13. Методические указания дла выполнения практического задания № 4. «Работа с запросами на выборку в базе данных Microsoft Access»

Цели занятия:

1. научиться создавать простые запросы на выборку и запросы с параметром;

2. научиться выполнять вычисления с помощью запросов.

Формулировка задания

1. Создать запросы на выборку: Запрос1 — Запрос8.

2. Создать запросы с параметром: Запрос9 — Запрос12.

3. Создать запросы с вычисляемыми полями: Запрос13 — Запрос15.

Технология выполнения задания

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. Откройте файл базы данных (Файл ► Открыть ► Кадры.mdb).

3. В окне Кадры: база данных откройте панель Запросы.

4. Создайте Запрос1 в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос1	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность Оклад	Выбирает из таблицы СОТРУДНИКИ информацию о сотрудниках, работающих в должности «менеджер». Выполняет сортировку записей по полю Фамилия по возрастанию.

• Для создания запроса Запрос1 дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

• В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

• В списке полей таблицы СОТРУДНИКИ выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Оклад. Выбор производится двойным щелчком на имени поля.

• Задайте условие отбора для поля Должность. В строку Условие отбора для поля Должность введите текст «менеджер».

• Задайте условие сортировки по полю Фамилия, выбрав из списка в строке Сортировка значение по возрастанию.

• Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя - Запрос1.

5. В окне Кадры: база данных откройте только что созданный запрос, проанализируйте результирующую таблицу. Ее содержание зависит от того, что было введено в таблицу СОТРУДНИКИ при ее заполнении данными.

6. Создайте Запрос2 в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос2	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность ДатаНазначения	Выбирает из таблицы СОТРУДНИКИ информацию о сотрудниках, работающих в должности «бухгалтер», фамилия которых начинается с буквы «И».

• Выполните действия, аналогичные действиям пункта 4.

• В условии отбора для поля Фамилия введите текст И* (без кавычек).

7. Создайте Запрос3 в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос3	Фамилия Имя Отчество Адрес Телефон ДатаРождения	Выбирает из таблиц СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ информацию о сотрудниках, дата рождения которых находится в диапазоне от 01.01.80 до 31.12.89

• В окне базы данных на панели Запросы дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора.

• В окне Добавление таблицы выберите таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.

• Выберите поля, включаемые в запрос, и задайте условия отбора записей. В строке Условие отбора для поля ДатаРождения введите: Between 01.01.1980 And 31.12.1989. После завершения ввода условие примет вид: Between #01.01.1980# And #31.12.1989#

• Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя - Запрос3.

8. Выполните запрос (двойной щелчок на имени запроса в окне базы данных).

9. Создайте и выполните запросы Запрос4 — Запрос8 в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос4	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность Оклад ДатаНазначения	Выбирает из таблицы СОТРУДНИКИ информацию о сотрудниках, работающих в должности «бухгалтер» или «менеджер», имеющих оклад больше 5000 рублей, дата назначения которых на должность находится в диапазоне от 01.01.2005 до 31.12.2005
Запрос5	Фамилия Имя Отчество Должность Адрес Телефон ДатаРождения	Выбирает из таблиц СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ информацию о сотрудниках, номера телефонов которых начинаются с цифры «2», родившихся до 01.01.80
Запрос6	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность ДатаНазначения	Выбирает из таблицы СОТРУДНИКИ информацию о сотрудниках, либо работающих в должности «менеджер», либо принятых на работу до 01.01.90, либо подпадающих под оба эти условия
Запрос7	Фамилия Имя Отчество Должность Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	Выбирает из таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ информацию о сотрудниках, работающих в должности «инженер» и выезжавших в командировку в город Москва
Запрос8	Фамилия Имя Отчество Должность Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	Выбирает из таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ информацию о сотрудниках, возвратившихся из командировки в город Самара в период с 01.01.06 по 01.07.06

10. Создайте Запрос9 (запрос с параметром) в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос9	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность ДатаНазначения	Выбирает из таблицы СОТРУДНИКИ информацию о сотрудниках, работающих в некоторой должности, которые были приняты на работу в 2004 году. При этом конкретное значение должности вводится при выполнении запроса.

