6. Функции (элементы) управления

В теории администрирования А. Файоля можно выделить две части. Первая связана с пониманием функций управления, вторая — с пониманием принципов управления. У А. Файоля фун­кция определяет сферу деятельности, ответственности и компетенции управленца. Она отвечает на вопрос, что делает руководитель. Напротив, принцип отвечает на вопрос, как руководитель делает это.

А. Файоль выделяет пять функций администрации [управления]: предвидение, организация, распределение, координи­рование и контроль. Исторически они означали важ­ный шаг вперед. Еще недавно Адам Смит (англ. Adam Smith; крещ. 16.06 (ст. ст. 05.06) 1723—17.07.1790), подчеркивая значение управления, никак не дифференцировал уп­равленческие функции. Единственной функцией пред­принимателя оставалась инвестиция капитала в при­обретение рабочей силы и оборудования. Ф. У. Тейлор продвинулся дальше и ввел функцию планирования. Он назначил специального инструктора и выделил из об­щей системы управления специальное плановое бюро. В качестве самостоятельных действий управленца он называл контроль и организацию, но не ставил их в число основных функций. Кроме них Ф. У. Тейлор рассмат­ривал предвидение и координирование в качестве са­мостоятельных видов деятельности, но он никогда не говорил ни о каких функциях менеджмента, особенно высшего звена управления, и тем более в таком систе­матизированном виде, как у А. Файоля.

А. Файоль не просто перечислил основные функции, он заложил основы особого направления — структурно-функционального подхода в менеджменте. Функциональ­ным его нужно считать потому, что управленческие фун­кции — несущий элемент всего каркаса управления, исходная клетка организационной иерархии. Структур­ным же подход А. Файоля является потому, что функции определяют структуру организации, а не выступают не­ким довеском к ней. У Ф. У. Тейлора одна функция (планирова­ние) — одно структурное подразделение (плановое бюро). У А. Файоля пять функций и целая система функциональных служб, которые составляли мозговой штаб компании. Новый подход получил название линейно-штабной струк­туры. Он и сегодня преобладает в менеджменте.

Современное определение управления включает все файолевские функции. Процессом управления принято считать сознательный, планируемый, направляемый, координируемый и организуемый процесс.

Разработанная А. Файолем концептуальная модель функций оказалась настолько плодотворной, что дала жизнь многим современным школам и направлениям.

Дальнейшее развитие функциональных идей А Фай­оля шло таким образом, что они получали новую интер­претацию. Старое понимание управленческих функ­ций и организационной структуры изменилось. Иначе трактуется ныне термин «администрирование». Например, соглас­но Д. Макфарланду, администрация определяет главные цели и политику фирмы, а управление обеспечивает выполнение операций. И хотя функции администрации и управления взаимно пересекаются, их выполнением не обязательно должны заниматься одни и те же люди. Вместе с тем, на любом уровне одно и то же лицо может делить свое рабочее время между выполнением функ­ций администратора и управляющего.

Описание функций управления. Рассмотрим подробнее функции, выделенные А. Файолем: планирование, организация, распорядительство, координация и контроль.

Планирование. Согласно А. Файолю, планирование (попытка предвидения будущего организации и определение мер, потребных для перехода в это новое состояние) является существеннейшим элементом управления. Основой этого процесса является разработка формального плана действий, описываемого им так:

«Это своеобразный образ будущего, где ближайшие со­бытия рисуются определеннее, чем отдаленные, позво­ляющий предопределять действия, совершаемые в те­чение определенного периода времени.» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 43.].

Такой план должен основываться на ресурсах организации, типе и значении совершаемой работы и возможных будущих тенденциях. А. Файоль считает разработку плана работ одной из труднейших и важнейших задач, стоящих перед руковод­ством, в решении которой должна принимать активное участие вся организация¹.

Идеальный план работ должен сочетать в себе цельность (т. е. общий план должен поддерживаться ча­стными планами отдельных организационных структур), не­прерывность (планируемые действия должны рассматри­ваться как элементы непрерывного плана развития), гибкость (возможность учета непредвиденных обстоятельств) и, нако­нец, точность (он должен быть, по возможности, максимально точным).

Принципам планирования А. Файоля соответствовала и его теория прогнозирования, требовавшая подготовки одно­дневных, недельных, месячных, годичных, пяти- и десятилет­них прогнозов, которые должны были корректироваться с уче­том реально существующих обстоятельств. Акцент А. Файоля на планировании и прогнозировании был уникальным для свое­го времени. Он сохраняет свою актуальность и поныне.

Организация. Второй функцией управления, по А. Файолю, является орга­низация, посредством которой предприятие получает «все не­обходимое для своего функционирования: сырье, инструмент, капитал и персонал» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 53.].

