14. Методические указания для выполнения практического задания № 5. «Работа с итоговыми запросами и запросами на изменение таблиц, создание отчетов»

Цели занятия:

1. научиться создавать итоговые запросы;

2. научиться выполнять автоматическое изменение данных в таблицах с помощью запросов на изменение;

3. научиться создавать отчеты на основе базовых таблиц и результирующих таблиц запросов.

Формулировка задания

1. Создать итоговые запросы: Запрос16 — Запрос20.

2. Создать запросы на создание новых базовых таблиц: Запрос21 — Запрос23.

3. Создать запросы на обновление данных: Запрос24 — Запрос26.

4. Создать запросы на удаление данных из таблиц: Запрос27 — Запрос28.

5. Создать отчеты: Отчет1 — Отчет6.

Технология выполнения задания

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. Откройте файл базы данных (Файл ► Открыть ► Кадры.mdb).

3. В окне Кадры: база данных откройте панель Запросы.

4. Создайте итоговый запрос Запрос16 в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос16	Должность Оклад	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю Оклад для каждой должности

• Для создания Запроса16 дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ.

• Включите в запрос поле Должность и трижды включите поле Оклад.

• На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь командой меню (Вид ► Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

• Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае — Должность), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке — появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

• Для первого поля Оклад выберите итоговую функцию Avg для определения среднего значения оклада по каждой должности.

• Для второго поля Оклад выберите итоговую функцию Max, определяющую наибольшее значение оклада по каждой должности.

• Для третьего поля Оклад выберите итоговую функцию Min, определяющую наименьшее значение оклада по каждой должности.

• Закройте бланк запроса по образцу, присвоив запросу имя Запрос16.

5. Выполните запрос и убедитесь, что он правильно работает.

6. Создайте и выполните итоговые запросы Запрос17 — Запрос20:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос17	Город РазмерСуточных	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю РазмерСуточных для каждого города при поездках в командировки
Запрос18	КодСотрудника РазмерСуточных	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю РазмерСуточных для каждого сотрудника при поездках в командировки
Запрос19	Должность Оклад ДатаНазначения	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю Оклад для каждой должности для сотрудников, назначенных на должность после 01.01.2005
Запрос20	Должность Оклад КодСотрудника	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю Оклад для каждой должности для сотрудников, для которых значение в поле КодСотрудника находится в диапазоне от 3 до 7

• При создания Запроса19 в строке Условие отбора для поля ДатаНазначения введите условие >01.01.2005

7. Создайте запрос на создание базовой таблицы Запрос21. В результате выполнения этого запроса в базе данных будет создана новая таблица АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ.

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос21	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Адрес Телефон	Создает новую базовую таблицу АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ

• Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.

• Включите в запрос поля КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон. Откройте список инструмента Тип запроса и выберите Создание таблицы.

• В открывшемся диалоговом окне Создание таблицы введите имя новой таблицы АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ. Установите переключатель в текущей базе данных и нажмите OK.

• Закройте бланк запроса по образцу и присвойте ему имя Запрос21.

8. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

9. Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. В списке таблиц должна появиться новая таблица АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ. Откройте таблицу АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ, просмотрите ее содержимое.

10. Создайте и выполните запросы на создание таблиц Запрос22, Запрос23:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос22	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Город ДатаОтъезда ДатаПриезда		Создает новую базовую таблицу КОМАНДИРОВКИ_СОТРУДНИКОВ
Запрос23	Все поля таблицы СОТРУДНИКИ		Создает копию таблицы СОТРУДНИКИ с именем КОПИЯ_ СОТРУДНИКИ

11. Создайте Запрос24 (запрос на обновление данных) в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос24	Должность Оклад		Увеличивает на 20% значения в поле Оклад таблицы СОТРУДНИКИ для сотрудников, работающих в должности «инженер»

• Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ.

• Включите в запрос поля Оклад, Должность. Откройте список инструмента Тип запроса и выберите Обновление. В строке Условие отбора для поля Должность введите «инженер». В строке Обновление для поля Оклад введите [Оклад]*1,2

• Закройте бланк запроса по образцу и присвойте ему имя Запрос24.

12. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

13. Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ. Убедитесь, что в строках, соответствующих должности «инженер», изменились значения окладов.

