2.2 Документальное оформление товарных операций по поступлению и выбытию товаров в оптовой торговле

Основными процессами хозяйственной деятельности ГП “Беларусьторг” являются: поступление товаров, хранение товаров и отпуск (выбытие) товаров покупателям.

Поставка товаров в ГП “Беларусьторг” осуществляется в соответствии с контрактом на поставку товаров, заключенными с поставщиками (приложение Ж). В контракте определяются предмет и сроки действия договора, сроки и условия поставки товаров; формы и сроки платежа; цель приобретения товаров; ответственность сторон и другие условия; указываются реквизиты и подписи сторон. Поставка товаров осуществляется в сроки, количестве и ассортименте согласно спецификаций на каждую партию товара. Поставка осуществляется на условиях CРТ г. Минск (согласно Инкотермс-2000). Оплата стоимости поставленного товара осуществляется путем перечисления денежных средств платежным поручением на расчетный счет продавца в течение 360 календарных дней с даты поставки покупателю товара, указанного в спецификациях. Оплата может производиться частями в течение всего указанного срока. Датой поставки товара считается дата выполнения всех таможенных процедур, указанная в таможенной декларации, в отношении товара, поставленного покупателю. Датой оплаты стоимости поставленного товара считается дата фактического поступления денежных средств на расчетный счет продавца.

Продавец гарантирует качество изготовления товаров. Гарантийный срок составляет 12 месяцев с даты поставки товара. В случае обнаружения дефектов товара в гарантийный срок или в случае его несоответствия условиям контракта продавец по требованию покупателя обязан за свой счет произвести замену дефектного товара. Все расходы (транспортные, таможенные и др.), связанные с заменой дефектного товара, несет продавец. Продавец обязан произвести маркировку упаковок товара контрольными идентификационными знаками РБ, которые покупатель обязан передать продавцу перед отгрузкой товара.

Согласно контракту поставка товаров осуществляется по предварительной заявке покупателя с пробным указанием ассортимента и количества необходимых товаров. Продавец информирует покупателя по телефаксу или электронной почте о готовности товара к отгрузке не менее, чем за 10 дней до начала отгрузки. До отгрузки продавец по телефаксу или электронной почте передает все подготовленные к отправке документы для подтверждения правильности их заполнения и наличия необходимых реквизитов. Не позднее 3 календарных дней после отгрузки партии товара перевозчику продавец предоставляет покупателю следующие товаросопроводительные документы:

• коммерческий инвойс (приложение Д);

• товарно-транспортную накладную с отметкой экспедитора (грузоперевозчика) о приемке груза к транспортировке (копия);

• упаковочный лист (копия) (приложение Е).

Немедленно после отгрузки товара перевозчику продавец также сообщает покупателю следующую информацию:

• дату отгрузки товара;

• количество мест;

• вес брутто и нетто.

В случае просрочки поставки товаров против установленных в контракте сроков продавец уплачивает покупателю пеню в размере 0,1 % от стоимости товара, поставка которого просрочена, за каждый день просрочки. В случае просрочки оплаты товара покупатель уплачивает продавцу пеню в размере 0,1 % от стоимости товара, уплата которого просрочена, за каждый день просрочки. Уплата штрафов и пени не освобождает стороны от обязанности возместить ущерб, понесенный другой стороной в результате несоблюдения ими условий контракта.

На товары, подготовленные к отправке, поставщик выписывает Товарно-транспортную накладную формы ТТН-1 типовой формы в четырех экземплярах. Второй экземпляр ТТН остается у грузоотправителя для списания товарно-материальных ценностей, а три экземпляра вручают водителю (экспедитору) при отправке груза покупателю.

