1. Слухали:

О.І. Григорук - ...

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою (“текст доповіді додається”).

Нижче записують питання і відповіді на них. Слова “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено. Після них ставлять двокрапку.

Слово “УХВАЛИЛИ” пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі містяться питання, що є різними за характером, то їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

Рис.4. Оперограма підготовки і оформлення протокольної документації в організації (45, 81 с.)

Зразок протоколу:

Дібровська райдержадміністрація

Протокол № 10

12.12.02.

м. Діброва

_________області

виробнича нарада працівників управління контролю за благоустроєм

Голова С.В. Макаренко

Секретар А.М. Голосна

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Складання звіту з виробничої діяльності за 2001рік (інформація начальника управління С.В.Марченка)

2. Затвердження заходів управління щодо благоустрою міста та конролю екологічного стану у 2003 році (повідомлення заст. Начальника управління М.Г.Рудя)

СЛУХАЛИ:

С.В.Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників управління

ВИСТУПИЛИ:

С.П. Дмитрієв – вказав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення статистичних таблиць

Г.С.Яковлєва – запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 1 січня 2003 року

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам управління забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів з виробничої діяльності управління за 2002 рік.

2. Подати річний звіт до Облдержадміністрації не пізніше 10 січня 2003 року

СЛУХАЛИ:

М.Г.Рудя – План заходів по управлінню на 2003 рік.

УХВАЛИЛИ:

План заходів затвердити і керуватися ними.

Додаток: реєстраційний список на 1 сторінці в 1 примірнику

Голова (підпис) С.В.Макаренко

Секретар (підпис) А.М. Голосна

Питання для перевірки знань

1. Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою

2. Значення організаційно-розпорядчої документації в управлінській діяльності.

3. Дайте коротку характеристику таким документам як статути, визначте їх сутність, види, зміст та сферу застосування.

4. Дайте коротку характеристику таким документам як положення про підприємства та їх підрозділи

5. Дайте коротку характеристику таким документам як “Інструкції”, зокрема посадові інструкції

6. Дайте коротку характеристику таким документам як “Правила”, зокрема Правилам внутрішнього трудового розпорядку.

7. Постанови та рішення колегіальних органів

8. Протоколи: докладні та скорочені. Вступна та основна частини текстів протоколів

9. Дайте коротку характеристику таким документам як Розпорядження, наведіть особливості його видання головою місцевої держадміністрації.

10. Накази як основна форма документування розпорядчої діяльності на підприємствах.

11. Акти, їх види, склад та порядок оформлення

12. Службові листи, їх види та особливості складання.

13. Довідки, їх сутність та особливості складання.

14. Доручення, їх сутність та особливості складання.

15. Службові записки: доповідні та пояснювальні

4. ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

4.1.Поняття та класифікація документів з особового складу.

4.2.Документи з контрактної системи наймання працівників.

4.3.Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

4.4. Особливості роботи з кадрами у місцевій державній адміністрації

4.5.Накази з особового складу.

4.6.Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільнені працівників.

4.7.Складання особистих офіційних документів.

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Серед документів з особового складу виділяються такі документи:

· трудовий договір;

· трудова угода;

· наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу;

· листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· заява;

· довідка з роботи, тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також сприяють швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід відмітити:

Ø Штатний розклад організації;

Ø Штатно-посадова книга;

Ø Графік відпусток персоналу;

Ø Резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, кому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар – референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар – референт, технічний секретар, офіс – менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою)