- •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
- •Санкт-Петербург 2008 г.
- •Оглавление
- •1. Цель и задачи изучения дисциплины
- •2. Содержание дисциплины
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •3. Структура дисциплины
- •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
- •5. Источники и литература
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Опорный конспект лекции
- •13.1. История делопроизводства в России
- •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
- •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Опорный конспект лекции
- •14.1. Современная структура управления документацией в России
- •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
- •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
- •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
- •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
- •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
- •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
- •Управление делами приказ
- •Федеральная архивная служба россии
- •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
- •Комитет по содержанию жилищного фонда
- •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
- •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
- •Министерство труда и социального развития российской федерации
- •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
- •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
- •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
- •18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах
- •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
- •19.2. Рубрикация текста документа
- •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
- •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Опорный конспект лекции
- •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
- •1) По видам деятельности:
- •10) По стадиям создания:
- •11) По срокам хранения:
- •12) По функции управления:
- •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
- •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
- •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
- •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
- •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
- •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Опорный конспект лекции
- •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
- •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
- •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
- •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
- •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
- •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
- •00.00.200__ №
- •12.05.2008 № 26-Л/с
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Опорный конспект лекции
- •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
- •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
- •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
- •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
- •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 23. Документы личного характера
- •Опорный конспект лекции
- •23.1. Назначение и состав документов личного характера
- •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
- •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
- •Характеристика на __________________________________
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •5. Заключение
- •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
- •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
- •6. Темы курсовых работ по курсу
- •Оглавление
- •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
- •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
- •Часть 2. Основы делопроизводства»
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •9. Словарь основных терминов
19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
Унификация текстов управленческих документов - это организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в управленческой деятельности.
Унификация текстов документов позволяет решать следующие задачи:
упорядочить состав документов организации, фиксирующих однотипные управленческие ситуации;
сократить временные и интеллектуальные затраты на составление документов;
использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных и автоматизированных систем делопроизводства (9).
Унификация текстов документов заключается в построении единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца; в установлении единой композиционной структуры; в определении состава форм стандартных языковых формулировок.
Текст унифицированных документов оформляют в виде:
связного текста;
трафарета;
анкет;
таблиц;
соединения форм (композиция в виде связного текста, анкет, таблиц) (10).
Связный текст - это логически и грамматически связанная совокупность предложений, в которых слова используются с учетом их смысловой сочетаемости. Содержание связного текста не предполагает его деления на постоянную и переменную информацию. По форме изложения информации и выбору языковых средств связные тексты делятся на типовые и индивидуальные.
Существует несколько пониманий термина типовой текст. Одно из них связано с так называемой «болванкой» - неким универсальным текстом, минимальные изменения в котором, обусловленные частными, конкретными обстоятельствами. Текст-«болванка» дает возможность получить документ, соответствующий по своему внешнему виду, фактическому и языковому составу определенной коммуникативной ситуации. Часто универсальные болванки используются при написании рецензий, отзывов, рекомендаций.
Второе понимание термина «типовой текст» основано на наличии определенного текста-ориентира, текста-эталона, служащего образцом при составлении документов данного типа. Наиболее четко этот принцип понимания проявился в создании сравнительно большого количества пособий, содержащих тексты-образцы.
Типовой текст - проверенный практикой образец документа. Необходимо только изменить адресные и именные данные, содержание реквизитов в соответствии с конкретными обстоятельствами, по поводу которых составлялся документ. Остальной текст образца воспроизводится практически дословно.
Трафарет - заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной, которая необходима в данном документе. Трафареты («шаблоны») используются в компьютерных программах, предназначенных для набора текстов (текстовых редакторов).
Степень трафаретизации текста может быть различной. Она определяется соотношением между долями предварительно внесенных фрагментов и заполняемых по ходу составления индивидуального документа.
Формализация документа, обеспечиваемая его построением по типу трафарета, решает различные вопросы, относящиеся к разным аспектам:
трафаретный принцип построения конкретизирует композиционно-смысловую структуру документа;
трафарет существенно упрощает работу с документом, в особенности для людей, которые недостаточно компетентны в вопросах делопроизводства;
трафаретный текст предупреждает возможность пропуска важных частей информации;
от степени формализации зависит приспособленность к алгоритмической обработке документов вплоть до автоматизации этого процесса;
применение трафаретных текстов позволяет увеличить производительность труда исполнителей, повысить оперативность работ в сфере управления;
трафаретный текст, обеспечивая точность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление документов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Время на написание текста и, его редактирование сокращается более чем в 3 раза. Если на написание обычного письма затрачивается 15-20 минут, то на заполнение трафарета не более 3-8 минут.
