2.2. Документация кассовых операций

Основанием для отражения в б.у. наличных денежных средств служат первичные документы.

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами. В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

1) приходный кассовый ордер – ф № КО-1. Используется для оформления операций по поступлению ден. средств в кассу.

2) расходный кассовый ордер – ф № КО-2. Ипользуется для оформления операций по выдаче наличных денежных средств из кассы.

3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых объектов – ф № КО-3. Используется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

4) кассовая книга – ф № КО-4. Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денежных средств из кассы.

5) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – ф № КО-5. Применяется для учета денег, выданных кассиром другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Наличные денежные средства принимаются в кассу по ПКО, которые выписываются бухгалтерией в одном экземпляре и подписывается уполномоченным лицом. В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к ПКО, которая выдается вносящему деньги, или прикладывается к выписке банка при поступлении денег с р/с. Квитанция также подписывается главбухом или уполномоченным лицом. Лицо, которое вносит наличные, представляет в бухгалтерию сопроводительные документы, а также доверенность, если деньги вносятся от имени юридического лица. В ПКО указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые документы. Кассир приходует наличные денежные средства, подписывая ПКО и все документы, которые приложены к ПКО. Затем гасит штампом «Получено» с указанием даты. На ПКО ставится печать.

Наличные денежные средства выдаются из кассы по РКО, который выписывается в бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главбухом и руководителем. Для выдачи наличных необходимо разрешение руководителя, которое оформляется в виде распоряжения, приказа, разрешающей подписи руководителя на заявлении. Если на прилагающихся к РКО документах есть разрешающая подпись руководителя, то его подпись на РКО не обязательна. При получении денежных средств физическое лицо обязано предъявить документ, удостоверяющий личность. Получатель заполняет расписку о получении денежных средств. В РКО указывается основание для выдачи денежных средств и перечисляются все прилагаемые документы. Они погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты. Кассир может выдать деньги только лицу, которое указано в РКО. Если деньги выдаются по доверенности, то, после ФИО получателя, указывается ФИО лица, которому доверено получить деньги. Доверенность прилагается к РКО. Выдача денег по РКО может производиться только в день составления.

При выдаче з/п, стипендии, пособий и т.д., основанием для выплаты является:

- расчетная ведомость;

- платежная ведомость.

На ведомости должна быть разрешительная подпись руководителя с указанием суммы прописью. Если в течение трех рабочих дней не получены деньги, то напротив фамилии ставиться штамп «депонирование» и составляется реестр депонированных сумм. Затем на всю сумму, выданную по ведомости, составляется один РКО.

Исправления и помарки в кассовых ордерах не допускаются.

Все ПКО и РКО, до передачи в кассу, должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Кассовые ордера нумеруются в арифметической последовательности с начала года (отдельно регистрируется ПКО и отдельно РКО). Журнал контролирует целевое назначение полученных и выданных денежных средств. В нем указывается основание получения (выдачи) денежных средств, сумма полученных (выданных) денежных средств, кто получил, кому выдано.

Все факты поступления и выдачи денежных средств из кассы отражаются в Кассовой книге, которая составляется на основе приходных и расходных документов. Это реестр аналитического учета денежных средств. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, отпечатана. Записи ведутся под копирку в двух экземплярах. Ошибки исправляются корректурным способом. Кассовая книга имеет две части: приходную и расходную. В конце дня кассир подсчитывает итоги прихода и расхода и определяет остаток денежных средств на конец дня. Вторая часть является отрывной и представляет собой отчетность кассира. Этот отчет в конце дня передается в бухгалтерию со всеми приложенными документами. Бухгалтер проверяет отчет и все приложенные документы и подписывает отчет. На основании отчетности кассира делаются записи в учетные регистры. Для этого против каждой сумы в отчетности проставляется корреспондирующий счет.

Допускается вести кассовую книгу автоматизированным способом. В этом случае формируются две машинограммы. Одна называется «вкладной лист кассовой книги», вторая – «отчет кассира». Они включают все реквизиты Кассовой книги. Нумерация листов производится автоматически с начала года. По окончании года вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписью главного бухгалтера и руководителя, и книга опечатывается.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – это Форма КО-5. Она используется на предприятиях, которые имеют большое количество подразделений, обслуживающихся центральной кассой. Главный кассир выдает доверенному лицу (раздатчику) денежные средства для выплаты з/п, пособий и т.д. Выдача и возврат денежных средств оформляется в этой книге и подписывается.

Если предприятие использует ККМ, то на каждую машину открывается журнал «Кассира-операциониста. В журнале ведется учет денежных средств,поступивших от покупателей. В конце рабочего дня денежные средства из операционной кассы сдаются в главную кассу по ПКО.