Такий вступний комплімент, що засвідчує вашу повагу, буде приємним для адресата і буде мати відповідну реакцію.

І ще один нюанс, про який не можна забувати: відсутність звертання

трактується як зневага до адресата та як порушення етикету ділового листування.

Однак згадка про звертання ще не вичерпує проблеми, як правильно почати листа, щоб він справив на адресата належне враження.

Початкові фрази, речення. Важливо вдало сформулювати першу фразу Вони можуть бути дуже різними, залежно від мети та змісту листа. Наприклад, у першому ж реченні можна висловити адресатові подяку — це буде і ввічливо, і доречно, і налаштує на доброзичливе сприймання.

Щиро дякуємо за…,

Дуже вдячні Вам за…,

Висловлюємо свою вдячність за…,

Дякуємо Вам за те, що Ви знайшли час і можливість…

Інший, більш сухий і офіційний варіант початкової формули — підтвердження отримання листа (інформації, документів та ін.):

Ми отримали Ваш лист від____ (дата)…,

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми…,

На підтвердження телефонної розмови з Вашим представником повідомляємо…

Завершальні речення тексту також можуть бути дуже різні — зрозуміло, що зміст їх залежить від того, про що йшлося вище у листі. Так, наприклад, можна повторити подяку, висловлену на початку чи просто подякувати за допомогу:

Ще раз дякуємо Вам...., Дозвольте ще раз подякувати Вам…, Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність…, Дякую за допомогу.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення

сподівання, надії:

“Сподіваємось, що домовленість буде взаємовигідною”.

Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. Якщо адресат добре знайомий, з яким успішно співпрацюєте не перший рік, можна закінчити листа дружніми (але ні в якому разі не панібратськими чи фамільярними) фразами на зразок:

Щиро Ваш…

З найкращими побажаннями…

З вдячністю та найкращими побажаннями…

Щиро відданий Вам…

У листах більш офіційною характеру вживаються такі закінчення:

З повагою…

З вдячністю і повагою…

З повагою і найкращими побажаннями…

Залишаємось з пошаною…

З правдивою до Вас пошаною…

Бажаємо успіхів!

5. Донедавна у мовознавстві та діловодстві побутувала офіційна теорія про те, що діловий стиль ні в якому разі не допускає жодних емоційних відхилень. Цей постулат відповідно поширювався і на сферу ділового листування – лист повинен бути офіційним, стандартним, містити лише необхідну інформацію. Якщо ж він виходив за рамки прийнятих норм, був написаний нетрадиційним стилем, то вважався недоладним, створював враження непрофесійності його автора. Але зараз, коли контакти ділових людей вийшли на зовсім інший професійний та міжнародний рівень, змінюються також погляди на ведення листування.

Зокрема, відомий американський маркетолог та публіцист Рон Теппер вважає, що ділова кореспонденція — це вид епістолярного мистецтва, покликаний не лише досягти якоїсь комерційної мети, а й створити певний імідж. Він стверджує, що останнім часом у деяких видах ділових листів (запрошеннях, привітаннях, подяках та ін.) спостерігається помітне тяжіння до неофіційності і вважає це цілком природним.

Отже, два доволі суперечливі погляди: дотримання офіційних канонів, з одного боку, і “стилістична відлига” аж до використання гумору та “магічних” слів, з іншого.

Спробуємо знайти раціональне зерно. При веденні ділового листування не слід забувати, що листи – це документи. Отже, вони повинні бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист — особливий вид документації, відмінний від протоколу. наказу чи розпорядження. Це ваша письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодно-стандартними фразами. Зрештою, вибір повинні зробити ви самі — залежно від ситуації: мети листа, близькості знайомства з адресатом чи необхідності дотримання субординації. Перед вами відкритий широкий простір для творчості, стежте тільки за тим. щоб усе в листі було доречним..