составляют товарный отчет и сдают его комиссии. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к товарному отчету, с указанием “До инвента-ризации на [дата]”. Председатель комиссии также должен обеспечить пломбирование всех запасных выходов и отдельных кладовых в местах хранения товаров. А материально ответственные лица должны дать расписку на бланке инвентаризационной описи о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Как правило, товары инвентаризуются в той последовательности, в какой они расположены. Фактическое наличие товаров проверяется по каждому месту их хранения путем пересчета количества в натуре (перевешивания, перемеривания, обмера). Сведения о фактическом наличии материальных ценностей записываются в инвентаризационную опись, форма которой утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (унифицированная форма № ИНВ-3).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах (а при передаче ценностей от одного материально ответственного лица другому – в трех экземплярах). Один экземпляр описи заполняет материально ответственное лицо, а другой – бухгалтер.

После завершения инвентаризации опись передается в бухгалтерию, где сравниваются фактические остатки товаров с данными бухгалтерского учета.

В случае, когда на предприятии организован количественно-суммовой учет товаров, при выявлении отклонений фактических данных об остатках ценностей от учетных составляют сличительную ведомость, в которой указывают расхождения между фактическими и учетными данными по наименованиям и сортам товаров. Если в организации ведется лишь суммовой учет товаров, то расхождения между фактическими и учетными данными выводятся в целом по всем товарам.

В торговых организациях при инвентаризации нередко выявляются по одним товарам недостача, а по другим – излишки.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ предусматривает следующий порядок регулирования расхождений фактического наличия ценностей, выявленных при инвентаризации, с данными бухгалтерского учета:

• убыль ценностей в пределах норм списывается, по распоряжению руководителя организации, на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

• недостача ценностей сверх норм естественной убыли, а также порча относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты. В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля;

• ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на результаты хозяйственной деятельности, с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Перекрытие недостач по одним товарам излишками по другим не допускается. Только в порядке исключения, с разрешения администрации предприятия, может быть допущен зачет излишков и недостач в случаях возникновения пересортицы:

• за один и тот же проверяемый период;

• у одного и того же материально ответственного лица;

• по одному и тому же наименованию товаров;

• по одной и той же группе товаров, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару.

Пересортица возникает тогда, когда по документам числится, что оприходован или списан один товар, а фактически – другой. Например, в документах указано, что выбыло 100 кг муки высшего сорта, а фактически материально ответственное лицо отпустило 100 кг муки первого сорта. Так образовалась пересортица, вследствие которой выявились: по муке высшего сорта – излишек 100 кг, а по муке первого сорта, – недостача 100 кг. При зачете недостачи муки первого сорта излишками по муке высшего сорта получается полный зачет. Зачет по пересортице в количестве бухгалтерской проводкой не оформляется. При зачете по суммам берется наименьшая цена. Допустим, что учетная цена одного килограмма муки высшего сорта составляет 6 руб., а муки первого сорта – 5 руб. Следовательно, излишек в сумме составит 100 руб. [100 (6 – 5)]. Он должен быть оприходован проводкой:

Дебет счета 41, кредит счета 91 – 100 руб. – оприходованы излишки товаров, выявленные при инвентаризации.

Если в результате пересортицы сумма недостач превышает сумму излишков, то эту разницу необходимо взыскать с материально ответственных лиц. В этом случае с них должно быть потребовано письменное объяснение.

Данные результатов инвентаризации представляются руководителю организации, который принимает окончательное решение.

При проведении инвентаризации могут быть выявлены либо излишки, либо недостачи товарно-материальных ценностей. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была завершена инвентаризация. При этом оформляются проводки:

Дебет счета 41, кредит счета 91 – оприходованы излишки ценностей, выявленные инвентаризацией

Дебет счета 94, кредит счета 41 – отражена недостача ценностей, выявленная инвентаризацией.

Недостачи в пределах норм естественной убыли включаются в состав издержек обращения организации; при этом нормы естественной убыли товаров применяются только по тому наименованию по которому установлена недостача. Если рассчитанные нормы естественной убыли превышают фактическую недостачу, то списание производится только в пределах фактической убыли. В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет счета 44, кредит счета 94 – списана недостача товаров в пределах норм естественной убыли.

Убытки от недостачи и порчи материальных ценностей сверх норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц. На счетах бухгалтерского учета эта операция отражается следующим образом:

Дебет счета 73, субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба”, кредит счета 94 – недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет материально ответственного лица.

Недостачи товаров сверх норм естественной убыли могут быть списаны на расходы организации. Такое списание недостач производится при отсутствии виновных лиц, что должно быть подтверждено решением следственных или судебных органов, либо при отказе во взыскании ущерба с виновных лиц. В бухгалтерском учете это отражается записью:

Дебет счета 91, кредит счета 94 – списана недостача товаров при отсутствии виновных лиц либо при отказе следственных или судебных органов во взыскании ущерба.

В случае порчи ценностей должно быть получено заключение от соответствующих специализированных организаций. В этом случае основанием для отражения списания недостач материальных ценностей должно служить обоснованное заключение, утвержденное руководителем торговой организации.

Для равномерного включения в течение отчетного года расходов от списания недостач товаров в пределах норм естественной убыли в состав издержек обращения учетной политикой предприятия торговли может быть предусмотрено создание резерва естественной убыли.

В случае создания резерва на списание естественной убыли товаров ежемесячно производятся отчисления в резерв в пределах утвержденных норм, что оформляется бухгалтерской записью:

Дебет счета 44, кредит счета 96 – создан резерв естественной убыли товаров.

При наличии образованного на предприятии резерва списание недостачи товаров в переделах норм естественной убыли записывается на счетах проводкой:

Дебет счета 96, кредит счета 94 – списана недостача в пределах норм естественной убыли за счет образованного резерва.

При этом бухгалтеру необходимо помнить, что излишне начисленная сумма резерва в конце года сторнируется.