- •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
- •Санкт-Петербург 2008 г.
- •Оглавление
- •1. Цель и задачи изучения дисциплины
- •2. Содержание дисциплины
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •3. Структура дисциплины
- •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
- •5. Источники и литература
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Опорный конспект лекции
- •13.1. История делопроизводства в России
- •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
- •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Опорный конспект лекции
- •14.1. Современная структура управления документацией в России
- •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
- •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
- •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
- •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
- •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
- •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
- •Управление делами приказ
- •Федеральная архивная служба россии
- •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
- •Комитет по содержанию жилищного фонда
- •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
- •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
- •Министерство труда и социального развития российской федерации
- •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
- •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
- •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
- •18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах
- •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
- •19.2. Рубрикация текста документа
- •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
- •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Опорный конспект лекции
- •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
- •1) По видам деятельности:
- •10) По стадиям создания:
- •11) По срокам хранения:
- •12) По функции управления:
- •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
- •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
- •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
- •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
- •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
- •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Опорный конспект лекции
- •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
- •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
- •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
- •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
- •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
- •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
- •00.00.200__ №
- •12.05.2008 № 26-Л/с
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Опорный конспект лекции
- •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
- •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
- •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
- •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
- •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 23. Документы личного характера
- •Опорный конспект лекции
- •23.1. Назначение и состав документов личного характера
- •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
- •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
- •Характеристика на __________________________________
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •5. Заключение
- •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
- •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
- •6. Темы курсовых работ по курсу
- •Оглавление
- •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
- •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
- •Часть 2. Основы делопроизводства»
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •9. Словарь основных терминов
17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
Реквизит 11 «Дата документа» - обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко.
Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится. Например, дату 7 января 2008 г. следует оформить так: 07.01.2008. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима (7).
При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и сокращение слова «год» - г.: 07 января 2008 г.
Дата письма указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», ОГРН, ИНН/КПП от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.
Место для проставления даты документа обозначено, как правило, в бланке документа. Дата всегда предшествуетрегистрационному номеру документа.
ул. Пушкарская, д. 18, оф. 18
Санкт-Петербург, 1960790
тел/факс 234-30-29, 234-22-50
E-mail: TRILONI @vesso/spb/ru/
ОКПО ОКУД
ОГРН 1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789
05.09.2008 № 162
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа»- условное, как правило, цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними.
Регистрационный номер проставляется от руки или машинописным способом справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы.
Порядковый номер проставляется в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью, в учебных заведениях - в течение учебного года.
По усмотрению организации цифровой номер может дополняться буквами: № 15-р (распоряжение), № 12-л/с (приказ по личному составу).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: № 606/209/453.
Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в ответных письмах. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются.
На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На № (затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлогот(после которого указывается дата). Например: На № 3-11/813 от 11.08.2008.
Реквизит 15 «Адресат» - обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.
Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа на расстоянии 40 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата - через 1,5 - 2 межстрочных интервала.
Каждая составная часть реквизита начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится.
Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ.
1) При адресовании документа конкретному должностному лицу, кроме руководителей предприятия или их заместителей, элементы адресата располагаются в следующей последовательности:
наименование предприятия-получателя в именительном падеже;
наименование должности в дательном падеже;
инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже.
Наименование должности пишется полностью, без сокращений. Инициалы указываются перед фамилией.
Перед фамилией должностного лица, которому направляется документ, при необходимости допускается указывать его ученую степень, звания. Сокращения типа т. (тов.), гр., г-ну, г-жепри оформлении реквизита «Адресат» использовать не рекомендуется.
При названии организации не рекомендуется использовать сокращения, условные символы или какие-либо знаки вместо полного их наименования, кроме общепринятых, например: АОО, АОЗТ, УВД, Ленгазтеплострой, НИИ, ЗАО, ТОО и др.
АОЗТ «Русские самоцветы»
Начальнику отдела делопроизводства
М.И. Косареву
2) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже.
Директору концерна ЗАО «Русь» М.Б. Антонову |
Первому заместителю директора муниципального предприятия пансионата «Сосновая поляна» Д.В. Васильеву (8) |
3) Если документ адресуется на имя организации или структурного подразделения, то эти наименования ставятся в именительном падеже.
Правительство Ленинградской области Отдел обращений и заявлений граждан |
Завод «Арсенал» Отдел снабжения и сбыта |
При адресовании документа в организацию почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации.
Законодательное собрание Санкт-Петербурга
Исаакиевская пл., 6 Санкт-Петербург, 190107
|
Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству
ул. Караванная, д. 9 Санкт-Петербург, 191011
|
Почтовый адрес не проставляют на письмах, адресованных в правительственные организации или постоянным корреспондентам.
4) Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно в форме множественного числа: названия организаций - в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном падеже.
Администрации районов Ленинградской области |
Директорам школ г. Вологды |
5) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Они указываются в документе (один под другим), через два интервала. При бОльшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.
6) При адресовании служебного письма физическому лицу вначале указывают его фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес.
Шаповаловой О.П.
Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2
Санкт-Петербург, 195197 (9)
Элементы адресата располагают флаговым способом - выравнивают строчки по левой стороне. Выравнивание строк по правой стороне не рекомендуется.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Реквизит 16 «Гриф утверждения» является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно.В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п. (10)
Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу:
утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа;
утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом) (11).
1) При утверждении документа должностным лицом гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (перед датой предлог от не ставится).
|
УТВЕРЖДАЮ Директор ТОО «Квант»
Личная подпись Р.В. Якушин 18. 07. 2008 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять документы не на бланке, а на чистых листах бумаги.
В грифе утверждения документа должны указываться наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически утвердившего документ. Внесение изменений в сведения о лице, фактически утвердившем документ, в заранее оформленный гриф утверждения производится так же, как и в реквизите «Подпись» (См.)
2) При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например:
акт, устав, регламент - УТВЕРЖДЕН,
инструкция - УТВЕРЖДЕНА,
положение, штатное расписание - УТВЕРЖДЕНО,
правила - УТВЕРЖДЕНЫ (12).
Элементы реквизита располагают флаговым способом (выравнивают по левой стороне) или центрируют каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 15.08.2007 № 15 |
УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 01.08.2007 № 26 |
Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после слова. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом, перед датой необходим предлог от.
Реквизит 17 «Резолюция»оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата резолюции.
Васильевой Е. В.
Прошу рассмотреть
и дать свои предложения
к 20.02.2008
Личная подпись
10.02.2008
Если исполнителей несколько, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция проставляется обычно от руки в правой верхней части листа (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника документа.
Многие руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его к документу. Это придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, плохо обеспечивает сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).
Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями:
1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому.
2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам.
Решите вопрос положительно |
Согласен. Для исполнения |
3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть; Для решения; На рассмотрениеи т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.
4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.
Разработать концепцию и лично доложить мне 13.02.2008 |
Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия ресурсов. Срок исполнения - 16.03.2008 |
5) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Реквизит 19 «Отметка о контроле»проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу бланка. Отметку проставляют от руки цветным карандашом или фломастером (буква К) или соответствующим штампом (слово Контроль) (13).Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом.