Конструирование отчета
Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок/Примечание отчета.
При разработке отчета поля в окне нужно запомнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц БД.
При необходимости группировки записей по полю в окне Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы:
Заголовок группы
Примечание группы.
В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.
Элементами разделов отчета кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.д. для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.
Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в Конструкторе форм.
Простейший путь создания отчета состоит в использовании интегрированных в Access Мастеров отчетов. Для этого следует выбрать в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать, и задать команду Автоотчет из меню Правка. В результате Access отображает список доступных Мастеров отчетов и выполнить предлагаемые мастером действия.
В отчетах, как и в формах, помимо информации из БД, можно отображать и дополнительную информацию. Окно отчета может содержать надписи, поля, иллюстрации (рисунок или диаграмму) и другие дополнительные элементы. Для оформления отчетов и форм может быть использована возможность изменения цвета символов, фона и границы.
Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктор.
Для индикации инструментального окна нужно выбрать команду Вид/Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.
Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки) или маркера конца страницы нужно выбрать соответствующую пиктограмму и указать курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид/Свойства).
Чтобы в форму или в отчет добавить вычисляемые выражения, нужно открыть соответствующий объект (форму или отчет) в режиме Конструктор и выбрать команду Вид/Панель элементов. Далее следует выбрать пиктограмму Поле панели элементов и указать мышью пустое место в любой области или отчета (например, область примечаний или колонтитулов), куда будет помещено вычисляемое выражение. Для появившегося нового поля с подписью нужно задать текст подписи. Для поля расположенного справа от поля с подписью в свойстве «Данные», следует ввести, начиная со знака «=», нужное выражение, выбрав из списка имена полей БД и заключив их в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, «=DATE()» - системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметических или других операций. Чтобы увидеть результат вычисления, нужно перейти в режим Формы.
для создания отчета с помощью Конструктора
в окне БД выберем вкладку Отчеты и нажмем кнопку Создать. В окне Новый отчет выберем например, таблицу Студент, которая будет источником данных отчета. Для создания отчета в режиме Конструктора выберем Конструктор. В открывающемся окне Конструктора отчет будет содержать разделы, перечисленные выше.
Просмотр и печать отчета
Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне БД выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр.
Для перехода в режим предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.
Кнопка Печать панели инструментов позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл/Макет страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию и т.д.
Команда Файл/Печать позволяет выбрать для печати отдельной страницы отчета или выделенные записи, распечатать несколько копий, вывести отчет в файл.
Страницы доступа к данным. Страницы доступа к данным позволяют осуществлять ввод, редактирование данных и взаимодействие с ними не только в пределах базы данных Access, но и через Интернет или интрасеть за пределами базы данных Access. Страницы доступа к данным могут разрабатываться как в режиме конструктора страниц, так и с помощью мастера. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используются список полей, панель элементов, элементов, элементы управления, диалоговое окно Сортировка и группировка и т.д. Для просмотра страницы доступа к данным и работы с ней Интернете или интрасети пользователям необходим Microsoft Internet Explorer.