44. Роль и значение информации в системе управления.

Информация - это особый вид знаний. Это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения. Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.

Схема извлечения информации из сообщений.

Канал связи - часть материальной среды по которой передается сообщение

1. Данные (сообщение)

2. Синтаксический фильтр (принято)

3. Семантический (понято)

4. Прагматический (оценено)

5. Использовано

Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Степень обоснованности решений зависит от полноты, достоверности и своевременности информации. Само решение является новой информацией которая доводится до исполнителей в виде приказов, планов, нормативов и является импульсом к дальнейшим действиям.

Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор.

Критерии результативности информации в управлении:

1. Количество информации (полнота)

2. Релевантность (содержательная значимость)

3. Точность

4. Надежность

5. Понятийность (кодирование в одной системе)

6. Актуальность

7. Скорость

8. Гибкость

Классификация:

• По характеру: непрерывная (постоянно) и дискретная (последовательность отдельных сигналов через определенные периоды))

• По типу передаваемой информации: документальная и недокументальная.

• По происхождению: первичная и вторичная

• По способу распространения: опубликованная и неопуобликованная

• По источнику: внешняя и внутренняя (созданная в организации)

Внешние: входящая и исходящая

В зависимости от использования:

По функциям управления:

• экономическая;

• организационная;

• техническая;

• социальная.

По роли в процессе управления:

• отчетная;

• плановая;

• контрольная.

Управленческая информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вовне организации.

В крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения – информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

45. Коммуникация как процесс обмена информацией. Этапы извлечения информации из сообщений.

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией. Коммуникация - может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него.

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

В процессе обмена информацией есть четыре основных обязательных элемента:

• отправитель, лицо, собирающее информацию и передающее ее;

• сообщение, сама информация, представленная в той или иной форме;

• канал, или средства передачи информации;

• получатель, или лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.

Схема извлечения информации из сообщений:

Канал связи - часть материальной среды по которой передается сообщение

1. Данные (сообщение)

2. Синтаксический фильтр (принято)

3. Семантический (понято)

4. Прагматический (оценено)

5. Использовано