Фильтрация и сортировка записей в таблицах

Фильтрация - удобный способ отображения нужных данных. Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или запроса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет базовых объектов. Фильтры бывают следующих типов:

1. Обычные фильтры: используются для фильтрации по значению или диапазону значений.

2. Фильтрация по выделенному: позволяет отсортировать все строки в таблице, содержащие значение, которое совпадает с выделенным значением в строке. Используется в режиме таблицы.

3. Фильтр по форме: используется, если требуется отфильтровать несколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись.

4. Расширенный фильтр: позволяет задать пользовательские условия фильтра.

Фильтры можно вызвать при помощи команд вкладки Главная группы Сортировка и фильтр.

На вкладке документа Фильтр доступны две специальные команды. Если щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте вкладки над бланком, в контекстном меню будут доступны команды Загрузить из запроса и Сохранить как запрос.

Вопросы по теме

1. Дайте характеристику объекту таблица?

2. Назовите основные типы полей и их свойства?

3. Для чего используется схема данных?

4. Каких типов бывают фильтры?

Тема 9. Конструирование запросов Запросы qbe и запросы sql

Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных и представления ее для пользователя в виде виртуальной таблицы.

Применяются два типа запросов: по образцу QBE – Query by example и структурированный язык запросов SQL – Structured Query Language.

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду SQL вкладки Работа с запросами (Конструктор) группы Результаты.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Основы конструирования qbe-запросов

При создании запроса необходимо определить:

1. Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации.

2. Предмет поиска в базе данных.

3. Перечень полей в результате выполнения запроса.

Конструирование QBE - запросов в Access 2010 выполняется командами вкладки Создание группы Запросы и выполняется с помощью:

• мастера;

• конструктора

При использовании команды Мастера запросов появляется диалоговое окно Новый запрос, позволяющее выбрать следующие виды запросов:

1. Простой запрос.

2. Перекрестный запрос.

3. Повторяющееся записи.

4. Записи без подчиненных.

При выборе конкретного типа запроса появляется диалоговое окно Мастера запроса, который позволяет пошагово сконструировать запрос.

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

1. Простой.

2. По условию.

3. Параметрические.

4. Итоговые.

5. С вычисляемыми полями.

Окно Конструктора состоит из двух частей - верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц - источников и отражает связь между ними. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

1. Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе.

2. Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле.

3. Сортировка – указывает тип сортировки.

4. Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране.

5. Условия отбора - задаются критерии поиска.

6. Или – задаются дополнительные критерии отбора.