3.4. Процесс управления и проблемы его эффективности

Состоявшийся выбор организационно-правовой формы, как было показано выше, определяет границы самодействия хозяйственной единицы, роль и место экономических методов воздействия на нее. Этим же определяются границы использования административно-распорядительных методов, реализующихся в процессе управления системой. Рассмотрим этот процесс с точки зрения его влияния на эффективность управления.

Под управлением обычно понимают воздействие на систему с целью изменить ее состояние, либо помешать изменению ее состояния под воздействием внешней среды. Ясно, что эффективность управления определяется двумя факторами, а именно:

• временем принятия и реализации в виде соответствующего управляющего воздействия управленческого решения;

• качеством решения, т.е. близостью его к оптимальному.

При этом под оптимизацией понимается организация управления, обеспечивающая выявление и максимально возможное приближение к наилучшему состоянию (поведению) определенного хозяйственного звена.

Иными словами, оптимизация хозяйственной системы должна включать в себя как необходимый составной элемент выявление и формализацию ее целей. В условиях современного принципиального многоцелевого характера производства неизбежно возникает проблема интеграции целей посредством максимально универсальной (как правило - стоимостной) шкалы, в единый показатель, называемый критерием эффективности (оптимальности, целесообразности). Ясно, что ни полная формализация, ни исчерпывающее отображение в критерии эффективности даже формальных целей невозможны.

Рассмотрим формы и методы оптимизации управления на примере одного цикла на укрупненной модели (рис. 2.4). Как уже указывалось, всякое предприятие или подразделение ориентированы в своей деятельности на достижение целей как задаваемых извне собственником, так и формируемых в рамках предприятия его высшим руководством. Эти цели находят свое выражение в виде тех или иных плановых показателей, конкретные значения которых устанавливаются в зависимости от текущего и прогнозируемого состояния хозяйственной среды (блок 1). Заданные показатели (блок 2), а также соответствующие характеристики внешней среды, оказывающие влияние на результаты и формы осуществления производственного процесса (блок 1), являются основой для разработки проекта собственного плана предприятия (блок 3). Разработанный проект превращается в план, т.е. приобретает директивную силу, после утверждения его соответствующим руководителем, который может вносить и часто вносит в него изменения и дополнения по своему усмотрению (блок 4).

Утвержденный и откорректированный руководителем план служит непосредственным основанием для конкретной производственно-хозяйственной деятельности (блок 5). Стохастичность производственно-хозяйственного процесса требует постоянного учета его протекания (блок 6). Неизбежно возникающие в течение времени изменения внешней среды (блок 8) и, связанные с ними, изменения целей системы (блок 16) требуют оценки состояния хода производственно-хозяйственного процесса (блок 7) и соответствующих его корректировок. Если отклонения результатов от плана и изменения среды незначительны (блок 9), то такая корректировка обеспечивается в рамках оперативного регулирования производства (блок 10).

Если отклонения результатов от плана заметны и имеются некоторые изменения среды и целей системы (блок 11), то корректировка хода производственно-хозяйственного процесса осуществляется внесением соответствующих изменений в действующий план (блок 12) в форме дополнительных заданий, доводимых до подразделения руководителем.

1

Нет

Нет

Цели

хозяйственной системы

Изменение

целей системы

Большое

расхождение результатов и плана, существенные изменения среды

Переработка плана

Расхождение плана и результатов, изменения среды - значительны

Текущая

корректировка плана

15

13

14

12

2

16

Разработка плана деятельности

Реализация (внедрение) плана

Хозяйственная деятельность

Учет хозяйственной деятельности

Изменения среды

Оперативное регулирование

Отклонения

результатов от плана и изменения среды - незначительны

5

6

11

8

9

Нет

Да

Да

Да

3

4

10

7

Отклонения от плана заметны, изменения среды - незначительны

• высший (стратегический) уровень управления

• средний (тактический) уровень управления

• низший уровень (уровень оперативного регулирования)

Рис. 3.4 Цикл управления предприятием

Да

Оценка результатов деятельности и изменений среды

В случае, когда расхождения плана и результатов, а также изменения среды – значительны (блок 13), приходится полностью перерабатывать план (блок 14).

Эти два варианта корректировок хода производственно-хозяйственной деятельности осуществляются уже на среднем (тактическом) уровне управления хозяйственной системой.

И, наконец, если к существенным изменениям среды хозяйствования добавляется заметное изменение целевых установок (блок 15), то пересматривается и система целей предприятия (блоки 16 и 17). Это относится к компетенции уже высшего (стратегического) уровня управления организацией.

Из рассмотренной модели (рис. 2.4) видно, что решения, влияющие на эффективность хозяйствования, принимаются на этапах:

• разработки и переработки плана (блок 3 и 14);

• реализации (внедрения) плана (блок 4);

• оценки результатов деятельности (блок 7);

• текущей корректировки плана (блок 12);

• оперативного регулирования (блок 10).

