10.4. Учет хозяйственных расходов

Наличные денежные средства могут выдаваться на хозяйственные расходы (приобретение материальных ценностей, оплата других расходов, связанных с текущей деятельностью организации). Подотчетное лицо пишет заявление на выдачу денег на определенные цели. На заявлении руководитель должен поставить разрешающую подпись. Деньги выдаются по РКО. В нем, по строке «Приложение», указывается: «Заявление на выдачу денежных средств от … числа». Необходимо соблюдать следующие условия:

1) К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие расход.

2) Приобретенные материальные ценности должны быть оприходованы на склад или непосредственно переданы в соответствующе структурное подразделение. Выписывается требование с распиской получателя, либо другие документы, подтверждающие расход.

Копии этих документов прилагаются к авансовому отчету, или в авансовом отчете делается на них ссылка. Прямое отнесение горюче-смазочных материалов на счета расходов должно подтверждаться актами о расходах и путевыми листами автотранспорта.

Если материальные ценности приобретаются на предприятиях розничной торговли, то необходимо предоставить кассовый чек и товарный чек со штампом «Оплачено».

Например: приобретены канц товары в магазине розничной торговли через подотчетное лицо Д10-К71

Если материальные ценности приобретаются в организациях оптовой торговли или у предприятий-производителей подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету накладную, счет –фактуру и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Во всех документах НДС должен быть выделен отдельной строкой.

Проводки:

1) Приобретены материалы в оптовой торговле через подотчетное лицо:

Д 10, 19 – К 71

2) Оплачены подотчетным лицом общепроизводственные (общехозяйственные) расходы :

Д 25, 26, 19 – К 71

3) Оплачены подотчетным лицом расходы непроизводственного характера,связанные с текущей деятельностью предприятия:

Д 91,19 – К 71

10.5. Учет представительских расходов

Представительские расходы – расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций, включая иностранных представителей, для переговоров с целью установления сотрудничества, а также участников заседаний советов (правления) организации и ревизионной комиссии.

К ним относятся:

- проведения официального приема (завтрак, обед, ужин) представителей др орг-ций;

- транспортное облуживание;

- посещение мероприятий культурного характера;

- буфет, обслуживание;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Особенности учета представительских расходов:

1) Должна быть утверждена годовая смета представительских расходов (если ее нет, налоговый инспектор не примет эти расходы), в которой указываются конкретные статьи представительских расходов и их предыдущая годовая сумма.

2) По каждому конкретному мероприятию должен быть издан приказ руководителя, в котором указывается программа мероприятий, список приглашенных со сторонних организаций, смета расходов по деловой встрече.

3) К авансовому отчету прикладываются все подтверждающие документы (чеки, товарные чеки, счета общепита и т.д.)

4) По окончании мероприятия составляется акт, который подтверждает производственные расходы. Этот акт утверждается специальной комиссией по контролю за представительскими расходами (создается по приказу руководителя на год).

5) Представительские расходы включаются в себестоимость продукции в пределах установленных смет организации на отчетный год и отражаются записью. Дт 26,19-Кт71

Эти расходы нормируются- 4% от заработной платы.