2.3 Учет движения товаров на складе, отчетность материально-ответственных лиц

Основной целью бухгалтерского учета товарных операций в торговле является обеспечение контроля за ходом выполнения плана по всем показателям; правильным и своевременным оприходованием товаров материально ответственными лицами; состоянием товарных запасов в организациях и их сохранностью. Достижению этой цели способствует постоянный контроль за выполнением плана торгово-финансовой деятельности, а также за сохранностью товаров в организациях.

Контроль за сохранностью товаров и тары осуществляется на основе рациональной системы организации товарных операций в оптовой торговле. Для этого необходимо четко определить форму материальной ответственности за ценности, обеспечить строгое соответствие установленного порядка приемки товаров по количеству и качеству, а также на хранение и отпуск; правильно и своевременно документально оформлять и учитывать поступление, перемещение и выбытие товаров; обеспечить представление в бухгалтерию всех документов по товарным операциям, их тщательную проверку в отношении правильности операций, своевременно и тщательно проводить инвентаризацию товаров и тары.

Большое значение имеет правильная организация материальной ответственности за ценности. Все товарно-материальные ценности. Все товарно-материальные ценности должны находиться под имущественной ответственностью работников, осуществляющих их приемку, хранение и отпуск. Такие работники называются материально-ответственными лицами. Под материальной ответственностью понимается обязанность работников возместить в установленном законом порядке размер прямого действительного ущерба, причиненного по его вине тому предприятию (организации), с которой он состоит в трудовых отношениях. Существует три формы материальной ответственности: индивидуальная; коллективная (бригадная); солидарная.

В ГП “Беларусьторг” применяется индивидуальная форма материальной ответственности. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключен между организацией и заведующим складом (приложение З, И). Заключенный договор хранится в бухгалтерии. В договоре указаны права, обязанности и ответственность каждой из сторон, подписавшей договор. Материально-ответственное лицо принимает на себя ответственность за сохранность вверенных ему товарно-материальных ценностей, а наниматель обязуется обеспечить необходимые для этого условия. В случае не обеспечения по вине работника сохранности вверенных ему товарно-материальных ценностей, определение размера ущерба причиненного нанимателю и его возмещение, производится в соответствии с действующим законодательством.

Заведующий оптовым складом составляет товарный отчет на основании приходных и расходных товарных документов в двух экземплярах. Товарный отчет содержит общие сведения (наименование организации и номер склада, фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, номер отчета и отчетный период), информацию о приходе и расходе товаров, а также об их остатках на начало и конец отчетного периода. В отчете фиксируют количество приложенных приходных и расходных документов. Первый экземпляр отчета с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию организации, а второй экземпляр после проверки отчета с подписью бухгалтера о его приемке остается у материально ответственного лица.

Товарный отчет проверяется бухгалтером по существу, с формальной стороны, арифметически и утверждается директором организации. Затем товарный отчет обрабатывается бухгалтером, т.е. отражаются на счетах бухгалтерского учета хозяйственные операции по поступлению, выбытию товаров и других операций, связанных с их движением. Данные счетов служат основанием для записей в регистрах синтетического и аналитического учета по счету 41 «Товары», субсчету 1 «Товары на складах».

В целях обеспечения контроля наличия и движения товаров в организации осуществляется натурально-стоимостной учет товарно-материальных ценностей по номенклатурным номерам товаров. Целью натурально-стоимостного учета товарно-материальных ценностей является получение сведений о состоянии товарных запасов по отдельным группам и наименованиям для оперативного управления ими, для контроля за их наличием, движением, своевременным пополнением и сохранностью и оценки эффективности их использования. В организации применяется автоматизированная система обработки информации и для натурально-стоимостной учета товаров используется база данных, оформленная при выписке товарных документов на поступление, реализацию и прочее выбытие товаров.

Натурально-стоимостной учет подразделяется на складской и бухгалтерский. Складской учет товаров ведется в местах хранения заведующим складом ежедневно в книге складского учета материальных ценностей. В этой книге по каждой номенклатурной позиции товара заполняются следующие реквизиты: дата записи, дата и номер документа, от кого получено и кому отпущено, приход (количество, сумма), расход (количество, сумма) и остаток (количество, сумма) товаров. Аналитический натурально-стоимостной учет ведется в регистрах бухгалтерского учета. По окончании месяца в книге складского учета бухгалтером подсчитываются обороты за месяц и определяются остатки товаров для сверки данных бухгалтерского и складского учета и составляется оборотная ведомость по материальным счетам. Итоги ведомости сверяются с данными за отчетный период в журнале ордере по счету товаров.