Известно [7], что оптимизация хозяйственной деятельности может осуществляться:

• прямо, посредством выработки, принятия и реализации оптимального решения в виде соответствующего управляющего воздействия на объект (оптимизация решений);

• косвенно, согласованием целей хозяйственных систем разного уровня между собой, а также с личными целями и интересами работников (оптимизация отношений).

Из приведенного выше перечня действий, составляющих основу механизма управления предприятием и определяющих степень близости к оптимальной его хозяйственной деятельности, только разработка и переработка плана (блоки 3 и 14) могут быть оптимизированы прямо, т.е. через оптимизацию решений. Оптимизация же остальных элементов процесса управления может осуществляться лишь косвенно, посредством оптимизации отношений. Ясно, что в последнем случае эффективность хозяйствования предприятия практически полностью будет зависеть от организации системы управления.

О птимизация решений неизбежно требует формализации, т.е. построения информационной модели ситуации. Это связано с особым свойством модели сообщать необходимую строгость (однозначность) и часто количественную определенность описанию системы или ситуации, без чего сравнение вариантов и доказательный выбор оптимального просто невозможны. Это, в свою очередь, предполагает высокий уровень определенности соответствующей системы или ситуации. Функционированию любой реальной хозяйственной системы свойственен некоторый, часто значительный элемент неопределенности, объективной и субъективной. Объективная неопределенность связана с тем, что все решения принимаются относительно будущего системы. Ясно, что соответствующие состояния среды и последствия решения могут быть предсказаны лишь с некоторой вероятностью. При этом, чем длительнее период, на который принимается решение и отдаленнее проявление последствий, тем выше объективная неопределенность ситуации. Субъективная неопределенность связана с невладением лицом, принимающим решение, объективно имеющейся информацией.

Преодоление объективной неопределенности, осуществляемое самим актом принятия решения, опирается на личный опыт и прогностические способности членов решающей группы, т.е. всех лиц, участвующих в принятии решения. Субъективная неопределенность может преодолеваться двояко. Во-первых, посредством организации поиска, сбора и представления необходимой информации, а на это нужны время и средства. Во-вторых, как и в случае с объективной неопределенностью, за счет коллективного опыта решающей группы.

Нетрудно заметить, что возможности сбора дополнительной информации о ситуации весьма ограничены. Действительно, чем больше времени тратится на сбор и обработку дополнительной информации, тем полнее представление об особенностях состояния хозяйственной системы на момент, в который возникла потребность в решении. Вместе с тем, с течением времени в силу естественного хода хозяйственного процесса в системе накапливается все больше изменений и все больше становится отличие фактического ее состояния от того, которое было на момент возникновения потребности в решении. Из этого ясно, что можно говорить о существовании уровня максимальной, но не полной информированности руководителя о хозяйственной ситуации. Именно в момент достижения этого уровня и следует принимать решение. В этом смысле можно говорить и об оптимальном временном лаге (Т_опт), т.е. оптимальном запаздывании момента управляющего воздействия относительно момента возникновения потребности в нем. Чем выше интенсивность протекания хозяйственных процессов в системе и ее среде, тем быстрее изменяется ситуация и, следовательно, меньше оптимальный временной лаг. А чем меньше мы можем собрать дополнительной информации о состоянии системы, тем больше уровень неопределенности, при котором приходится принимать решения.

В современном динамичном производстве максимальная вероятность адекватности, используемой при принятии решений информации реальному состоянию системы (Р), обычно колеблется в зависимости от значения величины предварительной (априорной) осведомленности, изменяющейся в пределах от Р=0,25 до Р=0,5. При этом оказывается, что уже при априорной осведомленности руководителя, соответствующей Р=0,5, тратить время и средства на сбор дополнительной информации не имеет смысла. Решение руководителю, поэтому, нужно принимать на основе одной априорной информации, т.е. по мере возрастания интенсивности хода хозяйственных процессов возрастает и становится определяющей роль априорной информации при принятии решений в управлении [6, 7]. Естественным образом адекватно возрастает и значение в управлении носителей этой априорной информации – руководителей и специалистов, участвующих в принятии управленческого решения.

Из рассмотренного цикла управления предприятия (см. рис. 2.4) вытекает, что сущность последнего состоит в обеспечении изменений, производимых предприятием в ответ на изменение среды хозяйствования. Всякие же целенаправленные изменения называются инновациями (нововведениями). Таким образом, инновации составляют сущностную основу адаптационного механизма предприятия.

Для уточнения конкретного вклада различных работников в общий результат построим алгоритм влияния управления на эффективность хозяйствования (рис. 3.5).

