2. Посадові обов’язки.

ü Організовувати прийом відвідувачів;

ü Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них керівництво;

ü Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних керівнику службових документів;

ü Обслуговувати апаратуру “Телефакс”;

ü Використовувати у роботі професійний персональний комп’ютер;

ü Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів, розпоряджень, завдань і доручень керівників;

ü Розробляти методики контролю виконання робіт, вести картотеки обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших документів з грифом “Контроль”(“К”);

ü Готувати наради і засідання, які проводить керівник;

ü Готувати відрядження керівника;

ü Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого ритму, який створено керівником;

ü Щоденно складати пам’ятний список поточних і незавершених справ;

ü Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочого дня керівника;

ü Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових документах, звільняючи його від зайвих пошуків;

ü Приймати службові документи і особисті зави, які направлені співробітниками на розгляд та підпис керівника;

ü Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і здійснювати їх швидкий пошук;

ü Видавати в усній формі довідки по службових документах, які надійшли на ім’я керівника, за виключенням конфіденційної інформації;

ü Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей;

ü Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невідкладних питань;

ü Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат;

ü Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керівника, а також довірительну інформацію, яка передається відвідувачами і співробітниками;

ü Вести оперативний облік документів з грифом “Контроль” (“К”), забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з резолюціями керівника;

ü Керувати кадрових роботою, службою діловодства, готувати проекти кадрових наказів;

ü Організовувати роботу з прийому і архівному зберіганню документальних матеріалів, формувати архівне господарство;

ü Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ;

ü Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних підрозділах;

ü Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і друкованих матеріалів;

ü Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми формами документів внутрішньої періодичної звітності;

ü Організовувати тиражування службових документів;

ü Забезпечувати належні умови експлуатації множинної і друкувальної техніки;

ü Забезпечувати раціональне використання витратних матеріалів, які використовуються в роботі;

ü Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення;

ü Вести протоколи робочих нарад;

ü Вести табельний облік;

ü Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плинності кадрів, направляти висновки керівникові організації;

ü Забезпечити належні умови при роботі з конфіденційними документами;

ü Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на основі усних вказівок керівника;

ü Своєчасно доводити до відома працівників організації вказівки керівника.

ü Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і активно уводити її в практику своєї праці;

ü Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом самоосвіти і відвідування спеціальних занять.