Подготовка демонстрационного материала для создания доклада Убеждение – важная часть презентации

Карл Ховланд¹ установил, что любое убеждение происходит в три этапа: «внимание» – «понимание» – «принятие». Установил он это еще в 40-х годах прошлого века. В стандартной бизнес-ситуации эта схема по-прежнему выглядит именно так. Рассмотри все эти три пункта подробнее.

Внимание.

Итак, первым делом надо привлечь внимание. Этот этап важен для любого сообщения — будь то реклама, фильм или устное выступление.

Допустим, что необходимо в чем-то убедить руководителя. Как может выглядеть первый этап? Привлечь внимание можно разными способами, это зависит от ситуации. Далеко не худший способ — коротко и внятно изложить суть. Например: «Мы нашли способ сэкономить 30 миллионов рублей в год». Руководитель должен заинтересоваться.

В презентационном фильме внимание привлекается интересными фактами или необычными сравнениями. Надо лишь помнить одно правило все это должно быть увязано с основной темой.

Понимание.

В ситуации устного сообщения важно быть понятым за 5—7 минут. Примерно таков кредит внимания, который получает докладчик от слушателей. Не нужно вдаваться в подробности — если были проведены сложные расчеты, то нет необходимости все объяснять, просто сообщить о результатах расчета.

Лучший способ быть понятым — это вести диалог. Во-первых, это гарантирует, что не потеряно внимание слушателя, а во-вторых, внимательно слушая собеседника, можно контролировать процесс понимания. Если есть возможность диалога — ей надо пользоваться.

В ситуации, когда диалог не предполагается (к примеру, в сценарии презентационного фильма), часто выручает… опять же диалог. Но в этом случае придется предугадать вопросы, которые могут возникнуть.

На тренингах устных выступлений учат не «вещать», а разговаривать с аудиторией. Разговаривать - это значит вести диалог, даже если слушатели физически молчат. Потому что диалог понятнее.

Принятие.

Принятию способствует:

• серьезное отношение к проблеме самого создателя презентации;

• серьезная проработка вопроса, наличие расчетов, доказательств, подготовка информации.

• очень способствует, и это далеко не всегда плюс, авторитет докладчика;

• вовлеченность слушателей в процесс.

Содержание презентации.

Основная цель любой презентации, сопровождающей доклад - акцентировать внимание аудитории на том или ином вопросе. Подготовка демонстрационного материала включает в себя две различных задачи:

Первая - содержательная часть слайдов - целиком находится в компетенции самого на докладчика.

Вторая - оформление доклада - должна выполняться по утвержденным в организации правилам с использованием шаблонов, подготовленных специалистом технического отдела.

• Разбейте доклад на ряд логически завершенных, цельных блоков с целью создания логической структуры доклада. Каждому логическому блоку должно соответствовать не менее одного слайда. В отличие от традиционных стендовых докладов количество слайдов в презентации не является сдерживающим фактором, поскольку мы имеем дело лишь с электронными образами в памяти компьютера.

• Сформулируйте краткой и ясной фразой главный смысл каждого логического блока. Впоследствии эта фраза будет выступать заголовком в соответствующем блоку слайде.

• В тексте доклада для каждого такого логического блока выделите ключевые тезисы, положения или данные. Оптимальным объемом считается 2-5 подобных фраз (соответственно, 10-15 слов).

• Выпишите из текста доклада или сформулируйте основные выводы доклада.

• Определите, какое количество демонстрационных слайдов необходимо, какие материалы они должны содержать. Стандартный набор слайдов включает:

  1. титульную страницу;

  2. не менее одного информационного слайда на каждый логический блок доклада;

  3. слайд (возможно несколько) с итогами и выводами доклада. В некоторых случаях потребуются также слайды с промежуточными выводами;

  4. заключительный слайд.

• Подготовьте исходные данные для графического иллюстративного материала. В большинстве случаев достаточно ограничиться круговыми и столбиковыми диаграммами, графиками. В исключительных случаях оправдано появление на слайдах простых рисунков и фотоматериалов.

• Определите целесообразность применения и состав мультимедиа-эффектов. В частности, использования анимации для привлечения внимания аудитории к принципиально важным элементам демонстрируемого слайда.

• На основе собранного таким образом материала, опираясь на решения и шаблоны, утвержденные в организации в качестве стандарта и предоставляемые сотрудникам техническим отделом, создайте набор демонстрационных слайдов, необходимых для проведения доклада.