По месту в процессе производства и управления, а также специфике отношений, возникающих при этом, весь персонал предприятия может быть разбит на четыре категории:

• руководители – лица, отвечающие за принятие решений в управлении;

• функциональные специалисты – лица, осуществляющие информационное обслуживание процесса управления;

• технические специалисты – лица, непосредственно участвующие в технической подготовке производства (исследовательских работах, конструировании изделий, разработке технологических процессов, нормировании их и т.п.);

• рабочие – лица, непосредственно занятые осуществлением либо обслуживанием производственного процесса.

Работники каждой из названных категорий оказывают своей деятельностью влияние на различные составляющие совокупных затрат и итогового результата хозяйствования. Очевидно, что объективно существуют некоторые минимально необходимые затраты труда и материалов на производство единицы i-го продукта, которые невозможно избежать как бы хорошо ни работала система управления предприятием. Обозначим их через F_i^min. Нормы расхода ресурсов на единицу i-го продукта на конкретном предприятии практически всегда будут больше оптимальных (минимально возможных).

Рис. 3.5. Модель механизма влияния управления на эффективность хозяйствования

Обозначим расходы, связанные с отклонениями от оптимальных, через . Данная величина напрямую связана с качеством работы технических специалистов, занятых организацией подготовки производства на предприятии. Вместе с тем, она в значительной степени зависит от технической оснащенности данного предприятия, в конечном счете, определяемой деятельностью руководства.

Фактический расход материальных и трудовых ресурсов на единицу i-го продукта часто превосходит установленные нормы, что связано с колебаниями индивидуальной производительности труда конкретных рабочих и использованием для изготовления отдельных деталей незапланированных видов и сорторазмеров материалов в связи с отсутствием предусмотренных технологическим процессом. Обозначим отклонения фактического расхода ресурсов на единицу i-го продукта от нормативного через . Ясно, что дополнительные расходы труда проистекают по вине рабочих, а дополнительные затраты материальных ресурсов – по вине функциональных специалистов, занятых обслуживанием производства.

Совокупные затраты на обслуживание производства и управление хозяйствованием - G^f , достаточно четко могут быть разделены на три составляющие:

- затраты, связанные с каждым конкретным экземпляром продукта i-го наименования – G_i^fv;

- затраты, связанные со всем количеством выпускаемого i-го продукта – G_i^fc;

- затраты, связанные со всей совокупностью выпускаемых m продуктов – G^fc.Тогда, если обозначить количество выпускаемых за рассматриваемый период изделий i-ого наименования через n_i, то

.

А

(4)

налогичным образом могут быть представлены затраты на техническую подготовку и обслуживание производства

.

Т

(5)

(3)

аким образом, фактические прямые затраты на единицу i-й продукции будут определяться следующим выражением:

.

Соответственно, затраты, связанные с производством всей продукции i-ого наименования

(6)

.

Совокупные затраты на весь объем произведенной продукции определяются выражением

(7)

.

И, наконец, результат хозяйственной деятельности, оцениваемый как объем прибыли, полученный за весь рассматриваемый период

(8)

,

где S_i – цена изделия i.

Из изложенного выше видно, что предложенный алгоритм достаточно наглядно показывает взаимосвязи основных экономических характеристик функционирования предприятий и деятельности отдельных категорий персонала.

Причем применительно к рабочим, функциональным и техническим специалистам этим связям могут быть поставлены в соответствии некоторые количественные значения определенных показателей. Ясно, что при организации системы стимулирования именно данные показатели должны быть использованы в качестве критериев эффективности работы соответствующих групп персонала.

Вместе с тем рассмотренная модель наглядно показал невозможность привязки системы стимулирования руководителей к какому-либо частному показателю, в силу разносторонности и многообразия влияния их на все стороны хозяйственной жизни предприятия. Важно отметить, что влияние руководителей очень часто опосредуется через решения и действия других сотрудников, причем последствия принятых решений проявляются обычно за пределами данного конкретного цикла управления. В силу сказанного стимулирование руководителей должно быть привязано к долгосрочным результатам деятельности предприятия и учитывать не только конкретные экономические показатели, но и рост производственно-хозяйственного потенциала предприятия. Это позволяет сформулировать основные задачи, решение которых будет способствовать оптимизации управления предприятием, перечень которых включает:

во-первых, необходимость разработать конкретные методы целеполагания и мотивации, а также методы согласования интересов и стимулирования эффективного труда всех работников на общий результат, что будет способствовать оптимизации отношений на предприятии;

во-вторых, необходимо построить комплекс моделей, представляющий из себя достаточно полное и адекватное описание предприятия и обеспечивающих оптимизацию решений в управлении им;

в-третьих, сформировать структуры внутренней организации предприятия, обеспечивающие гармонизацию (согласованное протекание) двух основных путей оптимизации – оптимизации решений и оптимизации отношений.

Понятно, что формирование структуры предприятия должно предшествовать решению проблем оптимизации процесса его (предприятия) функционирования.