- •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
- •Санкт-Петербург 2008 г.
- •Оглавление
- •1. Цель и задачи изучения дисциплины
- •2. Содержание дисциплины
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •3. Структура дисциплины
- •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
- •5. Источники и литература
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Опорный конспект лекции
- •13.1. История делопроизводства в России
- •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
- •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Опорный конспект лекции
- •14.1. Современная структура управления документацией в России
- •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
- •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
- •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
- •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
- •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
- •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
- •Управление делами приказ
- •Федеральная архивная служба россии
- •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
- •Комитет по содержанию жилищного фонда
- •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
- •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
- •Министерство труда и социального развития российской федерации
- •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
- •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
- •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
- •18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах
- •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
- •19.2. Рубрикация текста документа
- •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
- •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Опорный конспект лекции
- •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
- •1) По видам деятельности:
- •10) По стадиям создания:
- •11) По срокам хранения:
- •12) По функции управления:
- •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
- •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
- •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
- •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
- •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
- •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Опорный конспект лекции
- •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
- •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
- •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
- •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
- •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
- •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
- •00.00.200__ №
- •12.05.2008 № 26-Л/с
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Опорный конспект лекции
- •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
- •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
- •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
- •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
- •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 23. Документы личного характера
- •Опорный конспект лекции
- •23.1. Назначение и состав документов личного характера
- •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
- •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
- •Характеристика на __________________________________
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •5. Заключение
- •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
- •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
- •6. Темы курсовых работ по курсу
- •Оглавление
- •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
- •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
- •Часть 2. Основы делопроизводства»
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •9. Словарь основных терминов
21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей (преамбулы) ираспорядительной.Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость издания документа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка.
Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения (6).
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая имеет долженствующе-предписывающий характер.
Преамбула заканчивается, а основная часть текста начинается с ключевого распорядительного слова:
в постановлении - постановляет (постановил, постановила, постановило);
в решении -решает (решил, решила, решило);
в распоряжении, указании - предлагаю, обязываю;
в приказе - приказываю (приказываем).
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста:
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю).
В распорядительных документах коллегиальных органов управления текст излагают от третьего лица единственного числа настоящего времени (постановляет, решает) или в форме прошедшего времени (постановил, решил) (7).
Слова постановляет (ПОСТАНОВИЛ), решает (РЕШИЛ), предлагаю, приказываю (ПРИКАЗЫВАЮ)и др. располагаются отдельной строкой сразу от границы левого поля или по центру, печатаются прописными буквами или строчными в разрядку (допускается печатать полужирным шрифтом). Таким образом они отделяют преамбулу от распорядительной части. После этих слов ставится двоеточие.
Затем с красной строки следует текст распорядительной части. К этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, активизировать, обратить вниманиеи т.д. (сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна).
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт строится по схеме:
что сделать (предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - подготовить, зачислить, организовать, обеспечить, разработать и т.д.);
кому сделать (в дательном падеже указываются исполнитель - организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, конструкторскому бюро, главному инженеру Степанову А.Р. Можно указывать исполнителя и обобщенно, например, директорам заводов, руководителям архивов).
к какому сроку (срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности) (8).
Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Различают два типа контроля:
контроль по существу,
контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу решения вопроса находится в компетенции руководителя учреждения, который проверяет общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Поэтому последний пункт о возложении контроля за исполнением документа не требуется. Распространенная в делопроизводственной практике формулировка Контроль за исполнением приказа оставляю за собой (возлагаю на себя) избыточна по содержанию и ошибочна по грамматической форме: в тексте распорядительного документа уже есть глагол в форме первого лица настоящего времени, который не может сочетаться в составном сказуемом с другим глаголом в той же форме приказываю: .... возлагаю.
Контроль по существу может быть возложен руководителем на специально уполномоченное лицо или специалиста аппарата управления. В этом случает последний пункт распорядительного документа составляется так же, как и предыдущие (только без указания срока).: Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя по хозяйственной части Самойлова М.М. (9)
Контроль за сроками исполненияведет служба ДОУ, а в небольшой организации, фирме - секретарь.
Распорядительные документы могут иметь приложения, однако отметка о наличии приложения как реквизит не оформляется. Указание о наличии приложения оформляется двумя способами:
1) если к распорядительному документу имеется одно приложение, то, как правило, ссылка на него включается в формулировку пункта: Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству;
2) если приложений несколько, то в соответствующих пунктах текста - в скобках пишется: (Приложение № 1), (Приложение № 2). Знак № может отсутствовать (10).
В самом прилагаемом документе на первом листе в правом верхнем углу пишут слово Приложениес указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Приложение к приказу директора института от 22.09.2008 № 75 |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к распоряжению губернатора Санкт-Петербурга от 13.02.2008 № 32-р |
| |
|
|
Обязательным реквизитом распорядительного документа является заголовок, в котором чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок, как правило, начинается с предлога О (Об)и формулируется при помощи отглагольных существительных (например,Об утверждении..., О введении..., О создании...)или существительных, указывающих на предмет (например,Об итогах...,О мерах...).
Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации, например, унифицированная форма приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) и т.п.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят:
Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации, товарный знак/знак обслуживания);
наименование организации - автора документа,
наименование вида документа,
дата документа,
регистрационный номер документа,
место издания или составления (при необходимости),
заголовок к тексту,
текст,
подпись (подписи).