Поля, их типы и свойства

Таблица состоит из полей, содержащих определенную информацию. Свойства поля описывают характеристики и поведение данных, добавляемых в это поле. Тип данных поля - наиболее важное свойство, потому что оно определяет, какие данные могут храниться в этом поле.

Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:

• имя поля;

• тип данных;

• перечень свойств;

• описание.

При работе с таблицей в режиме конструктора можно задавать любые свойства полей. В этом режиме для выбора типа данных поля используется сетка конструктора таблиц, а другие свойства задаются в области Свойства поля. Таблица может содержать типы полей, представленные в табл.3:

Таблица 3

Тип данных	Значения	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифровые символы Используется для текста или чисел, не применяемых в вычислениях.	До 255 символов.
МЕМО	Алфавитно-цифровые символы или текст, в котором используется RTF-форматирование..	До 1024 х 1024 х 1024 символов - 2 игабайта
Числовой	Числовые значения (целые или дробные). Используется для чисел, применяемых в вычислениях.	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Используется для хранения значений дат и времени	8 байт.
Денежный	Используется для хранения денежных значений	8 байт.
Счетчик	Уникальное числовое значение, автоматически вставляемое при добавлении записи.	4 байта
Логический	Логические значения (да/нет). Можно использовать один из трех форматов: «Да/Нет», «Истина/Ложь» или «Вкл/Выкл».	1 бит (8 бит = 1 байт).
Объект OLE	Объекты OLE и другие двоичные данные. Используется для хранения объектов OLE из других программ Microsoft Windows.	До 1 гигабайта.
Вложение	Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Office.	2 гба для сжатых вложений. Для несжатых - 700 кб
Гиперссылка	Используется для хранения гиперссылок, заданным URL-адресом, или к файлам, заданным UNC-именем. Ссылки на объекты приложения Access, которые хранятся в базе данных.	До 1024 х 1024 х 1024 символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта
Вычисляемый	Используется для создания вычисляемого поля в таблице, просмотр и изменение формулы невозможны.
Мастер подстановок	Используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений.

Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.

Свойства полей зависят от выбранного типа данных и представлены в табл.4.

Таблица 4

Свойство поля	Описание
Размер поля	Максимальный размер данных, хранящихся в поле. Для повышения производительности задавайте минимально достаточный размер поля.
Формат	Вид поля по умолчанию при выводе на экран или печать.
Число десятичных знаков	Количество отображаемых знаков в дробной части чисел.
Новые значения	При добавлении новой записи увеличивает значение поля "Счетчик" на единицу или выбирает его случайным образом.
Маска ввода	Отображает знаки, помогающие при вводе данных.
Подпись	Текст, отображающийся по умолчанию в подписях для форм, отчетов или запросов.
Значение по умолчанию	Значение которые автоматически присваиваются полю при добавлении новых записей.
Условие на значение	Выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении значения в этом поле.
Сообщение об ошибке	Сообщение, которое отображается, если значение не соответствует выражению в свойстве Условие на значение.
Обязательное поле	Определяет необходимость ввода данных в поле.
Пустые строки	Если этому свойству присвоено значение Да, в текстовые поля и поля МЕМО можно вводить пустые строки ("").
Индексированное поле	Индекс ускоряет доступ к данным в поле.
Сжатие Юникод	Определяет необходимость сжатия хранящегося в поле текста, если его размер меньше 4 096 символов.
Теги действий	Полю можно назначить тег действия
Только добавление	Если для этого свойства выбрано значение Да, выполняется отслеживание изменений значения поля.
Формат текста	Выберите значение Формат RTF, чтобы хранить данные в виде HTML-кода с возможность форматирования, или значение Обычный текст, чтобы хранить только неформатированный текст.
Выравнивание текста	Способ выравнивания текста по умолчанию в элементе управления.

Описание представляет собой краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.

Схема данных

Реляционная база данных Access может содержать множество таблиц, хранящих данные по разным темам, поэтому их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на общих полях этих таблиц.

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей:

• первичный ключ – поле однозначно определяющие каждую запись таблицы. Он может состоять из одного или нескольких полей. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице "Студент" каждому студенту соответствует определенный номер зачетной книжки и является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения.

• внешний ключ - ключ содержит значения, соответствующие значениями первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице "Студент" поле номер группы, соответствующий определенной записи в таблице Группа. Поле номер группы является внешним ключом таблицы "Студент".

Связи между таблицами создаются непосредственно с помощью окна Схема данных или путем перетаскивания поля из области Список полей (рис.9). Схема данных вызывается на вкладке Работа с базами данных группы Отношения командой Схема данных.

Рис. 9. Схема данных

По ряду причин связи между таблицами следует создавать до создания других объектов базы данных (форм, запросов и отчетов). Связи между таблицами предоставляют сведения для:

• структурирования запросов. Для получения общих сведений из нескольких таблиц часто приходится создавать запросы, соединяющие записи этих таблиц. Запрос сопоставляет значения в поле первичного ключа первой таблицы с полем внешнего ключа второй таблицы. Например, чтобы получить строки, в которых перечисляются номер факультета для каждого студента университета, нужно создать запрос, соединяющий таблицу "Студент" с таблицей "Группа" на основе поля "Номер группы". В окне "Схема данных" можно вручную указать поля для соединения. Но если связь между таблицами уже существует, Access использует соединение по умолчанию на основе существующей связи между таблицами. Кроме того, при использовании одного из мастеров запросов Access использует сведения об уже определенных связях между таблицами, чтобы предоставить пользователю выбор и подставить в параметры свойств соответствующие значения по умолчанию.

  • структурирования форм и отчетов. При создании формы или отчета Access использует сведения об уже определенных связях между таблицами, чтобы предоставить пользователю выбор и подставить в параметры свойств соответствующие значения по умолчанию.

С помощью связей между таблицами можно обеспечить целостность данных, которая позволяет производить проверку того, чтобы в базе данных не было потерянных записей (запись со ссылкой на несуществующую запись).

При создании базы данных сведения распределяются по таблицам, в каждой из которых есть первичный ключ. После этого к связанным таблицам добавляются внешние ключи, имеющие ссылки на первичные ключи. Эти пары из внешнего и первичного ключей формируют основу для связей между таблицами и многотабличных запросов. Поэтому важно, чтобы ссылки "внешний ключ - первичный ключ" оставались синхронизированными. Целостность данных гарантирует, что ссылки остаются синхронизированными, и зависит от связей между таблицами.

Задача сохранения целостности данных состоит в предотвращении появления потерянных записей и поддержании ссылок в синхронизированном состоянии.

Целостности данных можно добиться, если включить ее при создании связи между таблицами. В результате приложение Access запрещает для этой связи все действия, которые могут нарушить целостность данных. Это значит, что Access будет запрещать обновления, изменяющие целевой объект ссылки, и операции удаления, которые его удаляют. Однако может возникнуть ситуация, когда потребуется изменить данные. В таких случаях нужно, чтобы приложение Access автоматически обновило все задействованные строки в рамках одной операции. Для этого в Access предусмотрен параметр Каскадное обновление связанных полей. Если при включении целостности данных был выбран этот параметр, то при последующем обновлении первичного ключа будут автоматически обновлены все связанные с ним поля.

Может потребоваться удалить строку и все связанные записи. Для этого в приложении Access предусмотрен параметр "Каскадное удаление связанных записей". Если при включении целостности данных выбрать его, а затем удалить запись на стороне первичного ключа в связи, Access автоматически удалит все записи со ссылкой на первичный ключ.