14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должны осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения до отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена следующими документами:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы, распоряжения Президента Российской Федерации в сфере информации и документации;

• постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

• законодательные акты субъектов Российской Федерации, на территории которых действует организация;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

• государственные и международные стандарты на документы;

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.

Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются. Федеральное законодательство в области ДОУ в настоящее время не может рассматриваться как комплексное регламентирование норм работы с документами, особенно в негосударственных и коммерческих организациях.

Конституция Российской Федерации является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ:

• Президент РФ издает указы и распоряжения.

• Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ.

• Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам.

В соответствии со ст. 115. Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются: граждане, юридические лица, Российская Федерация, субъекты РФ, муниципальные образования.

Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения и расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п.

Кодекс содержит положения о возможности использования электронной цифровой подписи при совершении сделок, а также заключения договора путем обмена документами при помощи электронной связи, если при этом имеется возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Большая часть Трудового кодекса Российской Федерации посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, расторжение трудового контракта и др.).

В соответствии с Трудовым кодексом в каждой организации обязательно должны создавать такие локальные документы, как: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др.

Уголовный кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования. Кодекс предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях относит к числу правонарушений несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Ответственность за сохранность архивных материалов и обеспечение в помещении архива требований к условиям хранения документов возлагается на руководителя организации.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 9 июля 2002 г.) устанавливает Государственный герб РФ, его описание и регламентирует порядок его использования на бланках документов высших органов государственной власти.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. (отменен 1 июля 2003 г.).

Закон «О техническом регулировании» определяет порядок принятия и применения стандартов. В законе изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь закреплен принцип добровольного применения стандартов. Закон определяет стандарт как документ, в котором в целях его добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продуктов, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

В Федеральном законе «О техническом регулировании» на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство, распространение и обеспечение защиты информации, а также при применении информационных технологий.

Закон определяет базовые термины в области ДОУ и в сфере использования современных автоматизированных технологий при работе с документной информацией:

• информация- сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;

• документированная информация- зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

• электронное сообщение- информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

• обладатель информации- лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации.

Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, муниципальное образование.

Закон устанавливает принципы, по которым осуществляется правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, устанавливаются в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию:

• в деятельности по ведению делопроизводства в органах государственной власти, иных государственных органах и органах местного самоуправления, а также в организациях всех форм собственности;

• в наименованиях органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности;

• во взаимоотношениях органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, общественных объединений и граждан;

• при оформлении документов, удостоверяющих личность (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации), изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформления документов об образовании и т.д.;

• при оформлении адресов отправителей и получателей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, почтовых переводов денежных средств;

• в рекламе.

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (с изм. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11 декабря, 24 декабря 2002 г.) устанавливает понятие «товарный знак», виды товарных знаков, порядок регистрации товарных знаков, порядок использования товарного знака на официальных бланках.