14. Создайте и выполните запросы на обновление данных Запрос25, Запрос26:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос25	Должность РазмерСуточных	Увеличивает на 10% значения в поле РазмерСуточных таблицы КОМАНДИРОВКИ для сотрудников, работающих в должности «менеджер»
Запрос26	Оклад ДатаНазначения	Увеличивает на 30% значения в поле Оклад таблицы СОТРУДНИКИ для сотрудников, назначенных на должность до 01.01.2000

15. Создайте Запрос27 (запрос на удаление данных) в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос27	Поле ДатаНазначения из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ	Удаляет из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи, для которых значение в поле ДатаНазначения больше 01.01.2005

• Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицу КОПИЯ_СОТРУДНИКИ.

• Выберите тип запроса Удаление. Переместите из списка полей таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ на бланке запроса символ «*» в первый столбец бланка. Включите в запрос поле ДатаНазначения. В строке Условие отбора введите >01.01.2005

• Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя Запрос27.

16. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

17. Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. Откройте таблицу КОПИЯ_СОТРУДНИКИ. Убедитесь, что произошло удаление строк в соответствии с заданным условием.

18. Создайте и выполните запрос на удаление данных Запрос28:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля		Какую задачу решает запрос
Запрос28		Поле Должность из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ	Удаляет из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи, для которых значение в поле Должность равно «бухгалтер» или «менеджер»

19. Создайте отчет Отчет1 в соответствии со следующим заданием:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет 1	Все поля таблицы СОТРУДНИКИ	Создать Автоотчёт «в столбец» на базе таблицы СОТРУДНИКИ.

• В окне Кадры: база данных откройте панель Отчеты. Щелкните кнопку Создать и выберите в открывшемся окне Автоотчет: в столбец.

• Выберите в качестве источника таблицу СОТРУДНИКИ и щелкните кнопку OK.

• Будет создан отчет следующего вида:

• Сохраните отчет с именем Отчет1.

20. Создайте аналогично Отчет2 в соответствии со следующим заданием:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет 2	Все поля запроса	Создать Автоотчёт «ленточный» на базе запроса Запрос1

21. Создайте Отчет3 в соответствии со следующим заданием:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет 3	Фамилия Имя Отчество Должность Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ. Способ представления данных - по таблице КОМАНДИРОВКИ. Предусмотреть группировку по полю Город.

• В окне Кадры: база данных на панели Отчеты дважды щелкните инструмент Создание отчета с помощью мастера. Выполните следующие шаги по созданию отчета:

	1 шаг. Выбор способа создания отчета.
	2 шаг. Выбор полей для включения в отчет.
	3 шаг. Выбор вида представления данных.
	4 шаг. Выбор поля, по которому выполняется группировка.
	5 шаг. Выбор способа сортировки записей в каждой группе.
	6 шаг. Выбор макета.
Внешний вид полученного отчета

22. Аналогично создайте Отчет4 в соответствии со следующим заданием:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет 4	Фамилия Имя Отчество Должность Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ. Способ представления данных – по таблице СОТРУДНИКИ. Предусмотреть группировку по полю Должность.

23. Создайте Отчет5 в соответствии со следующим заданием:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет 5	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность Оклад	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблицы СОТРУДНИКИ. Предусмотреть группировку по полю Должность и подведение итогов в поле Оклад по каждой должности (среднее значение, минимум, максимум)

• Процедура создания отчета Отчет5 отличается от процедуры создания отчета Отчет4 выполнением шага 5. Для подведения итогов по полю Оклад в диалоговом окне следует щелкнуть кнопку Итоги…

5 шаг. Выбор способа сортировки записей в каждой группе и подведение итогов.

• В результате должен получиться отчет вида:

24. Создайте аналогично Отчет6 в соответствии со следующим заданием:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет 6	КодСотрудника Город ДатаОтъезда ДатаПриезда РазмерСуточных	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблицы КОМАНДИРОВКИ. Предусмотреть группировку по полю КодСотрудника и подведение итогов в поле РазмерСуточных (среднее значение, минимум, максимум)

• В результате должен получиться отчет следующего вида:

25. Закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Microsoft Access.

Итоги занятия

Вы научились создавать итоговые запросы и запросы на изменение данных. Вы научились создавать отчеты по базовым таблицам и результирующим таблицам запросов. Теперь Ваша база данных содержит базовые таблицы, формы для ввода и просмотра данных, запросы разных типов и отчеты.