2.6 Планують документи

Програми і плани розвитку (діяльності) організації

Основоположними плануючими документами для організації є програми і плани.

Програма - документ стратегічного планування, що визначає загальний характер розвитку організації, основні напрями її розвитку, а також перелік найменувань і термінів виконання найважливіших заходів. Обов'язкові реквізити програми: 1) гриф обмеження доступу до документа, 2) гриф затвердження, 3) друк, 4) назва виду документа, 5) заголовок до тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) місце складання (видання) документа , 9) відмітка про наявність додатків, 10) підпис.

План - документ середньострокового і короткострокового планування, що визначає повну послідовність виконання одного з напрямків програми, у вигляді розгорнутого переліку найменувань заходів їх виконання. Обов'язкові реквізити плану: 1) гриф обмеження доступу до документа, 2) гриф затвердження, 3) назва виду документа, 4) заголовок до тексту, 5) текст, 6) відмітка про наявність додатків, 7) підпис.

Планові таблиці, графіки

Планова таблиця - допоміжний документ планування, що відображає основні показники поточної діяльності організації (виробничої, фінансово-економічної і т.д.) у своїй сукупності за стандартний відрізок часу. Обов'язкові реквізити: 1) гриф обмеження доступу до документа, 2) гриф затвердження, 3) назва виду документа, 4) заголовок до тексту, 5) текст, 6) підпис.

Графік виконання заходів

Допоміжний документ планування, що відображає, як правило, один (найважливіший) показник поточної діяльності одного підрозділу організації (виробничої, фінансово-економічної і т.д.) за стандартний проміжок часу (зазвичай декаду або місяць). Обов'язкові реквізити: 1) назва виду документа, 2) заголовок до тексту, 3) текст (графік з поясненнями і умовними позначеннями), 4) підпис.

2.7 Звітні документи

Звіти

Звіт - документ, який містить відомості про результати діяльності організації за якийсь стандартний період часу і представляється до органу адміністративного управління у встановленій формі та у визначені терміни. Звіти розрізняють за місцем звернення, за термінами подання, за характером які у них відомостей. Звіти розробляються у вигляді текстових, текстово-табличних, табличних документів, а також на формалізованих бланках. Обов'язкові реквізити: 1) назва виду документа, 2) заголовок до тексту, 3) відомості про адресата, 4) текст, 5) відмітка про наявність додатків, 6) підпис.

Доповідні

Доповідна характеризується:

- Невеликими термінами підготовки (1день або декілька годин),

- У підготовці беруть участь 1-2 співробітника,

- Невеликий обсяг тексту (2-3 сторінки),

- Високою актуальністю викладається інформації,

- Адресована конкретній особі.

Обов'язкові реквізити: 1) назва виду документа, 2) заголовок до тексту, 3) відомості про адресата (адресатів, якщо розсилаються копії), 4) текст, 5) відмітка про наявність додатків, 6) підпис.

Зведення

Зведення - документ, що містить статистичну інформацію (до декількох десятків показників) по конкретному напрямку діяльності організації. Реквізити: 1) назва виду документа, 2) заголовок до тексту, 3) відомості про адресата (адресатів, якщо розсилаються копії), 4) текст (викладається у спрощеному вигляді - у формі списку показників), 5) відмітка про наявність додатків, 6 ) підпис.

Акти

Акт - підсумковий документ, призначений для підтвердження (констатації) і письмового юридичного закріплення результатів якихось подій, попередньо встановлених фактів, вчинення певних дій і т.д. За призначенням акти поділяються на: 1) акти перевірки (розслідування, випробування), 2) прийому і передачі (справ, обладнання, матеріальних та інших цінностей), 3) інвентаризації (ліквідації підприємства чи установи), 4) невідповідності (списання, категорирования) . Обов'язкові реквізити: 1) гриф обмеження доступу до документа, 2) гриф затвердження, 3) друк, 4) найменування виду документа, 5) заголовок до тексту, 6) дата документа, 7) місце складання (видання) документа, 8) текст, 9) відмітка про наявність додатків, 10) підпис.

2.8 Документи з персоналу

Первинні документи працевлаштування

1) заяву про прийом на роботу - пишеться від руки в такій формі:

- Адресат (найменування посади, прізвище та ініціали керівника організації),

- Найменування виду документа,

- Текст документа,

- Підпис (особи, яка склала заяву, із зазначенням дати написання, особистого підпису і її розшифровки).

- Резолюція,

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

2) анкета - бланк з переліком запитань щодо основних біографічних даних співробітника, його освіту, попередню трудову діяльність, сімейний стан і т.д.

3) автобіографія - оформлене на аркуші паперу формату А4 короткий життєпис із зазначенням основних персональних даних про її упорядника (і його найближчих родичів), відомостей про етапи навчально-трудової діяльності кандидата та іншу необхідну інформацію, надання якої передбачено законом. Автобіографія викладається в хронологічному порядку (спочатку відомості про себе, потім - про найближчих родичів, додаткові відомості - в кінці тексту). Реквізити: 1) назва виду документа, 2) текст документа, 3) підпис.

