22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: докладные записки, справки, акты и др.

Эти документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам: они содержат сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации (1).

Особенностью этих документов является то, что они в процессе документооборота учреждения идут снизу вверх по системе управления:от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Отдельные разновидности информационно-справочных документов, например, служебные записки, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения должностными лицами. Таким образом, эти документы, в первую очередь, реализуют внутренние коммуникативные связи организации.

К информационно-справочным документам относятся:

• протокол,

• докладная записка,

• объяснительная записка,

• предложение,

• представление,

• справка,

• акт,

• переписка,

• сводка,

• заключение,

• список и др. (2)

22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о:

• сложившейся ситуации,

• явлениях или фактах, имевших место,

• выполненной работе,

• сделанных выводах, предложениях составителя (3).

Докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Согласно указаниям руководителя докладные записки, информирующие его о ходе работ, могут составляться регулярно, например, еженедельно или ежемесячно. Цель этого вида документа – побудить руководителя принять определенное решение.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, составляется на бланке письма организации и подписывается руководителем организации или его заместителем. Особенностью оформления внешней записки является включение в состав заголовочных реквизитов наименования документа, которое печатается прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может быть расположено посредине строки над текстом.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации или руководителю подразделения организации. Документ может быть оформлен на общем бланке, на стандартном листе бумаги или специальном бланке (если в организации или структурном подразделении изготовлены бланки, предназначенные для докладных записок) (4).

Если докладная записка представляется руководителю подразделения, она подписывается составителем; если адресована руководителю организации, то подписываетсяруководителемподразделения.

Внутренняя докладная записка может информироватьо состоянии дисциплины труда и соблюдении трудового распорядка. В такой записке приводятся:

• статистические данные (количество нарушений за определенный период в процентном или ином выражении; характер нарушений);

• выводы (указывается субъективные и объективные причины нарушений; дается оценка результатов работы по соблюдению работником правил внутреннего трудового распорядка);

• предложения (по исправлению сложившейся ситуации, определение комплекса мероприятий, направленных на устранение недостатков).

Такая же структура у докладной записки о нарушении дисциплины труда. В ней может приводиться как один факт нарушения дисциплины, так и перечень нарушений. С помощью докладной записки руководителю организации должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит свои аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения работника к дисциплинарной или иной ответственности.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Реквизиты внешней и внутренней докладной записки рекомендуется оформлять угловым способом, однако наименование документаможно расположить по центру.

Текстдокладной записки оформляется от первого лица единственного числа и состоит из двух или трех смысловых частей:

1. излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

2. дается анализ сложившейся ситуации, предлагаются возможные варианты решения;

3. содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

В тексте не следует использовать устаревшее выражение: Довожу до Вашего сведения...».

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя.

По результатам рассмотрения докладной записки на документе проставляется резолюция.

Формуляр внешней докладной записки

Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП

Наименование должности адресата с включением наименования организации (в дат. падеже) И.О. Фамилия (в дат. падеже)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 №

Заголовок к тексту (О чем)

Текст докладной записки через 1,5 интервала. Текст состоит из двух частей.

Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.

2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.

Наименование должности личная подписьИ.О. Фамилия

В дело 00-00

личная подпись

Дата

Формуляр внутренней докладной записки

о нарушении трудовой дисциплины

Наименование Наименование должности

структурного подразделения руководителя организации

( в дательном падеже)

И.О. Фамилия (в дат. падеже)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

____________ № _________

О нарушении трудовой дисциплины

_____________________________

Фамилия И.О.

_________________________________________________________________

(Фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________

(Наименование должности с указанием структурного подразделения)

__________________________________________________________________

(С какого времени работает в данной организации - по необходимости)

__________________________________________________________________

(Вид нарушения)

__________________________________________________________________

(Дата нарушения)

__________________________________________________________________

(Наличие письменного объяснения)

__________________________________________________________________

(Мнение о дисциплинарном взыскании)

Руководитель

структурного подразделения Личная подпись И.О. Фамилия

Объяснительная записка – это документ:

1) который сопровождает или поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта),

2) в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины (5).

Объяснительная записка первой разновидностиявляется внешним документом, оформляется на бланке письма учреждений. В ряде организаций предусмотрено использование трафаретных бланков. Объяснительные записки этой разновидности, как правило, являются приложениями к основному документу.

Объяснительная записка второй разновидности – внутренний документ, оформляется на бланке структурного подразделения или на чистом листе бумаги и может быть выполнена рукописным способом, составляется в произвольной форме, как правило, состоит из двух частей:

1. излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию;

2. указываются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.

Причины (мотивы) должны быть убедительными и четкими. Указанные сведения при необходимости проверяются, и по результатам проверки выносится соответствующее заключение.

В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от одного года до 5 лет.

Объяснительные записки в целом составляются и оформляются так же, как и докладные записки, за исключением наименования документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА). Объяснительная записка подписывается составителем. Датой записки является дата ее подписания.

Формуляр внешней объяснительной записки

Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП

Наименование должности адресата с включением наименования организации (в дат. падеже) И.О. Фамилия (в дат. падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 №

Заголовок к тексту (О чем)

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Наименование должности Личная подписьИ.О. Фамилия

В дело 00-00

личная подпись

Дата

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного, хозяйственного обеспечения и др. (6)

Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению НЕ предусмотрено использование в деятельности организации служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто полностью заменяет собой докладную и объяснительную записки.

Сотрудники, составляющие документы, порой затрудняются определить, как можно назвать составленный ими документ. В таких случаях, чтобы не создавать себе лишние трудности, документы, которыми они обмениваются между собой или предоставляются руководству, называют служебными записками. Служебная записка, если и имеет право на существование, то как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки – это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Большое их количество во всех современных учреждениях и организациях объясняется также особенностями сегодняшнего времени (7).

