Тема 13. Цели и функции управления производством Вопросы:
Общие функции управления производством
Конкретные функции управления производством. Управление и организация комплексной подготовки производства
Организация управления производственными запасами на предприятии
1. Общие функции управления производством
В процессе производства между подразделениями (цехами) уста-пи вливаются определенные производственные отношения и отношения управления, которые отражают связи между непосредственными производителями продукции, управленческим персоналом и организацией совместной деятельности участников производства. Для реализации указанных действий используются рационально распределенные и взаимосвязанные во времени и пространстве функции, методы и организационная структура управления.
Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.
Функции управления характеризуют разделение, специализацию труда в сфере управления производством и определяют основные стадии реализации воздействий на отношения людей в процессе производства.
Они имеют специфический характер, особое содержание, могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы проникают друг в друга. Иными словами, все функции операционного менеджмента объединены в единый целостный комплекс.
Основными (общими) функциями управления производством являются: планирование; организация; нормирование; мотивация; контроль; координация; учет; анализ; регулирование.
Все функции управления производством тесно связаны между собой. С одной стороны, плановые задания служат основой для учета, анализа, контроля хода производства. С другой - данные учета, контроля и анализа используются для регулирования хода производства. В свою очередь составление и корректировка плановых заданий осуществляются с учетом их фактического выполнения за прошедший период.
Следует отметить, что функции организации, нормирования, мотивации, конкретизированные для определенных производственных условий, более устойчивы к воздействию внутренней и внешней среды и поэтому практически не изменяются. Перечисленные функции дополняют и проникают друг в друга, в совокупности и взаимосвязи образуют цикл управления и отражают содержание повседневного управления производством (рисунок. 13.1.). Каждая из них имеет определенное место и значение в процессе управления, все они взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга при выработке управленческих решений.
Рисунок 13.1. Схема цикла управления производством
Планирование в управлении производством - процесс выработки множества различных взаимосвязанных решений, касающихся будущей деятельности предприятия по достижению его целей, а также путей и средств их реализации, наиболее эффективных в конкретных условиях.
Важная цель планирования - разрешить неопределенность путем приспособления к переменам.
Объектами планирования на предприятии являются его виды деятельности:
хозяйственная (исследования и разработки, производство, маркетинг, формирование и использование ресурсов);
социальная (обеспечение условий для воспроизводства работника и его интересов: оплата труда, безопасность труда, подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров рабочих и служащих, улучшение условий труда и быта);
экологическая (снижение и компенсация отрицательного воздействия производства на окружающую среду, соблюдение требований и норм по рациональному использованию и охране земель, недр, лесов и т.д., возмещение причиненного ущерба).
Принятие плановых решений всегда связано с оптимальным использованием ресурсов. Поэтому ресурсы являются предметом планирования в управлении производством. На предприятии выделяют следующие группы ресурсов:
♦ трудовые;
♦ производственные фонды (основные фонды - средства труда, с помощью которых работники воздействуют на предметы труда и преобразуют их в готовую продукцию: здания, сооружения, машины, оборудование, инструмент, - и оборотные фонды - полностью потребляемые в производственном процессе и обеспечивающие его бесперебойность: сырье и материалы, покупные изделия и комплектующие, энергия, запасы готовой продукции);
финансовые и материальные ресурсы;
информация - особый ресурс менеджера, совокупность знаний научного, технического, управленческого, производственного, экономического, коммерческого или иного характера;
время - важнейший предмет планирования, присутствует во всех показателях планирования. Говорят об экономии или потере времени;
предпринимательский талант как ресурс - особый вид людского ресурса, представленный деятельностью по координированию и комбинированию всех других ресурсов. Он проявляется в умении рационально осуществлять все виды деятельности и основан на ответственности, инновациях, стратегическом мышлении и видении.
Среди функций управления планирование занимает центральное место, так как именно планирование регламентирует поведение объекта в процессе реализации поставленных целей. Эта функция предусматривает определение конкретных задач каждому подразделению на различные плановые периоды и разработку производственных программ.
Планирование оказывает непосредственное влияние на уровень активизации деятельности руководства и аппарата управления. Высокое качество разработанных программ, их строгая увязка по всем подразделениям, согласованность с располагаемыми ресурсами позволяет наиболее эффективно управлять производством.
Функция организации - это установление постоянных и временных взаимоотношений между подразделениями и исполнителями, определение порядка их функционирования. Организация работы по выполнению производственных программ и заданий - совокупность мер, связанная с регламентацией действий управленческого персонала по своевременному и качественному материально-техническому обеспечению работы подразделений, мобилизацией имеющихся ресурсов, а также их перераспределением.