• В окне базы данных на панели Запросы дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора. В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ.

• Выберите поля, включаемые в запрос, и задайте условия отбора записей. В строке Условие отбора для поля ДатаНазначения введите условие: Between 01.01.2004 And 31.12.2004. Для поля Должность введите условие на ввод параметра: [Введите название должности]

• Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя - Запрос9.

11. Выполните запрос. При выполнении откроется диалоговое окно для ввода значения параметра. Введите одно из названий должностей, которые есть в Вашей таблице СОТРУДНИКИ. Введенное значение будет использовано как критерий отбора записей из таблицы наряду с условием, введенным для поля ДатаНазначения.

Из таблицы СОТРУДНИКИ будут выбраны только те строки, в которых ДатаНазначения попадает в заданный диапазон значений и Должность совпадает с той, которую Вы ввели в диалоговом окне.

12. Создайте Запроса10 (запрос с параметром—диапазоном) в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос10	Фамилия Имя Отчество ДатаРождения	Выбирает из таблиц СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ информацию о сотрудниках, родившихся в некоторый период времени. Нижняя и верхняя границы периода времени вводятся при выполнении запроса.

• Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора. В окне Добавление таблицы выберите таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.

• Выберите поля, включаемые в запрос, и задайте условия отбора записей. В строке Условие отбора для поля ДатаРождения введите условие: Between [Нижняя граница] And [Верхняя граница]

13. Выполните запрос. При выполнении запроса сначала появится диалоговое окно для ввода нижней границы диапазона значений поля ДатаРождения, затем — для ввода верхней границы. Эти значения будут использованы для определения кодов сотрудников в таблице ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, даты рождения которых попадают в заданный диапазон. По этим кодам будут отбираться данные из таблицы СОТРУДНИКИ.

14. Создайте и выполните запросы Запрос11, Запрос12:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос11	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	Выбирает из таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ информацию о сотрудниках, которые были в командировке в некотором городе в 2004 году. Название города вводится при выполнении запроса.
Запрос12	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность Оклад	Выбирает из таблицы СОТРУДНИКИ информацию о сотрудниках, работающих в должности «менеджер» и имеющих Оклад в пределах некоторого диапазона. При этом конкретные значение границ диапазона вводятся при выполнении запроса.

15. Создайте Запроса13 (запрос с вычисляемыми полями) в соответствии со следующими требованиями:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос13	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Оклад Налог СуммаКвыдаче	Вычисляет для каждого сотрудника Налог и СуммуКвыдаче по формулам: Налог:[Оклад]*0,1 СуммаКвыдаче: [Оклад]—[Налог]

• В окне базы данных на панели Запросы дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора. В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ.

• Выберите поля, включаемые в запрос. В новом поле бланка запроса в строке Поле введите формулу Налог:[Оклад]*0,1. В следующем поле введите формулу СуммаКвыдаче: [Оклад]-[Налог]

• Откройте правой кнопкой мыши контекстное меню для формулы вычисления налога и выберите пункт Свойства. В окне Свойства поля выберите формат поля Денежный.

• Аналогично отформатируйте поле СуммаКвыдаче.

16. Выполните запрос.

17. Создайте и выполните запросы Запрос14, Запрос15:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос14	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Город ДатаОтъезда ДатаПриезда СуммаКомандировочных	Вычисляет для каждого из сотрудников, ездивших в командировки, размер командировочных расходов по формуле: СуммаКомандировочных: [РазмерСуточных] * ([ДатаПриезда]—[ДатаОтъезда])
Запрос15	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность Оклад Премия	Вычисляет для сотрудников, работающих в должности «менеджер», размер премии по формуле: Премия: [Оклад]*0,5

18. Закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Microsoft Access.

Итоги занятия

Вы научились создавать запросы на выборку, запросы с параметром и запросы с вычисляемыми полями. Теперь Ваша база данных содержит базовые таблицы, формы для ввода и просмотра данных и запросы на выборку данных.