Пособие_WORD1_2013

Рецензенты:

к.т.н., доцент кафедры информатики и математики СПбГУП Путькина Л.В.

к.э.н., доцент кафедры ЭК и ЭММ СПбГЭУ Перешивкин С.А.

Окладникова О.Л., Пилюгина Е.А., Усольцева Е.Б. Информационные технологии обработки текстовой информации

в среде Microsoft Word 2010. Учебное пособие - СПб.: Изд-во СПбГЭУ, 2013 г. - 83 с.

Учебное пособие содержит теоретический и практический материалы, позволяющие студентам приобрести навыки квалифицированного пользователя.

Пособие предназначено для бакалавров 1 курса всех направлений по дисциплинам «Информатика», «Информационные технологии», «Компьютерные технологии и информатика».

© Издательство СПбГЭУ, 2013

3

Тема 1. Информационные технологии обработки текстовой информации. Текстовый процессор MS Word 2010

Раздел 1. Информационные технологии обработки текстовой информации

Современные компьютеры имеют широкие функциональные возможности для обработки различной информации, однако наиболее распространенными по-прежнему остаются программы, предназначенные для работы с текстом.

Системы обработки текстовой информации можно подразделить на следующие категории:

•текстовые редакторы;

•специализированные программы;

•издательские системы;

•текстовые процессоры.

Текстовые редакторы

Текстовый редактор представляет собой компьютерную программу, имеющую небольшую функциональность и предназначенную для создания и редактирования простых неструктурированных текстов.

К текстовым редакторам относятся редакторы текстов программ (обычно встроенные в языки программирования и поддерживающие их синтаксис) и непосредственно редакторы текстов.

Основные функции текстовых редакторов:

1.просмотр, редактирование и вывод на печать простых текстов (файлы помощи, простые описания и подобные им);

2.редактирование исходных текстов программ;

3.редактирование файлов конфигурации и настройки операционной системы;

4.работа с HTM-файлами (источниками).

В качестве примеров текстовых редакторов можно привести:

•для Windows - Блокнот (Notepad), WordPad, Bred, AkelPad и др.;

•UNIX-подобных ОС –Vi, Elvis, Gedit, Kate, KWrite, Nano, NEdit и

др.;

•кроссплатформенные - Emacs, Acme, FCKeditor, JEdit, JOE, Komodo Edit, SciTE, Scintilla, Sed, Vim и др.

4

Специализированные программы обработки текстовой информации

Специализированные программы обработки текстовой информации представляют собой компьютерные программы,

предназначенные для работы в узких областях деятельности.

Ктаким программам относятся:

•программы-переводчики;

•электронные словари;

•программы подготовки электронных версий документов и межплатформенного обмена;

•программы проверки орфографии;

•программы работы с цифровыми шрифтами; а также

•программы-шифровальщики (криптографирование содержимого текстового документа);

•программы контекстного поиска информации в текстовых документах;

•программы – перекодировщики;

•программы обработки нотной продукции;

•программы оптического распознавания символов пакетов программ;

•программы речевого ввода информации.

Издательские системы

Издательская система представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, которые должны обеспечить подготовку образца печатной продукции для тиражирования. Компьютерная издательская система предназначена для создания высококачественной печатной продукции: книг, журналов, газет, каталогов, буклетов, отчетов, писем, приглашений.

Издательские системы включают в себя:

•средства для подготовки текста, иллюстраций, графиков;

•средства для использования различных шрифтов, других элементов оформления;

•возможности для размещения на странице материалов разнотипного характера;

•развитую систему импорта-экспорта документов.

Издательские системы работают в графическом режиме, который предоставляет возможности работы с текстом внутри графического

5

объекта. Основным назначением издательской системы является

вёрстка.

В простейшем варианте издательская система состоит из персонального компьютера, оснащенного программами для набора текстов, их корректуры и верстки, а также принтера и сканера.

Примеры профессиональных издательских систем:

•Quark XРress

•Adobe InDesign

•Scribus

•Corel Ventura

Программа Microsoft Publisher (компонент Microsoft Office)

является хорошо зарекомендовавшей себя системой начального уровня. Содержит большой набор Мастеров и готовых шаблонов.

Текстовые процессоры

Текстовый процессор представляет собой компьютерную программу, имеющую широкую функциональность и предназначенную для создания, редактирования и просмотра структурированных текстов. Текстовые процессоры позволяют создавать сложные документы, вести коллективную обработку документов, эффективно обмениваться информацией в сетях.

