Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)

Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое.

Ваши деловые партнеры будут Вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания.

Наставления по рационализации корреспонденции

1. Немедленный ответ.

Знак фирмы Стандартный вариант ответа ("Согласен").

С дружеским приветом.

Подпись

2. Письма-копии.

На основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи и т.п.) хотите сделать запрос или заказ.

Наложите на оригинал текста свою визитную карточку, краткое письмо с просьбой (запрос, заказ, заявление) и скопируйте оба документа. Просьба на копии пишется от руки и отсылается этот листок адресату.

3. Облегчение ответа.

Посылайте ему письмо в 2-х экземплярах с упоминанием в тексте: "Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!".

4. Стандартные бланки для кратких писем.

Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для краткого сообщения, выдачи заказов, заявок и т.п. Достаточно поставить на них ключевые слова и обозначения.

5. Работа над текстом.

Используйте программы ЭВМ для работы над собственным текстом.

6. Индивидуальные письма:

• подготовка процесса написания - подбор необходимой информации, запись ключевых слов;

• собирайте отдельные письма в качестве примера ответа;

• используйте краткие наброски с фиксацией основных пунктов;

• проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.

7. Профессиональная диктовка

Таким образом, самоменеджмент – один из способов стимулирования и повышения эффективности деятельности работающего, те есть самого себя.

Тема . Процесс принятия решений Регулирование: разработка и принятие управленческих решений

Решение – это выбор альтернативы.

Решение в менеджменте – выбор, касающийся осуществления конкретных действий, закрепленный в сознании субъекта, объекта управления, в управленческих документах.

Требования к управленческому решению:

1. Целевая направленность.

2. Обоснованность.

3. Иерархическая субординация.

4. Адресность.

5. Директивность.

6. Обеспеченность ресурсами.

Управленческие решения на предприятии, как правило, отождествляются с разрешением возникших проблем.

Проблема - существенное расхождение между желаемым и фактическим состоянием объекта управления и внешней среды.

Управленческие решения для часто встречающихся типовых задач описываются в нормативных документах, устанавливающих порядок осуществления управленческой деятельности.

Таблица 6.

Типология управленческих решений.

Признак классификации	Тип управленческого решения
По функциям правления	плановые
	организационные
	мотивационные
	другие
По характеру задач	стратегические
	оперативные
По степени определенности ситуации	в условиях определенности
определенности	в условиях риска
среды	в условиях неопределенности
По степени структуризации задач	хорошо структурированные (программируемые, алгоритмические)
	слабо структурированные (нестандартные, непрограммируемые, эвристические)
По функциональным областям	финансовые
	кадровые
	производственные
	прочие
По масштабам воздействия	общие
	частные
	экспериментальные
По числу критериев	однокритериальные
	многокритериальные
По направлению воздействия	внутренние
	внешние
По глубине воздействия	одноуровневые
	многоуровневые
По количеству участников	индивидуальные (единоличные)
	коллегиальные
	коллективные
По способу осуществления	письменные
	устные
По способу принятия	на основе суждений
	интуитивное
	с помощью рациональной процедуры

Контроль за осуществлением решения и за получением ожидаемых результатов осуществлялся:

1. При успешном решении проблемы сведения о проблеме заносятся в компьютерный банк данных для накопления опыта успешного решения проблем, который может пригодиться в будущем.

2. Основные возможные причины неустранения проблемы:

• недостаточно конкретное представление о проблеме;

• неверное определение истинных причин возникновения проблемы;

• недостаточное количество предложенных вариантов решений;

• неполный список критериев оценки;

• неверное определение значимости критериев;

• неадекватный способ оценки разработанных вариантов решений;

• недостаточная степень компетентности при принятии решения;

• невполне соответствующий метод осуществления решения;

• отсутствие надлежащего контроля за осуществлением решения.

Таким образом, основной деятельностью менеджеров, в том числе топ-менеджеров, является процесс разработки и принятия управленческих решений.

Тема . Управление конфликтами и стрессами