19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» - это обозначение краткого содержания документа.

Все организационно-распорядительные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148Х210), извещения, телеграммы и телефонограммы.

В ответных письмах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа, а также в информационных и некоторых других письмах заголовок является обязательным реквизитом.

Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа, поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного составления документа.

Заголовок формулируется составителем документа. Оформление заголовка связано с соблюдением целого ряда требований:

1) В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например:

Приказ -о чем ипо чему? Инструкция -по чему? ио чем? Должностная инструкция-кого? Положение-о чем? Протокол-чего? Договор -о чем?; на что?; чего? Акт -о чем? ичего?

о приеме на работу; по личному составу по делопроизводству; о порядке формирования дел секретаря-референта; инспектора отдела кадров о бухгалтерии; о порядке проведения аттестации собрания, заседания, совещания о сотрудничестве; на расчетно-кассовое обслуживание, поручительства о списании; приема-передачи; инвентаризации

2) Заголовок внутренних документов располагают ниже реквизита «Дата документа» непосредственно перед текстом. Заголовок служебного письма располагают ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 28 знаков в одной строке (но не более 5 строк). Если объем заголовка превышает пять строк, то его допускается продлевать до границы правого поля. Все строки реквизита печатаются через один интервал. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначается ограничительными отметками. В бланках с продольным расположением реквизитов заголовок печатают вдоль всей строки листа с центрированием (12).

3) Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку. Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится.

4) Ели в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность илиО командировании. Заголовок сложного приказа, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом:По личному составу.

5) Если заголовок начинается с предлога О/Об(с заглавной буквы), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие:О лицензировании ..., О поставке ..., О реорганизации .., О создании, Об обеспечении ...и т.п. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие.О предоставлении земельного участка обществу «Петрозем».

6) Не следует начинать заголовок словами типа Касательно ..., По вопросу ..., По делу ... , Ответ на письмои т.п.

7) Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица без указания его должности и характера предписываемого действия. Например: О Петрове В. В.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»- проставляется в документе, текст которого поясняется или дополняется документом-приложением.

В состав отметки входят слово «приложение» и название документов-приложений с указанием по каждому из них количества листов и экземпляров.

Слово Приложениепечатается с заглавной буквы от границы левого поля через три межстрочных интервала от текста. После словаПриложение(всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним, без кавычек, печатается название документа-приложения. Наименование прилагаемого документа начинается со строчной буквы, если оно не является именем собственным.

Оформление реквизита может иметь несколько вариантов.

1) Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения оформляется по сокращенной форме. Если экземпляров документа-приложения больше одного, дается указание на их количество.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают.

2) Если в тексте отсутствует наименование прилагаемого документа, то в отметке о приложении указывают его наименование.

Приложение: Инструкция по делопроизводству на 10 л.

3) Если в отметке указывается несколько документов-приложений, то они нумеруются арабскими цифрами и отделяются друг от друга 1 - 1,5 межстрочным интервалом. Все строки в отметке о наличии приложения выравнивают по левой вертикальной линии, проходящей после окончания слова «Приложение».

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Приложение: 1. копия свидетельства о рождении

2. медицинская справка

4) При большом количестве приложений на них составляется опись и на неё делается ссылка в отметке о наличии приложения.

Приложение: согласно описи на 5 л.

5) Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31 марта 2007 г. № 17 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе-приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, о грифе ограничения доступа к документу-приложению, о номере его экземпляра и некоторые другие.

Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес

Приложение: кн., инв.№43, экз. №75 ДСП