19.2. Рубрикация текста документа

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся по содержанию на простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные). В простых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.

Простые документы значительно более удобны в обработке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, подшивать в дела и т.п. Обработка сложных документов вызывает ряд трудностей при регистрации (в графу «содержание» надо писать несколько вопросов); при направлении на исполнение (если вопросы касаются различных структурных частей учреждения, приходится устанавливать очередность исполнения вопросов или снимать копии с документа или его части), при осуществлении контроля исполнения (если исполнители и сроки исполнения разные, то на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную карточку) (6).

Трудности возникают и при помещении сложного документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии или делают выписки из документа и помещают в разные дела в соответствии с номенклатурой. На обложках дел, сформированных из сложных документов, содержание, как правило, не раскрывается и лишь указываются разновидности документов, автор и даты.

С целью облегчения восприятия содержания как простого, так и сложного документа его текст следует разделить на смысловые части посредством рубрикации.

Рубрикация - выделение в тексте документа составных частей с помощью различных средств: заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов, графических выделений. Фрагмент текста документа может иметь разнообразные функции и размеры. Это могут быть главы, параграфы, разделы, части, блоки. Композиционная структура текста документа определяется размещением в его составе текстовых компонентов (7).

Размещение и оформление их компонентов текста документа традиционно осуществляется абзацным членением.

Традиционным способом внешнего выражения композиционной структуры является использование абзаца. Абзац – это часть текста между двумя отступами и сам отступ вправо на несколько знаков перед красной строкой. Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с абзаца.

Абзацное членение может быть выполнено несколькими способами.

1) В тексте документа» традиционным является выделение каждого абзаца при помощи красной строки (абзацного отступа).В этом случае абзац имеет ровный левый край (кроме первой строки) и неровный (ступенчатый) правый край. Такое оформление абзаца исторически сложилось под влиянием некомпьютерных технологий подготовки текстов с использованием различных видов пишущих машинок, а также характерно для рукописных документов.

2) Абзацы с выравниванием строк по правому краю имеют ровный правый край и неровный (ступенчатый) левый край. Такие абзацы могут быть использованы при оформлении реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» документа.

3) Абзацы с центрированием строк имеют одинаковые неровные края, поскольку каждая строка имеет свои одинаковые отступы от обеих границ листа. Такие абзацы обычно используются в заголовочной части документов, оформленных на бланках с продольным расположением реквизитов. Могут быть центрированы реквизиты «Заголовок документа», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», а также грифы утверждения и согласования.

4) Абзацы с одновременным выравниванием строк и с абзацным отступом первой строки получили достаточно широкое распространение, поскольку придают тексту эстетически выверенный вид и позволяют хорошо воспринимать документ в целом.

Выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк и позволяет максимально экономить рабочую площадь листа. Выравнивание строк абзаца по ширине характерно для текстовой части документа.

5) Все строки абзаца не имеют отступа с левой и правой сторон.

В таком случае указанием на абзац является неполная концевая строка или дополнительный интервал между абзацами.

Абзац является композиционным приемом, который используется для показа перехода от одной мысли к другой. Наличие абзацев подчеркивает структуру и внутреннюю логику документа. Деление на абзацы помогает легче воспринимать текст, так как в абзаце всегда содержится новая информация.

Объем абзацев зависит от информационного наполнения. Абзацем может выделяться одно предложение, чаще всего сложное по структуре и содержанию или имеющее особую коммуникативную нагрузку. Например:

Сообщаем, что обязательства по контракту от 00.00.200_ № ___ о поставке трех комплектов офисной мебели, Вами не выполняются.

Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

В сложных документах, помимо абзацного членения, используется также нумерация. При использовании нумерации следует помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

При нумерации абзацев используются арабские цифры. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например: 1, 1.1., 1.1.2.; 2., 2.2., 2.2.3. и т.д. Все знаки печатаются без пробелов. При этом пункты группируются по степени значимости: от наиболее существенных к второстепенным.

В сложных документа, а также в документах большого объема (многостраничных) возникает необходимость их деления на структурные элементы, каждый из которых отличается от других определенным смысловым содержанием.

При разработке структурной схемы сложных, многостраничных, документов (уставов, правил, инструкций и т.п.) текст разбивается на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и подпункты, которые, кроме словесного оформления, также нумеруются арабскими цифрами.

Для нумерационного обозначения частей сложного документа могут применяться следующие системы:

• сквозная по всему документу;

• пораздельная - внутри каждого вида компонента текста своя, новая нумерация, например: Глава 1; § 1; § 2; § 3 (между знаком § и последующей цифрой делается пробел);

• индексационная - у каждого заголовка ставят цифровой индекс, состоящий из индекса старшего по уровню заголовка и отделенного от него точкой порядкового номера данного заголовка, например: 3.4.2. означает § 2 главы 4 раздела 3;

• смешанная - сквозная с пораздельной, индексационная с пораздельной, индексационная со сквозной (8).

Эффективной формой рубрикации в этом случае является введение внутренних заголовков и подзаголовков. Эти средства не только обозначают границы между фрагментами, но и логически упорядочивают текст, несут значительную коммуникативную нагрузку, выражая в сжатой форме содержание соответствующего фрагмента.

Если письменный текст не разбит на обозначенные цифрами формулировки, в нем необходимо четкое абзацное членение, помогающее восприятию текста. В этих целях используются также графические (подчеркивания) и шрифтовые выделения, подзаголовки внутри текста. Облегчает восприятие текста употребление специальных текстовых скреп (во-первых, во-вторых, наконец, итак, следовательно, таким образом и др.).