К ТТН прилагаются документы, удостоверяющие качество товара: сертификат соответствия и (или) удостоверение о государственной гигиенической регистрации. На складе ГП “Беларусьторг” заведующий складом принимает товары по количеству мест или весу брутто, в соответствии с Положением «О приемке товаров по количеству и качеству», сверяя фактическое наличие с данными первичных документов. При приемке технически сложных товаров проверяется наличие технической документации (паспорта, инструкции, гарантийного талона и т.д.) и обязательно соответствие номеров, указанных в техническом паспорте и на товаре, дата выпуска товара. При отсутствии расхождений заведующий складом во всех трех экземплярах ТТН расписывается в получении груза, подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись печатью организации. Первый экземпляр ТТН остается в организации ГП “Беларусьторг”, предназначенной для оприходования поступивших товаров и тары, а два ее экземпляра возвращаются представителю поставщика. При установлении расхождений фактического наличия поступивших товаров с данными документов поставщика приемку товаров осуществляет комиссия, в которую входит представитель поставщика, заведующий складом и директор организации ГП “Беларусьторг”. По результатам приемки товаров на установленные расхождения по количеству и качеству комиссия составляет «Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей» в трех экземплярах. Один экземпляр акта передают представителю поставщика. Во всех экземплярах ТТН указывают номер и дату составленного акта. За 2011 год претензий по качеству товара за весь период работы с данным поставщиком не было, так как контроль качества является приоритетной задачей при реализации товаров на экспорт у иностранного поставщика.

Фактически поступившие на склад ГП “Беларусьторг” товары приходуются на основании 1-го экземпляра ТТН по установленным учетным ценам, 3-й и 4-й экземпляр ТТН служит основанием для расчетов (экспедитор прилагает к счету за перевозку).

Обработка товарно-транспортных накладных производится автоматизированным способом на компьютере в программе 1С: «Предприятие», а именно: составляется документ «Поступление товаров», предназначенный для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления в организацию товаров, приобретенных за плату у поставщиков. Форма ввода документа заполняется в следующем порядке:

В шапке документа указываются следующие реквизиты:

• номер, дата накладной и номер бланка;

• поставщик и вид поставщика (поставщик или дебитор для того, чтобы определить, на какой счет 60 или 76 соответственно будут делаться проводки);

• договор (номер документа (договора, счета-фактуры, счета или накладной), по которому получены товары). Этот реквизит заполняется обязательно для ведения аналитики на 60 (76) счете;

• склад (указывается склад, на который принимаются товары). Так как на организации один склад, то в справочник складов вводится один склад «Основной», по умолчанию при создании нового документа реквизит «Склад» устанавливается из константы «Основной склад».

В табличную часть документа вводится информация из накладной поставщика: наименование товара; количество товара; цена за единицу товара; общая сумма без НДС; ставка НДС; сумма НДС; общая сумма с НДС.

Информация об операциях, связанных с поступлением товаров в ГП “Беларусьторг”, произведенных в декабре 2011 года, приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Информация об операциях по учету поступления товаров в ГП “Беларусьторг” в декабре 2011 года
Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Приложения
	Дебет	Кредит
Поступили товары от поставщика в декабре 2011 года	41.1	60	915490573	Приложение А
Начислен НДС по приобретенным в декабре 2011 года товарам	18.4	60	164224086
Поступили товары от поставщика в декабре 2011 года	41.1	60	84320424	Приложение А
Начислен НДС по приобретенным в декабре 2011 года товарам	18.4	60	15070455
Поступили товары от поставщика в декабре 2011 года	41.1	60	515604361	Приложение А
Начислен НДС по приобретенным в декабре 2011 года товарам	18.4	60	92350871
Поступили товары от поставщика в декабре 2011 года	41.1	60	2558070	Приложение А
Начислен НДС по приобретенным в декабре 2011 года товарам	18.4	60	450463
Поступили товары от поставщика в декабре 2011 года	41.1	60	426345	Приложение А
Начислен НДС по приобретенным в декабре 2011 года товарам	18.4	60	76742
Поступили товары от поставщика в декабре 2011 года	41.1	60	195677601	Приложение А
Начислен НДС по приобретенным в декабре 2011 года товарам	18.4	60	35036748
Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных организации

ГП “Беларусьторг” реализует товары организациям розничной торговли. Отпуск товаров со склада производится на основании заключенных с ними договоров, в которых определяются предмет договора; условия оплаты и поставки; требования, предъявляемые к качеству товаров; ответственности сторон и форс-мажорные обстоятельства; указываются реквизиты и подписи сторон, по предварительно представленным заказам и заявкам.

