Підручник з діловодства

9 Березня 2010

Іванова т.В., Піддубна л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Підручник.-

Підручник “Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування” містить комплекс теоретичних, методичних і організаційно-практичних проблем, які розглянуті з точки зору ролі та значення документаційного забезпечення державного управління та місцевого самоврядування. Висвітлюються питання нормативно-методологічної бази діловодства, стандартизації, уніфікації та трафаретизації управлінських документів та особливості захисту документів в умовах впровадження інформаційних технологій підтримки документообігу. Розглядаються питання організації документообігу установи та побудови служб документаційного забезпечення управління, а також документування діяльності колегіальних органів управління. У підручнику значна увага приділена організації роботи з документами, які містять державну таємницю або є документами для службового користування, а також питанням документування діяльності роботи з кадрами, зокрема організацію кадрової роботи з державними службовцями, подані цікаві матеріали щодо історичних аспектів становлення в Україні місцевого самоврядування та розвитку документального оформлення його діяльності.

Для студентів вищих навчальних закладів, викладачів, спеціалістів з організації діловодства установ, керівників підприємств та організацій, широкого кола читачів.

Передмова

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від значної кількості факторів. Не останнє місце серед яких займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

З документами в органах державного управління та місцевого самоврядування пов’язана діяльність усіх працівників апарату управління – від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління державної установи та органа місцевого самоврядування проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратом управління організацією.

В управлінні однаково шкідлива як переоцінка, так і недооцінка значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило призводить до розповсюдження канцелярсько-бюрократичних методів управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне вирішення питань, що виникають, підміняється надто великим захопленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне використання кореспонденції призводить до безвідповідальності в роботі, створює умови для різноманітних зловживань.

В якості одного із засобів регулювання документопотоків виступають державні стандарти, загальнодержавні класифікатори, і уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи покликані стабілізувати документообіг в країні по всьому технологічному циклу, створити оптимальну технологію ведення документального господарства кожної управлінської одиниці.

Виходячи з вище викладеного, курс “Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування” є однією з провідних загальнопрофесійних дисциплін при підготовці фахівців з напрямку «Державне управління та місцеве самоврядування», він має сприяти вихованню грамотного управлінця.

Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахівців, які будуть працювати в органах державного та муніципального управління, уміння та навичок роботи з документами, які супроводжують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, а в органах місцевого управління мають свою специфіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки самої організації і їх дія розповсюджується на всю територію, яка підпорядкована органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звертається велика кількість людей, вони дуже часто носять нормативний, правовий характер, складаючи основу документальної комунікації муніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємствами, які розташовані на підпорядкованій органу управління території, а також з організаціями та установами, які безпосередньо підпорядковані держадміністраціям.

Підручник має ознайомити студентів з основними видами документів, вимогами, що пред’являються до оформлення документів, ведення документообігу в організації та здійснення контролю за виконанням документів, забезпечення зберігання та користування документами, що є в організації. Детальніше розглядаються питання оформлення окремих видів документів, зокрема таких груп, як оргнанізаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні документи, документи з кадрових питань, з питань документування діяльності колегіальних органів управління, та роботи зі зверненнями громадян тощо. Об’єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально створюються для фіксації прийнятого управлінського рішення, зберігання та передачі соціальної інформації у просторі та часі. Особлива увага приділяється роботі з документами, які містять державну таємницю, або є документами, які є власністю держави і служать лише для службового користування. В підручнику висвітлено питання та документальне оформлення роботи з персоналом органів державної влади та місцевого самоврядування (державними службовцями).

Найбільша увага приділяється підготовці проектів розпоряджень голови державної адміністрації, наказів - основних розпорядчих документів, написанню листів - одного з найпоширеніших видів документів, протоколів, а також підготовки інших документів, а саме: актів, доповідних та пояснювальних записок. договорів, характеристик, резюме, заяв тощо.

При підготовці цього видання враховані найновіші офіційні, нормативні і інструктивно-регламентуючі документи в області загального діловодства і зокрема діловодства в органах Державного управління та місцевого самоврядування, які діють на території України. Авторами використано значну кількість спеціальних публікацій, які видані як в Україні, так і в Росії, Білорусі, найбільш важливі з яких наведені у списку літератури.

Підручник доповнено термінологічним словником, де підібрана велика кількість визначень різних документів, процесів, які мають місце при організації документального забезпечення діяльності установи.

Автори складають подяку науковому співробітникові Інституту програмних систем НАН України Л.В.Кибі за підготовку розділу «Інформаційні технології підтримки документообігу».

1. ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ

1.1. Документ, його роль та місце в державному у правління та місцевому самоврядуванні

1.2.Нормативно-методична база діловодства

1.3.Види документів та їх класифікація

1.4.Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування

1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування

1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа усі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

Ø Наявність інформації, яка має певний зміст;

Ø Стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

Ø Функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, Управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.

Інформація зафіксована в документі має свою специфіку, яка проявляється наступним чином:

1. документ – носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною;

2. документальна інформація має бути змістовною, оскільки являється результатом інтелектуальної діяльності людини;

3. інформація передається дискретно тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

4. повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі;

5. інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозапис тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його особливостей, відсутність будь-якої з перерахованих складових знищує документ, як такий (Кушнаренко, с.21-22).

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні такою мовою є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як "Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі"[1].

Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встановлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог Держстандартів, що встановлюють порядок оформлення документів.

Питанням складання текстових документів відповідають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування теорія і практика управління підприємством.

З метою економії часу в процесі складання і використання документів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлення документів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загальними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ділових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності як діловодство (справочинство).

Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Останнім часом серед фахівців набуває розповсюдження наступна назва цього виду діяльності – Документаційне забезпечення управління (ДЗУ)

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ ( від лат. documentum – зразок, взірець, свідоцтво, доказ), матеріальний об’єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ – це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ – це засіб доказу події, для історика – першоджерело, для управлінця – засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Державним стандартом України документ визначено так:

ДОКУМЕНТ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

1. Достовірним;

2. Переконливим;

3. Належним чином відредагованим і оформленим

4. Повинен містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольнити таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести:

ü Інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);

ü Соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);

ü Комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);

ü Культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

Ø Управлінська (документ грає велику роль в управлінні);

Ø Правова (документ має юридичну силу);

Ø Історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як на звичайну мову, так і штучну, з використанням нових носіїв інформації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

·машиноорієнтований - це документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки;

·машиночитаємий - це документ, пристосований для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в цьому документі відображена кодом, а пошук та видача інформації здійснюється тільки машиною;

· машинний - це документ, створений засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах[2]. Крім того, у відповідності з “Примірною інструкцією з діловодства…”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р.[3], в державних установах та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

· порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);

· обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

· характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.

1.2. Нормативно-методична база діловодства

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

Ø Положень конституції України;

Ø Законів України;

Ø Нормативно-правових актів Президента України, Кабінету міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

Ø Інших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає:

1. Законодавчі акти України в сфері інформації, документації та документування.

2. Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні.

3. Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру.

5. Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств.

6. Державні стандарти на документацію.

7. Уніфіковані системи документів.

8. Класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

ü Технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації.

ü Роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.