1.4 Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство, и их краткое содержание

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправки (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

• Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;

• Государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004;

• примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 установлены:

• состав реквизитов на документе;

• требования к бланкам и текстам документов;

• оформление реквизитов;

• требования к документам, изготовленным с помощью технических средств.

Пример:

В дело 04-12

Подготовлен ответ

09.02.2006 № 04-12/49

Подпись

10.02.2006

2.3.31 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.

Борисовский государственный политехнический колледж

15.10.2004

№ 04-12/645

Рисунок 1 -Регистрационный штамп входящих документов

2.3.32 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса

3 Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

3.1 Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

- во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Пример:

2 Иванов 220 40 51

ТН 09.02.2006 c1-3 об-1

2.3.29 Отметка о заверении копии. Копия документа — документ, полностью воспроизводящих информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должны быть соответствующим образом заверена.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Пример-

Верно

Инспектор по кадрам Подпись С.Б.Постраш

16.07.2004

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организациях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа

2.3.30 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

В методических указаниях по практическому применению СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.