2. Требования к бланкам документов

2.2.1 Оформление документов осуществляется на бланках, которые конструируются в соответствии с формуляром-образцом.

Бланк документа представля­ет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация доку­мента и отводится место для переменной информации.

2.2.2 Устанавливаются два вида бланков:

• бланк для письма;

• общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

2.2.3 Бланки документов должны иметь поля, мм:

• левое — 30;

• правое — не менее 8

• верхнее и нижнее — не менее 20.

2.2.4 Нанесение полей на бланке не обязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

2.2.5 На бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.

На общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.

2.2.6 Бланки документов разрабатываются на основе продольного (реквизиты заголовочной части документа размещаются по всей верхней части листа) или углового (реквизиты заголовочной части документа располагаются в левой верхней части листа) расположения реквизитов. Реквизиты заголовочной части документа (5, 6, 7, 8, 9, 10, 14) располагаются одним из способов:

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

Замечания и дополнения визирующий оформляет на отдельном листе, а на проекте в реквизите виза выполняют запись «Замечания прилагаются».

Этот реквизит располагается, начиная от границы левого поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита «Подпись». На распорядительных документах визу допускается оформить на оборотной стороне последнего листа документа. На исходящих документах визу оформляют на экземпляре, который остается в организации.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

• составитель проекта документа, что подтверждает его ответственность за исполнение документа;

• руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

• заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

• общественные организации (при необходимости);

• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации;

• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности.

Круг лиц визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен: Подпись О.Н.Васильев

01.10.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

Пример –

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2004 № 13

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по архивам и

делопроизводству при Совете Министров

Республики Беларусь

03.10.2004 № 11-10/116

В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

2.3.26 Реквизит «Визы».

Виза — внутреннее согласование.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример -

Зав. приборостроительным

отделением

Подпись О.Н.Никитина

25.10.2005

Юрисконсульт

Подпись Л.И.Иванова

25.09.2005

2.2.7 При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.