Те вопросы, которые раньше решались бездокументным образом, например, по телефону или в устной беседе, в нынешней обстановке решаются исключительно путем обмена документами. Опыт показывает, что в деятельности организаций (особенно крупных организаций) могут возникнуть ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких случаях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка.

Нежелание и неумение сотрудников составлять докладные и объяснительные записки обусловлено также сформировавшимся устойчивым мнением, что указанные документы связаны либо с нарушением трудовой дисциплины, либо другими негативными ситуациями.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу, оформляется аналогично внутренней докладной записке, за исключением наименования документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА).

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения.

Предложение – разновидность докладной записки. Содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу (8 а).

Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения чаще всего составляются по заданию руководства. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организации.

Текст документа может состоять из двух частей: краткого обоснования - на основании чего или в связи с чем составляется предложение - и заключения – перечня конкретных предложений. Первая часть (обоснование) может отсутствовать, тогда текст состоит из одной части – конкретных предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами, подписываются составителем и представляются руководству. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы, в компетенции которых находится решение данного вопроса.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги (8 б).

Текст представления содержит следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество,

• дата рождения,

• образование,

• занимаемая должность, структурное подразделение,

• стаж работы (общий; в данном структурном подразделении, в данной должности),

• оценка служебной деятельности,

• повышение профессионального уровня,

• оценка деловых и моральных качеств,

• участие в общественной работе,

• мотивы назначения, перемещения или поощрения,

• должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:

1) справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности организации - сопроводительная (препроводительная), отчетно-аналитическая;

2) справки, удостоверяющие юридический факт биографического или служебного характера (9).

1) Сопроводительные, отчетно-аналитические справки, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. В любом случае они отражают основную (производственную) деятельность организации:

• о документообороте предприятия,

• о состоянии исполнения документов,

• о согласовании проекта распоряжения и т.д.

Внешниесправки составляют по указанию вышестоящей организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки, оформляются на бланке для письма или на специальном бланке (формата А4) аналогично внешним докладным запискам.

Реквизитами внешних справок являются:

Внешние справки составляются в 2-х экземплярах: первый экземпляр отправляется адресату, второй - подшивается в дело. Такие справки подписываются руководителем предприятия или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Заголовокк тексту в справках по запросу других организаций отвечает на вопрос «о чем?» и указывает дату и период времени, относящиеся к событиям, изложенным в справке:

О комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2008 г.

О текучести кадров за сентябрь 2008 г.

О текучести кадров за период с 1 ноября 2007 г. по 1 ноября 2008 г.

Об использовании работников за первое полугодие 2008 г.

Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.2008

Реквизит «Адресат» на внешних справках размещается в правом верхнем углу. Текстсправки, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления.

Во второй частиприводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели, могут быть оформлены в виде таблицы.

Выводов и предложений, в отличие от докладной записки, в справке не приводят.

Внутренниесправки составляются по указанию руководства организации, представляются руководителю организации или на рассмотрение коллегиального органа, оформляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично внутренней докладной записке. Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель.

2) Справки, удостоверяющие юридический факт биографического или служебного характера чаще всего составляются о:

• подтверждении места работы, занимаемой должности,

• заработной плате,

• месте проживания,

• трудовом стаже,

• избрании на выборные должности,

• членстве в общественных организациях,

• образовании и т.д.

Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

В большинстве случаев в тексте справки с места работы отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество (полностью) работника, его должность или профессия. Иногда в справке требуется указать размер заработной платы. Такие справки подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью организации.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором даются сведения. Справка может содержать указание о том, в течение какого срока она действительна.

Количество экземпляров каждой справки регламентируется. Каждая справка выдается сотруднику однократно в течение срока ее действия. В исключительных случаях (при утрате, при непригодности для дальнейшего использования, при изменении анкетных данных) справка может быть выдана повторно.

Справка с места работы, как правило, оформляется на общем или трафаретном бланке. На практике используются две формы. В одной из них адресат смещен в конец текста и выражается в формулировке:

Выдана для представления в _______________________________

(наименование организации)

или

Выдана по месту требования.

Образец справки с места работы (1)

ООО «Рассвет»

Ул. Зеленина, 25,

Санкт-Петербург, 123451

тел.:

факс:

ОГРН

ИНН/КПП

СПРАВКА

07.08.2008 № 25

Семенов Иван Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ООО «Рассвет» с окладом 5000 (пять тысяч) рублей с 10.04.2008 г.

Выдана для представления в отдел социального обеспечения.

Директор Личная подпись О.Н. Гладков

Главный бухгалтер Личная подписьВ.А. Савельева

М.П.

В другой форме указание на место выдачи справки может быть оформлено реквизитом «Адресат» в правом верхнем углу.

Образец справки с места работы (2)

Наименование организации Место представления справки

(наименование организации

в именительном падеже)

Справочные данные

об организации

ОГРН

ИНН/КПП

СПРАВКА

00.00.2008 №

Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в ООО «Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.

Действительна в течение 10 дней со дня выдачи.

Генеральный директор Личная подпись В.Л. Грачев

Главный бухгалтер Личная подписьР.Т. Пономарева

М.П.

В справке проставляется регистрационный номер по книге выдачи справок, при этом для справок, изготовленных в нескольких экземплярах, номер экземпляра проставляется через дробь - № 138/2.

Справки выдаются без оставления копий, кроме случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

В сводке представлена информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и др. информационно-справочные документы.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию – руководителем.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень оформляется на общем бланке организации. Текст печатается в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка чаще всего излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации (10).

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, и пр.), проекты стандартов и т.п.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части излагаются конкретные замечания по существу вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении в другое учреждение составляется сопроводительное письмо, подписанное руководителем.