А. Файоль обращает особое внимание на так называемый «состав корпорации» (т. е. на ее организационную структуру) и полагает, что форма, при­нимаемая организацией, зависит, главным образом, от количе­ства ее сотрудников. Далее, он утверждает, что по мере роста и усложнения организации, растет и количество присущих ей функций. Аналогичным образом, возрастание количества ра­ботников вызывает потребность в увеличении числа конт­рольных уровней. Все это приводит его к хорошо известной (и отчасти дискредитировавшей себя) модели организационной пирамиды или, как называет ее сам А. Файоль, скалярной цепи. Он пишет:

«Каждая новая группа, состоящая из десяти, двадцати, тридцати работников нуждается в мастере; если этих мастеров двое, трое или четверо, то возникает потреб­ность в особом управляющем; для двух или трех управ­ляющих нужен свой заведующий отделом. Скалярная цепь выстраивается таким образом до высшей инстан­ции, при этом, каждый новый начальник имеет, как правило, не более четырех—пяти подчиненных... Персо­нал любого предприятия также подпадает под дей­ствие закономерностей, характерных для производ­ства, вследствие чего все организации, находящиеся на одной ступени развития, подобны друг другу.» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 22.].

Распорядительство. Третий элемент А. Файоля — распорядительство, имеющее целью «добиться от работников оптимальной отдачи... В инте­ресах всего концерна» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 97.].

Успех управле­ния зависит от сочетания личных качеств и знания общих принципов управления. По мнению А. Файоля, руководителю необходимо помнить о следующих правилах [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 98—99.]:

«1. Старайтесь лучше узнать своих подчиненных.

2. Боритесь с некомпетентностью.

3. Входите во все детали соглашений, заключаемых компанией с сотрудниками.

4. Подавайте хороший пример.

5. Проводите периодические проверки организации и ис­пользуйте итоговые диаграммы для их продолжения.

6. Проводите вместе с ведущими сотрудниками сове­щания, призванные задавать направление развития и основные приоритеты компании.

7. Не увлекайтесь деталями.

8. Стремитесь к установлению в коллективе такой ат­мосферы, которая стимулировала бы единение, энер­гию, инициативу и лояльность работников.»

Эти советы отчасти повторя­ют принципы управления А. Файоля, такие как потребность в единении персонала и упор на централизацию и единство рас­порядительства, обеспечиваемые хорошей системой связи с подчиненными. Помимо прочего, делается особый акцент на концепции, впоследствии получившей название «мотива­ции», и на контролируемом делегировании полномочий под­чиненным.

А. Файоль считает, что руководитель «способен развить инициативу подчиненных, предоста­вив им возможность полностью реализовать свое поло­жение и способности, ценой отдельных ошибок, серьез­ность которых может быть существенно уменьшена при надлежащем контроле. Он может быстро превратить человека с неявными способностями в первоклассного специалиста, не выполняя за него всю работу, а дей­ствуя методом подсказки. Правда, для этого руководи­телю порой придется смирять свою гордыню.» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 102—103.]

Координация — четвертый элемент А. Файоля, призванный обеспечить оптимальную гармонизацию различных видов де­ятельности организации. Координация используется для того, чтобы «облегчить работу организации и сделать ее фун­кционирование более успешным». Этот элемент призван сба­лансировать различные аспекты деятельности организации так, чтобы соблюдалась, скажем, пропорциональность расхо­дов и доходов, сбыта и производства, закупок оборудования и производственных нужд, запасов товаров и потребления. А. Файоль предлагал проводить для этого еженедельные сове­щаний руководителей отделов.

«Оно [это совещание] должно информировать руковод­ство о работе концерна, обсуждать проблемы коопера­ции различных отделов и решать различные проблемы, представляющие общий интерес. Участники таких со­вещаний занимаются не составлением планов, но воп­росами их выполнения в существующих условиях. На каждом из подобных совещаний речь может идти только о достаточно кратком, обычно не превышающем не­дели, периоде гармонизации активности и определения текущих приоритетов.» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 104—105.]

Контроль — последний элемент А. Файоля, призванный обес­печить соответствие всего происходящего в организации при­нятому плану, принципам и действующим инструкциям. В таком контексте целью контроля становится нахождение слабых сторон и ошибок, позволяющее исправлять и предотв­ращать их. Как пишет А. Файоль, контроль «затрагивает все — продукты, людей и рабочие операции». Контроль стимулиру­ет процесс обратной связи, благодаря наличию которого орга­низация адаптируется к изменяющимся обстоятельствам и постоянно обновляется. Согласно А. Файолю, осуществлять контроль должно не только руководство; он считает, что этим должны заниматься беспристрастные контролеры, не связан­ные отношениями подчинения с контролируемыми работни­ками. Контроль такого рода является «драгоценным дополне­нием к управлению, способным обеспечить получение таких данных, которые остаются недоступными при обычном конт­роле» [Fayol, Н. (1916/1949) General and Administrative Mana­gement, Pitman, London. P. 109.].