Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования

«Борисовский государственный политехнический колледж»

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ по теме «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

Борисов 2005

Преподаватель дисциплины «Деловая документация» Борисовского государственного политехнического колледжа Т.В.Лукьянчик

Учебное пособие составлено в соответствии с Государственным стандартом СТБ 6.38-2004, определяет требования по составу и оформлению реквизитов документов.

Предназначено для учащихся колледжа, изучающих дисциплину «Деловая документация».

Содержание

1. Организация делопроизводства 4

1. Понятие о делопроизводстве 4

2. Место, роль и функции документов в управлении 4

3. Классификация документов 6

1.4 Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство, и их краткое содержание 8

1.5 Стандартизация и унификация управленческой документации 9

2. Документирование управленческой деятельности 10

2.1 Состав реквизитов 10

2.2 Требования к бланкам документов 12

2.3 Оформление реквизитов 13

3 Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств 33

1 Организация делопроизводства

1. Понятие о делопроизводстве

Делопроизводство — особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами.

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации.

Делопроизводством в организациях и на предприятиях занимаются структурные подразделения. Наиболее распространёнными являются: управление делами, общие отделы, административно-хозяйственные отделы (АХО), канцелярии.

Управление делами — осуществляет ведение делопроизводства у Президента и в Парламенте.

Общие отделы — в исполнительных комитетах.

АХО — на предприятиях.

Канцелярия — в школах, министерствах, на небольших предприятиях; на предприятиях с большим документооборотом могут быть деления на более мелкие группы (секретариат, группа контроля, группа регистрации, группа приказов, копировально-множительная лаборатория, архив, экспедиция).

2. Место, роль и функции документов в управлении

Составной частью делопроизводства является документирование. Документирование — это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям

Приложение А

Формуляр-образец

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа

• документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;

• документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и накопление, а также возможность передавать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

• информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

• социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

• коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двустороннего направления (переписка, договора и т.д.);

• управленческую, создающую документы для целей управления;

• правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

• учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

• культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.