14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству

Большую роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны сыграла Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 г. ЕГСД была введена в 1974 г. и имела рекомендательный характер.

Основные положения ЕГСД - это комплекс правил, регламентирующих организацию делопроизводства на предприятиях, в учреждениях, организациях. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которая распространялась только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами. Таким образом, впервые была создана единая инструкция по делопроизводству, носившая общегосударственный характер.

Внедрение электронно-вычислительной техники в управление потребовало переработки основных положений ЕГСД с учетом изменения технологии составления и обработки документов. В 1988 г. Главархив СССР утвердил ее вторую редакцию, которая получила название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

В 1991 году была введена «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», в которой были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях (4). В течение многих лет ГСДОУ была одним из основных нормативных документов по делопроизводству всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий.

В разделах ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов к сдаче в архив; организация хранения документов.

Положения ГСДОУ легли в основу Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Инструкции и методические документытакже имеют обязательный характер, но содержат либо требования, дополняющие конкретные стандарты, например, РД 50-613-86 «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”», либо описание отдельных технологий работы с документами, например, РД 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418, содержит основные правила документирования и работы с документами.

Целями Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб ДОУ, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. Инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться службы ДОУ любой организации любой формы собственности.

Типовая инструкция может быть положена в основу при разработке индивидуальной инструкции по делопроизводству конкретной организации (5).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

• схемы документопотоков;

• оттиски печатей и штампов;

• образцы бланков;

• образцы заполнения форм документов;

• перечни контролируемых документов;

• формы номенклатуры дел и др.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения введен Росархивом в 2000 году. Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. В настоящее время его содержание в определенной степени устарело, поскольку в перечне не отражены изменения законодательства и не указаны многие виды документов, появившихся в последние годы.

Одним из существенных недостатков нормативно-методической базы в области ДОУ является ее ориентирование преимущественно на государственные (бюджетные) структуры и на организационно-распорядительные документы. Так, бухгалтерские, статистические, банковские и другие документы юридически не подпадают под действие стандарта по оформлению ОРД, хотя все документы должны оформляться по принципиально единым стандартам.

До сих пор не издан федеральный закон «О документационном обеспечении управления», который стал бы обязательным для исполнения всеми юридическими и физическими лицами.