Организация отгружает товары в розничные торговые организации автомобильным транспортом. Заведующие магазинами на завоз товаров составляют заявку-заказ и пересылают по электронной почте в организацию менеджеру по продажам. Скорректированную заявку с учетом имеющихся остатков товаров на складе менеджер регистрирует в Журнале регистрации заявок покупателей с целью последующего контроля за их исполнением. Оформленный заказ передается на склад для отборки товаров и выписке расходной накладной. На фактически отпущенные со склада товары бухгалтер выписывает товарно-транспортную накладную формы ТТН-1 в четырех экземплярах (приложение Л), на основании которой производится списание выбывших товаров из подотчета материально-ответственного лица, а также отражения выручки от реализации товаров. Товарно-транспортная накладная является бланком строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках строгой отчетности и контрольных знаках, реализуются субъектам хозяйствования только издательством «Белбланкавыд» и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Выписка товарно-транспортных накладных осуществляется автоматизированным способом на компьютере в программе 1С: «Предприятие», а именно: составляется документ «Отгрузка товаров», предназначенный для отражения в учете операций по продаже товаров. Документ вводится как вручную, так и автоматически на основании счета. Счет может быть выписан на товар, находящийся на различных складах. При выборе склада выполняется проверка наличия товара. Форма ввода документа заполняется в следующем порядке: Информация об операциях, связанных с реализацией товаров покупателям, за декабрь 2011 года представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Информация об операциях по учету реализации товаров в ГП “Беларусьторг” в декабре 2011 года
Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Приложения
	Дебет	Кредит
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	62221297	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	179909617	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	107826994	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	86415730	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	72766842	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	34324659	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	132031857	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	82961056	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	16360098	Приложение Б
Списываются с материально-ответственного лица реализованные в декабре 2011 года товары покупателям	90.2	41.1	330760	Приложение Б
Отражена сумма выявленных в декабре 2011 года недостач	94	41.1	44563213
Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных организации

Подготовленные к отправке товары вместе с надлежаще оформленной ТТН (1-й, 3-й и 4-й экземпляры, а 2-й остается в бухгалтерии ГП “Беларусьторг”) и другими сопроводительными документами, предусмотренными договорами поставки, отправляются вместе с перевозчиком покупателю. Водитель (экспедитор) расписывается во всех экземплярах ТТН. После доставки товаров покупателю, первый экземпляр ТТН остается у него, а 3-й и 4-й, подписанные покупателем возвращаются в бухгалтерию организации.

Таким образом, важнейшей задачей учета товарных операций является обеспечение контроля за поступлением товаров и своевременным их оприходованием материально ответственными лицами. На всем пути следования товаров от поставщиков к грузополучателю документальное оформление обеспечивает ответственность конкретных лиц организации (в ГП “Беларусьторг” - заведующего складом за сохранность груза. Основными товаросопроводительными документами ГП “Беларусьторг” являются приходные и расходные ТТН, которые оформляются в соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению» от 28.06.2007 г. №107; документы, удостоверяющие качество товара; доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Первичные приходные и расходные документы служат основанием для составления товарного отчета. Таким образом, обеспечению сохранности товаров и тары способствуют своевременное и качественное оформление первичных документов поступления товаров от поставщика на оптовые склады торговой организации. От правильного учета поступления товаров и тары зависит конечный финансовый результат от реализации товаров в организациях оптовой торговли.