Основные функции текстовых процессоров:

1.создание документа;

2.редактирование документа;

3.форматирование (изменение внешнего вида отдельных элементов и документа в целом);

4.автоматическое составление оглавлений и указателей в документе;

5.создание и форматирование таблиц;

6.внедрение в документ рисунков, формул, и других объектов;

7.проверка правописания;

8.сохранение документа;

9.печать всего документа или его части.

Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются:

•Microsoft Wоrd,

•AdobeInCopy,

•WordPerfect,

•Lotus WordPro,

•OpenOffice.org Writer,

•PolyEdit.

6

Текстовый процессор Microsoft Word

Самый известный и распространённый в мире текстовый процессор - это текстовый процессор Word корпорации Microsoft, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Его первая версия была создана в 1983 году Ричардом Броди для операционной системы DOS. Позднее появились версии для ОС Apple Macintosh, UNIX и Windows (1989 г.). В 2007 году вышла версия Office

Word 2007, затем появился пакет Microsoft Office 2010.

Базовой концепцией Word является использование шаблонов для создания документов. Любой документ Word создается на основе какого-то определенного шаблона. Шаблон представляет собой определённый набор различных средств, доступный всем документам, создаваемым на его основе. По умолчанию используется шаблон

Normal.

Вместе с Word поставляется множество шаблонов, а также на webузле Microsoft Office Online доступна обширная коллекции шаблонов. Пользователь может изменить существующий шаблон или создать свой собственный.

Созданный документ можно сохранить в следующих форматах:

•документ – с расширением docx (по умолчанию) или docm (doc для сохранения в предыдущих версиях Word);

•шаблон – dotx (по умолчанию) или dotm (позволяет выполнять макросы) для Word 2007 и 2010 и dot для предыдущих версий Word;

•веб-страница – c расширениями htm, html, mht, mhtml;

•текст в формате RTF;

•обычный текст – расширение txt;

•XML-документ;

Microsoft Word поддерживает несколько режимов работы с текстовыми документами:

•Обычный или Черновик (для Word 2007 и 2010) - набор текста без возможности форматирования большинства компонентов текстового документа;

•Веб-документ – работа с документом в виде веб-страницы;

•Разметка страницы – форматирование всех компонентов текстового документа, просмотр документа в печатном виде;

•Структура – структурное представление документа для работы с большими документами и их частями;

•Чтение – просмотр и редактирование документа в полноэкранном виде;

7

•Предварительный просмотр – просмотр эскиза печатного документа.

ВWord применяется форматирование на уровне символа, абзаца, раздела, элемента списка, объекта, страницы, документа в целом (включая автоматическое составление оглавления и указателей,

перекрёстных ссылок и списков иллюстраций).

MS Word использует стилевое оформление. Стилем называется

именованный набор параметров форматирования, используемых для придания документу профессионального и привлекательного вида. Список доступных стилей зависит от шаблона, на основе которого создан документ, однако возможно создание собственных стилей или их копирование из других шаблонов;

Word позволяет создавать составные документы, обеспечивающие работу с разнородными объектами и типами данных на основе технологии OLE (Object Linking and Embedding - технология связывания и внедрения объектов в другие документы и объекты, разработанные корпорацией Microsoft).

Также приложение MS Word позволяет использовать:

•технологию слияния текстового документа с источниками переменных данных,

•технологии проверки орфографии, синтаксиса и пунктуации,

•создание логических расширений текстового документа (автотекст, автозамена, сноски, закладки, гиперссылки, названия объектов, примечания и т.д.),

•технологии рецензирования,

•технологии совместного редактирования документа и пр.

Microsoft Office Word 2010

Microsoft Word 2010 является новой версией текстового процессора с улучшенной совместной работой, графикой и навигацией.

Приложение Word 2010 сочетает богатые функциональные возможности с художественными эффектами, новыми текстовыми возможностями и более легкой навигацией в больших документах.

Основные преимущества Word 2010

 Улучшенный пользовательский интерфейс

Новый интерфейс был представлен в Word 2007. Интерфейс Word 2010 имеет немного изменённый дизайн. Работа в Word 2010 стала эффективней за счёт:

 Усовершенствования ленты

Лента является частью пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent. На ней находится набор команд для работы в документе.

8

Улучшенная лента за счёт упрощения доступа к функциям (путём настройки рабочей области) позволяет быстрее выполнять часто используемые команды.

Появилась возможность создания настраиваемых пользовательских вкладок и групп для настройки интерфейса в соответствии с привычным стилем работы.

 Нового представления Microsoft Office Backstage

Представление Microsoft Office Backstage - новая возможность в пользовательском интерфейсе Microsoft Office Fluent и дополнительная функция ленты, находящаяся на вкладке Файл.

