2.2. Основи планування

Чим краще ми сплануємо свій час, тим краще ми зможемо його використати у своїх особистих і робочих цілях. Планування як складова частина самоменеджменту означає поєднання:

• підготовки до реалізації цілей;

• структурування (впорядкування) часу (Рис. 1).

Засоби планування часу

максимальний критерій мінімальний критерій

(максимально плідне (досягнення поставлених цілей

використання фіксованого за найкоротший відрізок часу)

відрізку часу)

Рис. 1. Засоби планування часу

Планування часу призводить до його економії – при витраченні на складання плану усього 10 хвилин, у результаті можна заощадити до 2 годин на добу.

Планування часу має цілий ряд переваг (Таблиця 1).

Таблиця 1

Переваги планування часу

Швидке досягнення мети	з’ясування фахових і особистих цілей, досягнення їх найкоротшим шляхом; реалістичний погляд на заплановані цілі з позиції обмеженості часу;
Виграш у часі	економія часу для важливих справ і цілей та для дозвілля через кращу його оцінку; чітке уявлення про час, необхідний для вирішення різноманітних завдань (що, коли, до якого часу потрібно виконати);
Уміння виділяти пріоритети	концентрація на дійсно важливих справах і забезпечення їх виконання; визначення ступеня важливості тих або інших видів діяльності, виявлення справ, які ви в змозі передоручити іншим;
Скорочення термінів виконання	встановлення реальних термінів виконання справ і їх дотримання; своєчасне розпізнавання слабких місць і прийняття відповідних контрзаходів;
Резервування часу	створення резервів часу для непередбачених справ;
Продовження табл. 1
Ефективність виконання справ	раціональне використання робочого часу шляхом попереднього визначення структури дня; більш швидке вирішення завдань за рахунок їх об’єднання для одночасного вирішення кількох справ;
Зменшення стресових ситуацій	менше стресів, оскільки зменшується кількість не виконаних справ; більше задоволення від роботи, менше роздратування; легко планувати перерви у роботі.

Під час планування часу відбувається орієнтація на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, поділяються на оперативні часткові цілі. Встановлення періодів часу, які будуть необхідні для досягнення особистих і фахових цілей, дає почуття впевненості, реальне уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільну черговість справ.

Існує кілька типів планових періодів, які можна використовувати для впорядкування часу (Таблиця 2).

Таблиця 2

Типи планових періодів

Ціль	Період	План
Довгострокові цілі	Від 3-5 і більше років	Плани на декілька років
Середньострокові цілі	Від 1 до 3 років	Річні плани
Поточні цілі	Від 1 тижня до 1 місяця	Місячні, декадні плани

Схема планування часу є закритою системою, у якій існують чіткі взаємозв’язки між окремими планами: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- та короткострокових, а також у планах поточного періоду. Останні зрештою втілюються у планах дня. Таким чином, планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на більш дрібні і конкретні завдання з метою їх оптимального розподілу у часі.

Річний план формується на основі плану на декілька років, у нього переносяться з відповідного «річного стовпчика» усі зазначені завдання і цілі. Наприкінці поточного року потрібно потурбуватись про визначення найбільш глобальних завдань і цілей на наступний рік.

Квартальний план є інструментом контролю за виконанням річного плану, оскільки протягом року через рівні проміжки часу відбувається своєрідний проміжний контроль: обмірковуються результати минулого періоду, приймаються рішення стосовно внесення змін і перенесення строків. Наприкінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці і визначити, які завдання у наступному кварталі потрібно додати, які – перенести, які – викреслити.

Місячний план містить завдання і цілі, перенесені з відповідного квартального плану, а також, у разі необхідності, – з плану минулого місяця. Оскільки зі скороченням планового періоду підвищується точність планування, завдання визначається зі значною деталізацією – планування часу відбувається у годинах.

Декадний (тижневий) план містить ще більш детальний і точний прогноз майбутнього періоду. На основі місячного плану складається перелік усіх справ і завдань на декаду (або тиждень), відповідно до їхнього обсягу і з необхідним для їхнього виконання часом.

Допоміжні питання для планування роботи протягом тижня:

• на чому я повинен сконцентруватися у першу чергу на цьому тижні;

• яке завдання на цьому тижні є центральним, тобто потребує найбільших зусиль і витрат часу;

• які інші справи обов’язково необхідно завершити, підготувати або розпочати на цьому тижні;

• які можуть виникнути непередбачені проблеми (завдання);

• яку рутинну роботу я повинен виконати;

• що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити.

Денний план будується на базі декадного плану. У ньому встановлюється, які завдання і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня. При цьому потрібно враховувати, що до передбачених раніше, запланованих справ обов’язково додадуться непередбачені. Денний план є останнім і водночас найбільш важливим етапом у системі планування часу, під час якого відбувається конкретна реалізація поставлених цілей.