Трудовий договір

Трудовий договір - це юридично оформлене письмова угода сторін (як правило, іменованих відповідно «роботодавець» і «працівник») про добровільне прийняття на себе конкретних обов'язків, констатирующем готовність сторін виконувати взяті зобов'язання протягом деякого періоду часу на цілком певних умовах. Типовий трудовий договір включає в себе:

- Найменування документа,

- Вказівка ​​на місце і дату укладення договору,

- Преамбула договору (з зазначенням повного і умовного найменування сторін),

- Базові умови (зміст, характер роботи та необхідний рівень кваліфікації для її виконання),

- Вказівка ​​на тип договору (по основній роботі або сумісництвом),

- Вказівка ​​на вид договору (строковий чи безстроковий),

- Термін дії договору (для термінового),

- Тривалість випробування,

- Обов'язки працівника з вказівкою загальних професійних обов'язків працівника, чим вони регламентуються,

- Обов'язки роботодавця із зазначенням основних зобов'язань адміністрації щодо створення та забезпечення нормальних умов праці, її оплати тощо,

- Відомості про надання гарантій щодо захисту трудових прав працівника,

- Відомості про особливості режиму праці і відпочинку,

- Відомості про величину грошової винагороди, порядку її виплати,

- Відомості про порядок надання та тривалості відпустки,

- Інші умови за даним договором,

- Особливі умови по даному договору (умови розірвання або перегляду умов договору),

- Умови припинення дії договору,

- Юридичні адреси, інші необхідні реквізити договірних сторін,

- Підписи сторін,

- Дати підписання договору сторонами,

- Додатки до договору.

Оформлення та ведення трудової книжки

Трудова книжка - основний документ, що реєструє етапи трудової діяльності. У трудову книжку заносяться:

1) відомості про працівника - прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність,

2) відомості про роботу - прийом на роботу.

Формування та ведення особових справ

Особиста справа - згрупована у відповідності з певними правилами сукупність належним чином оформлених документів, що містять необхідні персональні відомості про співробітника. Поділяються на анкетно-біографічні та службово-спеціальні.

Формалізовані документи персонального обліку

- Типова міжгалузева форма (ТМФ) наказу про прийом на роботу (форма - Т-1),

- ТМФ особової картки (форма Т-2),

- ТМФ облікової картки наукового працівника (форма Т-4),

- ТМФ наказу про переведення на іншу роботу (форма Т-5),

- ТМФ табеля обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма Т-6),

- ТМФ наказу про припинення трудового (договору) контракту (форма Т-8),

- ТМФ табеля обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати № 2 (форма Т-12),

- ТФ табеля обліку використання робочого часу (форма Т-13),

Атестація працівника

Під атестацією розуміють періодичне визначення кваліфікації працівника на предмет відповідності останнього займаної посади. Атестація може бути плановою та позапланової (спеціальної).

Атестація - це письмовий відгук, або характеристика, що містить короткий опис навчально-виробничого досвіду аттестуемого відображає його трудові достоїнства і недоліки за той чи інший період роботи.

Складання характеристик

Поділяються на: 1) службові, 2) рекомендаційні, 3) атестаційні, 4) приватні (функціональні).

Структура характеристик: 1) заголовок, 2) короткі відомості про яке характеризується, 3) основний текст, 4) висновки, 5) найменування організації, для якої видано характеристика, 5) дата підписання характеристики, 6) підпис особи, яка видала характеристику, 7) програми .

2.9 Документи переговорної та дорадчої діяльності

Протоколи

Протокол - основний документ реєстрації дорадчої та переговорної діяльності, який представляє собою оформлену відповідно до встановлених правил повну і точну письмову інформацію про порядок проведення конкретного службового заходи (засідання, наради, збори, переговорів і т.п.).

2.9.2 Доповіді та виступи (співдоповіді)

2.10 Письмові звернення громадян

Позовні заяви, касаційні скарги

Реквізити: 1) вказівка ​​на адресата, 2) відомості про позивача, 3) відомості про відповідача, 4) текст документа, 5) вказівку на додатки, 6) підпис.

Скарги, пропозиції і заяви

Письмове звернення має: 1) мати чітку адресацію, 2) відрізнятися порівняно невеликим обсягом змісту, 3) висвітлювати тільки одне питання, але з тим ступенем подробиці, яка забезпечить швидке і правильне її вирішення, 4) спиратися на факти, 5) бути викладено простими пропозиціями, 6) в обов'язковому порядку підписано тим, хто його склав. Обов'язкові реквізити: 1) вказівка ​​на адресата, 2) найменування виду документа, 3) текст документа, 4) відмітка про наявність додатку, 5) підпис.

Формалізовані документи, які застосовуються в роботі з письмовими зверненнями

Основні види документів:

- Реєстраційна картка письмових звернень,

- Аннотаціонний лист,

- Довідка про стан роботи з письмовими зверненнями,

- Довідка про якісну характеристику вступників письмових звернень.