Представление Microsoft Office Backstage - это набор команд, используемых для работы с документом, с его помощью выполняется управление файлами — создание, сохранение и отправка документов, проверка документов на наличие скрытых метаданных и персональных данных, настройка параметров.

 Возможности восстановления несохраненных изменений

Стало легче восстановить документ, если файл был закрыт без сохранения или возникла необходимость просмотра предыдущей версии рабочего файла. Если файл был случайно закрыт без сохранения, можно получить последнюю автоматически сохраненную версию файла для его восстановления при следующем открытии. Во время работы с файлом из представления Microsoft Office Backstage доступен список автоматически сохраненных файлов.

1. Усовершенствованные средства поиска и навигации

Поиск нужных сведений в Word 2010 стал быстрее и удобнее благодаря:

•новым и улучшенным функциям поиска и навигации, позволяющим искать содержимое по графическим элементам, таблицам, концевым сноскам и примечаниям;

•усовершенствованной области навигации, содержащей визуальное представление документа, которая позволяет быстро просматривать, сортировать и искать нужные материалы.

Word 2010 позволяет быстро ориентироваться в больших документах, упорядочивая их компоненты и осуществляя пошаговый поиск в содержимом посредством усовершенствованных способов работы со структурой документа, перемещения по документу по эскизам страниц, отслеживания совместного редактирования документа по заголовкам, содержащим индикатор совместного редактирования.

9

2. Возможности совместной работы с другими пользователями

Word 2010 выводит совместную работу над документами на новый уровень за счёт

Режима общего доступа и средств совместного редактирования

•При работе над документом одновременно нескольких пользователей отображается информация о том, какой пользователь какую часть документа редактирует.

•При открытии общего документа можно изменять его автономно, а затем, при возврате в интерактивный режим, Word автоматически синхронизирует эти изменения.

•При одновременном редактировании документа несколькими пользователями каждый из них может блокировать доступ к областям документа, с которымион работает.

Повышения обеспечения уровня безопасности сведений

ВWord 2010 предусмотрены следующие функции, повышающие

безопасность сведений во время совместной работы, а также защиту компьютера от опасных файлов:

•проверка перед предоставлением совместного доступа к документу наличие в нём скрытых метаданных, персональных данных или содержимого, не подлежащего распространению, с помощью настраиваемого инспектора документов;

•использование команды Пометить как окончательный перед предоставлением окончательной версии документа для совместного редактирования, которая делает документ доступным только для чтения и оповещает других пользователей о предоставлении совместного доступа к окончательной версии документа;

•режим защищенного просмотра, при котором файлы из потенциально опасного расположения (Интернет, электронная почта), либо файлы с активным содержимым, (макросы, подключения к данным или элементами ActiveX), проходят проверку и открываются в режиме защищенного просмотра, в котором отключены функции редактирования.

 Интеграции с программами коммуникации

Например, интеграция с программой Office Communicator позволяет узнать, доступен ли пользователь, редактирующий документ, и даёт возможность поговорить с ним, не выходя из Word.

10

Доступа к документам из любого места

ВWord 2010 можно работать с документами в разных местах и с

различных устройств. При размещении документов на веб-сервере можно просматривать и редактировать их без ограничения доступа к функциям и интерфейсу Word через веб-браузер с помощью приложения Word Web или со смартфона с системой Windows Mobile. Специально для смартфонов предназначена улучшенная мобильная версия Word Microsoft Word Mobile 2010.

3. Новые возможности Word 2010 для работы с текстом документа.

Приложение Word 2010 предоставляет ряд новых возможностей для усовершенствования документов:

Применение к тексту художественные графических эффектов, таких как тени, контуры, свечение и отражение.

Предоставление расширенных возможностей форматирования текста:

•широкий диапазон параметров лигатур;

•расширенный выбор стилистических наборов;

•широкий выбор форм чисел;

•использование шрифов OpenType для достижения высокого уровня типографского качества;

•новые форматы нумерации маркированных списков с фиксированным числом знаков (например, 001, 002... и 0001,

0002...);

•добавление к таблице заголовка и сводки для предоставления дополнительных сведений.

Дополнительные средства работы с документами:

•усовершенствованная функция рукописного ввода, позволяющая делать в документе рукописные заметки на планшетном ПК и хранить их вместе с документом;

•усовершенствованное интеллектуальное контекстное средство проверки орфографии, исправляющее ошибки несоответствия правильно написанного слова контексту;

•выполнение проверки правописания при применении к тексту различных эффектов;

•контекстный перевод слов или фраз, прослушивание произношения слова или фразы, копирование перевода в другой документ с помощью мини-переводчика

(MiniTranslator);

•возможность отправки в Интернет документа для перевода;