- •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
- •Санкт-Петербург 2008 г.
- •Оглавление
- •1. Цель и задачи изучения дисциплины
- •2. Содержание дисциплины
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •3. Структура дисциплины
- •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
- •5. Источники и литература
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Опорный конспект лекции
- •13.1. История делопроизводства в России
- •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
- •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Опорный конспект лекции
- •14.1. Современная структура управления документацией в России
- •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
- •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
- •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
- •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
- •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
- •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
- •Управление делами приказ
- •Федеральная архивная служба россии
- •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
- •Комитет по содержанию жилищного фонда
- •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
- •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
- •Министерство труда и социального развития российской федерации
- •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
- •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
- •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
- •18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах
- •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
- •19.2. Рубрикация текста документа
- •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
- •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Опорный конспект лекции
- •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
- •1) По видам деятельности:
- •10) По стадиям создания:
- •11) По срокам хранения:
- •12) По функции управления:
- •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
- •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
- •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
- •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
- •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
- •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Опорный конспект лекции
- •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
- •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
- •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
- •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
- •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
- •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
- •00.00.200__ №
- •12.05.2008 № 26-Л/с
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Опорный конспект лекции
- •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
- •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
- •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
- •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
- •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 23. Документы личного характера
- •Опорный конспект лекции
- •23.1. Назначение и состав документов личного характера
- •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
- •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
- •Характеристика на __________________________________
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •5. Заключение
- •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
- •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
- •6. Темы курсовых работ по курсу
- •Оглавление
- •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
- •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
- •Часть 2. Основы делопроизводства»
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •9. Словарь основных терминов
17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1, ст. 5021).
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона».
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации; на бланках с продольным расположением реквизитов в центре верхнего поля; на бланках с угловым расположением реквизитов - на левой стороне верхнего поля.
Изображение герба на бланке документа не должно превышать 20 мм в диаметре.
Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации так же, как и Государственный герб Российской Федерации, располагается на верхнем поле над наименованием организации.
Как правило, помещать изображение герба субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организации их подчинения.
Свою собственную символику, в том числе и герб субъекта РФ, могут иметь и муниципальные образования, если это предусмотрено законодательством субъекта РФ. Изображение Государственного герба РФ на бланках документов муниципальных образований является нарушением действующего законодательства.
Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленных в законодательстве Российской Федерации и субъекта РФ.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»помещают на бланках в соответствии с уставом организации (положением об организации).
Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы,утвержденные указами Президента РФ (эмблема Вооруженных Сил РФ, органов пограничной службы и пограничных войск, организаций федеральной почтовой связи, федеральных органов налоговой полиции, Федеральной службы охраны РФ, Министерства внутренних дел РФ и др.).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Товарный знак (знак обслуживания)изображается на бланках негосударственных организаций с соблюдением требований закона РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изменениями, внесенными Федеральными законами от 27.12. 2000 №150-ФЗ, от 30.12.2001 № 194- ФЗ, от 24.12.2002 №.176-ФЗ).
Согласно Закону товарный знак и знак обслуживания являются обозначениями, служащими для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) рекомендуется разместить на одном уровне с наименованием организации, с левой стороны, так как восприятие письменного текста у европейца имеет направленность слева направо, поэтому наиболее важная информация должна располагаться именно в этой зоне. Товарный знак может быть расположен и на верхнем поле над наименованием организации и даже разделять посередине наименование организации, если оно дано на двух языках. Неудачным является размещение этого реквизита с правой стороны по отношению к наименованию организации (1).
Диаметр изображения эмблемы, товарного знака не ограничен строгими рамками. Однако следует придерживаться размеров, которые соблюдаются при изображении государственного герба.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть изображен в любом цвете или в цветовом сочетании.
Иногда для идентификации организации используют логотип- оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы.
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА
Электрика Радио Навигация И Связь
__________________________________________________________________________
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОПТОВОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
"Ф А Р М А Ц И Я"
|
|
Товарный знак, даже если он включает в свой состав наименование организации (как правило, сокращенное) не заменяет собой соответствующий реквизит.