Трафаретные тексты особенно удобны в том случае, когда однотипные документы предназначены для рассылки многим адресатам. Например: письмо-приглашение на конференцию, письмо-напоминание о задержке оплаты и т.п. Трафареты используются и в приказах при оформлении на работу, увольнении и пр.
Разработанные проекты трафаретных документов представляются в структурные подразделения для согласования. При этом они корректируются с участием сотрудников подразделения, так как могут содержать специфические профессиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, который утверждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках представлен в двух экземплярах: первый - трафаретный бланк, второй - заполненный образец. Сборник снабжается рекомендациями по организации и внедрению трафаретных текстов.
Сборники рассылаются во все структурные подразделения, где определяется необходимый тираж каждого документа, исходя из месячной потребности. После определения тиража, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подразделения и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.
Анкеты - опросные листы для получения определенных сведений. Постоянная информация в анкете строго определена, сформулирована. Анкетные документы строятся по принципу диалога, а сам диалог имеет формат «вопрос-ответ». При этом вопрос не всегда может быть построен как традиционное вопросительное предложение, а ответ может быть подготовлен «подсказками» (предложен в списке возможных с точки зрения составителя анкеты вариантов ответов)или словами «да – нет».
Таблица - понятийная матрица, устанавливающая смысловые отношения между двумя или более системами данных. В связи с организацией таблиц и способами размещения в них материала вводятся понятия столбцы и строки. Столбцы (иногда их же называют колонками) - элементы таблицы, ограничиваемые вертикальными линиями или создаваемые вертикально расположенными фрагментами материала документа; строки - элементы таблицы, образуемые горизонтальными линиями или горизонтально расположенным материалом документа. В таблицах отсутствует повтор материала, элементы текста в них имеют назывной характер, рубрикация в виде подзаголовков вынесена в боковик (левая часть таблицы) и головку (верхняя часть таблицы).
В настоящее время большая часть документов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Индивидуальные документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако, несмотря на многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапазон производственных ситуаций, дающий повод для их составления, сравнительно ограничен. Большое количество документов, создающихся при однотипности производственных ситуаций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов.
Стандартизация текста документов обусловлена тем, что практически все они составляются по готовым образцам - шаблону, то есть по определенным законам. Поэтому выбор языковых средств, используемых в текстах официальных документов, также ограничен. Стандартизация языковых средств заключается в использование языковых формул (11).
Языковые формулы – устойчивые обороты, словосочетания, модели предложений, отобранные в результате многолетней практики; термины, принятые сокращения, условные обозначения единиц измерения, предусмотренные государственными стандартами.
Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:
в гapaнтийнoм пиcьмe -Гарантируем возврат кредита в сумме .... до ...; Оплату гарантируем. Наш расчетный счет... ;
в письме-претензии или в письме-напоминании - ... в противном случае будем вынуждены обратиться в арбитражный суд; ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции;
в распорядительном документе - Контроль за исполнением приказа возложить на ... .
Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют не только процесс составления документов, но и его восприятие. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов. Внимание адресата акцентируется на актуальной информации:
без уважительной причины (+ действие, субъект);
вступает в законную силу (+ что, когда);
единовременное пособие (+ кому, сколько, какое);
обжалованию не подлежит (+ что).
Широко используются в деловой речи устойчивые формулы, представляющие словосочетания и предложения:
Сообщаем, что в период с... по ...
Сообщаем, что по состоянию на ...
Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
Просим Вас рассмотреть вопрос о ...
Просим изыскать возможность ...
Принимая во внимание, что ..., просим ...
Стандартные выражения используются при передаче информации различного характера. Например:
Содержание информации |
Стандартные формулировки |
Предупреждение: |
по истечении срока... в противном случае... в случае невыполнения долговых обязательств... |
Мотивация, цель:
|
в порядке, предусмотренном статьей... в порядке оказания технической помощи... в порядке исключения... в целях совершенствования... во избежание случаев нарушения... с целью ознакомления... |
Ссылки: |
в соответствии с устной договоренностью... согласно постановлению правительства... согласно Вашей просьбе... ссылаясь на Ваше письмо... на основании распоряжения... |
Причина |
по причине задержки... в связи с производственной необходимостью... ввиду задержки получения груза... вследствие изменения цен... |