Основная цель организации работ заключается в обеспечении необходимыми материалами запуска изделий, деталей и сборочных единиц в производство и последующем слежении за их движением по ходу изготовления. Кроме того, при распределении работ необходимо учитывать условия труда, его содержание, правильное чередование времени труда и отдыха (регламентированные перерывы и т.п.). Необходимо также закреплять за рабочим местом однородные детали м сборочные единицы, отделять основную работу от обслуживающей, поддерживать равномерный темп в работе, использовать каждого работника в соответствии с его способностями и квалификацией.
Организация и система управления производством тесно взаимосвязаны. В каждом подразделении совершенствование организации производства сопровождается совершенствованием системы управления и, наоборот, необходимость совершенствования системы управления вызывает первоочередное проведение работ по совершенствованию организации производственного процесса. Если не придерживаться этого условия, может возникнуть диспропорция между уровнем организации производственного процесса и системой управления.
Функцию нормирования следует рассматривать как процесс разработки научно обоснованных расчетных величин, устанавливающих количественную и качественную оценку элементов, используемых в процессе производства и управления. Эта функция показывает воздействие на поведение объекта, четкими и строгими нормами дисциплинирует разработку и реализацию производственных заданий, обеспечивая равномерный и ритмичный ход производства, его высокую эффективность. Календарно-плановые нормативы (производственные циклы, размеры партий, заделов деталей и др.), рассчитываемые по ион функции, служат основой планирования, определяют продолжительность и порядок движения предметов труда в процессе производила.
Главную роль в подготовке информации, необходимой для принятия и обоснования решений по регулированию хода производства, играет анализ - всесторонняя оценка функционирования объекта управления, причин отклонения от запланированного уровня, выявление производственных резервов; определение возможной альтернативы управленческого решения, реализуемого при регулировании.
Объективными характеристиками протекания производственного процесса являются экономические показатели. Каждый конкретный показатель имеет качественную и количественную определенность. Количественно показатель может быть выражен абсолютной, относительной или средней величиной. Существуют натуральные (шт., кг, кВт-ч), стоимостные (руб.) и трудовые (человеко-час, нормо-час) единицы измерения показателей. Выделяют две группы показателей:
отражающие результаты производства, т.е. количество и качество производимой продукции - объем производства в натуральных, стоимостных и трудовых единицах, уровень выполнения плана по номенклатуре (ассортименту) продукции, удельный вес продукции, принятой отделом технического контроля с первого предъявления, и др.;
характеризующие наличие и использование производственных ресурсов (материальных и трудовых) - производственная себестоимость товарной продукции, численность рабочих, выработка продукции на одного рабочего в натуральных, трудовых и стоимостных единицах, простои оборудования, коэффициент загрузки оборудования и др.
Состав показателей должен быть минимальным и одновременно всесторонне отражать функционирование объекта управления, специфику его деятельности; показатели должны легко поддаваться учету, оценке по уровням управления (рабочее место, участок, цех, организация) и не дублировать друг друга; оценочные показатели, используемые в ходе контроля и анализа, должны соответствовать показателям планового задания. Следует подчеркнуть, что нельзя стремиться к тотальному контролю, так как затраты на его осуществление превысят объем полезной информации, необходимой для оценки хода производства и регулирования. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управления в аналитической информации.
Контроль за ходом производства - процесс соизмерения, сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. Он имеет целью выявление отклонений от установленных плановых заданий и календарных графиков производства, рассогласований в работе подразделений и служб.
Требования к контролю за ходом производства:
оперативность в выявлении фактов, причин и величин отклонений от планов, графиков и внутрисменного ритма при выполнении производственных заданий, фактов невыполнения оперативных решений по регулированию движения материальных потоков и распоряжений диспетчера;
контроль отклонений планов, графиков должен быть организован во всех звеньях основного производственного процесса, начиная от поступления в цехи сырья, заготовок, полуфабрикатов, комплектующих изделий и кончая сдачей готовой продукции на склады.
В настоящее время основным методом контроля в производственном менеджменте является контроль отклонений заданных параметров от планируемых значений. Этому методу свойственно существенное запаздывание в процессе принятия решений. Более перспективным является метод контроля по возмущениям, когда контролируется скорость изменения заданного параметра и таким образом осуществляется прогноз отклонений параметров от заданных значений на ближайшее время.
Основа для выполнения работ по планированию, контролю, анализу и регулированию (диспетчеризации) - оперативный учет результатов производственной деятельности подразделений за определенный период времени. Он предназначен для получения связанного набора показателей, значения которых сравниваются с запланированными, т.е. ожидаемыми. В результате вырабатываются корректирующие воздействия на объект управления.
Требования, предъявляемые к оперативному учету:
высокая оперативность по сбору и обработке информации;
исключение дублирования в работе каждого звена системы учета;
обеспечение предварительной обработки информации в пунктах ее сбора для целей использования результатов обработки на местах ее возникновения;
исключение передачи на обработку избыточной информации;
обеспечение возможности интегрирования и селективности полученной информации в необходимых для управления разрезах;
♦ исключение или сведение к минимуму ручного труда при заполнении первичной учетной документации.