Реквизит 04 «Код организации»проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
В служебных письмах реквизит размещается в составе справочных сведений; в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне: ОКПО 02842708.
Реквизит 05«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставление содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №438.
Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код: ОГРН 1027700380795.
Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это цифровой номер налогоплательщика (ИНН), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Для организаций – десятизначный цифровой код, для физического лица – двенадцатизначный.
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится КПП – код причины постановки на учет, который состоит из девяти знаков – цифр: ИНН/КПП 7708033140/771001001.
Реквизиты ОГРН юридического лица и ИНН/КПП указываются только в составе справочных данных в бланках для письма.
Реквизит 07«Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Код формы документа, как правило, проставляется во внутренних документах, а в бланке для письма указывается по необходимости, в составе справочных данных об организации, после ОКПО, например, код письма с сообщением о ликвидации организации (предприятия) - 02131019.
Реквизит 08 «Наименование организации»- один из наиболее важных и обязательных в бланке документов любой организации, является обозначением автора документа.
Авторами служебных (официальных) документов являются учреждения, организации, предприятия.
Подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Например, письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является завод.
В соответствии со стандартом наименование организации на бланке дается в двух вариантах: полное и сокращенное в виде аббревиатуры, если оно официально закреплено.
Наименование организации указывается на бланке, как правило, без кавычек, за исключением случаев, когда оно является именем собственным: АОЗТ «Русский дом».
Этот реквизит может включать в свой состав следующие элементы:
сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей инстанции (министерства, ведомства, консорциума и т.п.), если она имеется;
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);
собственное индивидуальное наименование организации (предприятия, фирмы, комиссии и т.д.);
наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения, должностного лица (если они являются авторами документа).
Все наименования указываются в именительном падеже (точка в конце наименования не ставится). Не принято отделять чертой отдельные элементы реквизита друг от друга и от последующих реквизитов – справочных данных, даты и пр.
Возможно использование полужирного шрифта для выделения одного из элементов реквизита, указывающего непосредственно на автора документа. Реквизит допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков) наименования организации.
Наименование вышестоящей инстанции(полное или сокращенное) указывается лишь в бланках тех предприятий и организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывают не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то предпочтение отдается наименованию местных органов. Эту часть реквизита, как правило, печатают более мелким шрифтом по сравнению с наименованием непосредственно автора документа.
Российская Федерация Министерство науки, высшей школы и технической документации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
|
|
Министерство финансов Российской Федерации
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ |
В бланках коммерческих организаций наименованием вышестоящей организации является наименование консорциума или промышленно-финансовой группы, в систему которой входит данная организация.
ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «ЦЕНТР» |
Общество с ограниченной ответственностью «РУСБАРТЕР» |
Индивидуальное наименование организации– автора документа предполагает представление её в двух вариантах: полном, а под ним - в сокращенном (в скобках), если это сокращенное наименование закреплено в учредительных документах.
Для внутренних документов достаточно указать наименование организации без уточнения ее подведомственности.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минтруд России) |
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) |
Организации, осуществляющие внешнеэкономические связи, для переписки с зарубежными корреспондентами могут использовать либо обычный бланк письма на русском языке, либо специальный бланк на двух языках - русском и одном из иностранных, если наименование на иностранном языке закреплено в учредительных документах. Такие бланки недопустимо использовать для ведения переписки внутри страны.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Наименование на национальном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе (Положении об организации).
Наименование организации, воспроизведенное на национальном или иностранном языке, помещается ниже наименования на русском языке, либо на одном уровне с ним с правой стороны.
ЗАО «Торговый Дом Бородино» Санкт-Петербурга
|
SAINT-PETERBURG JSC «Trade House BORODINO»
|
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделенияпроставляют в том случае, если оно является непосредственным автором документа, и располагают ниже наименования организации.
МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА Отдел приема и обустройства вынужденных мигрантов (2)
|
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Эта часть реквизита помещается после наименования организации.