Организация достоверного оперативного учета обеспечивает:
закрепление должностных лиц за оформлением учетной документации;
выявление недостатков и совершенствование оперативного управления производством;
широкое применение нормативного метода учета затрат на производство;
сохранность сырья, материалов, полуфабрикатов, заготовок, деталей, узлов и изделий в процессе их движения, потребления и хранения;
повышение ответственности лиц, обеспечивающих организацию и ведение оперативного учета.
Координация - обеспечение согласованности действий в работе всех звеньев предприятия, сохранение, поддержание и совершенствование установленных связей между ними. Она осуществляется в целях обеспечения согласованной и слаженной работы участвующих в процессе выполнения плановых заданий производственных и функциональных подразделений предприятия и цехов. Эта функция реализуется в форме воздействия на коллектив людей, занятых в процессе производства, со стороны линейных руководителей и функциональных служб предприятия и цехов, которые регулярно и оперативно координируют их деятельность.
Работу эту выполняет, как правило, группа менеджеров и специалистов производственно-диспетчерского отдела (на межцеховом уровне и внутри каждого цеха - производственно-диспетчерское бюро). Вмешательство менеджеров в производственные процессы становится минимальным, если цехи полностью или относительно самостоятельны. Оно заменяется общей координацией функционирования взаимосвязанных цехов, которая заключается в согласовании взаимодействия цехов и служб, четком установлении их целей и объема работ, корректировке программ в соответствии со складывающейся ситуацией. На межцеховом уровне управления общая координация включает:
принятие мер по обеспечению равномерного хода производства и устранению «узких мест» из-за рассогласования в сроках поставки материалов, комплектующих изделий, технологического оснащения и т.д.;
координацию межцеховой передачи деталей и сборочных единиц в установленном количестве, заданной номенклатуры и в определенные сроки;
слежение за состоянием запасов деталей и сборочных единиц на складах организации;
систематический контроль изготовления наиболее сложных сборочных единиц и агрегатов;
координацию сроков изготовления изделий в соответствии с договорными обязательствами перед заказчиками;
выяснение причин отклонения от плановых заданий;
определение состава дополнительных работ и производственных заданий для их выполнения;
определение состава резервов, выделяемых организацией для выполнения цехами дополнительных работ;
перераспределение обязанностей и ответственности между менеджерами на межцеховом уровне управления, призванное устранять возникшие отклонения в ходе производства;
принятие мер для устранения возникших отклонений.
Координация на практике сводится в основном к уточнению распределения ответственности и обязанностей между управленческими работниками, устраняющими возникшие в ходе производства отклонения, и наиболее близко к организации работ и регулированию. Однако отождествлять их нельзя. Границы оперативного регулирования и организации как по контролируемым параметрам, применяемым методам, так и по составу исполнителей, шире координации.
Мотивация - процесс побуждения работников и себя к активной трудовой деятельности для достижения личностных целей и целей предприятия, т.е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главными здесь являются: заинтересованность в груде, потребность в трудовой активности, удовлетворенность от трудовой деятельности.
Функция мотивации оказывает влияние на коллектив предприятия или его подразделения в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер и т. д. Указанные формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления производством.
Оперативное регулирование - завершающий этап оперативного управления производством, на котором осуществляется процесс разработки и реализации решений по предупреждению отклонений и сбоев в ходе производства, а в случае их возникновения - по их незамедлительному устранению. Этим достигается безусловное выполнение производственных программ и оперативных плановых заданий.
Предупреждение или устранение отклонений и сбоев возможны благодаря использованию резервов, имеющихся в наличии:
материальных (взаимозаменяемое оборудование, рабочие, материалы, заготовки, детали, инструмент);
временных (организация сверхурочных работ, дополнительных смен и т.д.);
организационных (перераспределение ресурсов между подразделениями).
Процесс оперативного регулирования включает:
информационную подготовку для принятия решения (выяснение причин отклонения хода производства от запланированного, о приоритетах выпуска, состоянии ресурсов и пр.);
разработку и принятие решений (определение состава дополнительных работ и производственных заданий для их выполнения, установление, согласование и утверждение сроков их выполнения, исполнителей, выделение ресурсов для реализации решения);
определение состава резервов, выделяемых предприятием для выполнения цехами дополнительных работ;
реализацию решений и контроль его исполнения.
Регулирование хода производства должно отвечать следующим требованиям:
опираться на четкую организацию планирования производства, непосредственным продолжением которого оно является;
предполагать непрерывность контроля и наблюдения за ходом производства;
осуществлять обязательное быстрое и четкое выполнение распоряжений руководства;
базироваться на четкой ответственности и преемственности оперативного руководства производством.
В процессе реализации функции регулирования воздействие на коллектив людей, занятых в производстве, осуществляется посредством принятия оперативных мер по предотвращению и, если это не удается, то по устранению выявленных отклонений и перебоев в ходе производства.