10.3. Головне меню субд Microsoft Access

Головне меню Microsoft Access має ієрархічну структуру і включає сім спадних меню другого рівня: „Файл”, „Правка”, „Вид”, „Вставка”, „Сервіс”, „Вікно”, „Довідка” (рис. 10.3):

Рис. 10.3. Головне меню Microsoft Access

„Файл” – робота з файлами БД (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів);

„Правка” – редагування файлів;

„Вид” – перегляд файлів;

„Вставка” – вставка у файл БД малюнків, діаграм та інших типів даних;

„Сервіс” – сервісні функції (встановлення параметрів настроювання Microsoft Access;

„Вікно” – робота з вікнами файлів;

„?” („Довідка”) – виклик довідкової інформації.

Для відкриття меню, необхідно встановити покажчик миші на потрібному пункті меню і натиснути ліву кнопку миші. Після цього один з пунктів меню виділиться інверсним кольором. Для виділення потрібного пункту меню необхідно натиснути клавішу <Enter>. В назві пунктів меню і підменю є підкреслена літера. Це дає можливість одразу обрати пункт меню, натиснувши комбінацію клавіш, наприклад <Аlt+Ф>, <Аlt+П> тощо.

Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту меню, мають позначення комбінації клавіш. За допомогою цих комбінацій, можна вибрати відповідний пункт підменю.

Крім того, необхідно зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти на даний момент недоступні (наприклад, не можна редагувати таблицю, якщо вона не існує).

10.3.1. Меню „Файл”

Це меню дає змогу виконувати початкові і завершальні операції з базою даних. Воно містить команди, за допомогою яких створюють нову або відкривають існуючу базу даних, копіюють дані з інших баз або встановлюють з ними зв’язок, переглядають об’єкти бази перед друком та друкують їх, зберігають базу даних та закривають її (рис. 10.4).

Команди меню „Файл” (рис. 10.4.)

С творення нового файла БД

Відкриття потрібного файла БД

Завершення роботи з файлом

Збереження файла з наявним ім’ям

Збереження файла з новим ім’ям

Вибір параметрів сторінки для друку файла

Перегляд даних перед друком

Друкування даних

В ідправити дані по Е-mаіl як повідомлення тощо

Перегляд характеристик файла

Файли, з якими нещодавно працював користувач

(можна вибрати мишкою і відкрити для роботи)

Рис. 10.4. Меню „Файл”

Командою „Створити” усім створюваним базам даних автоматично присвоюється ім’я „База даних N”, де N – кількість відкритих баз даних у поточному сеансі роботи. При збереженні файлів на дисках, або їх закритті, такі імена за запитом системи доцільно змінити на більш інформативні. Це зазвичай робиться без вказування розширення .mdb, характерного для файлів Microsoft Access.

Командою „Відкрити” на екран монітора виводиться діалогове вікно, де обирають ім’я файла, який необхідно відкрити. Імена відкритих файлів розміщуються у нижній частині меню „Файл”, що надалі спрощує процедуру звернення до них.

Активізувавши команду „Параметри сторінки”, встановлюють розміри сторінки, яка буде виводитись на друк та її полів, центрують дані за горизонталлю і вертикаллю, обирають масштаб друку і варіант орієнтації сторінок (книжкова або альбомна). Крім того, задають якість друку і визначають порядок нумерації сторінок.

Команди меню „Файл”, як і інші пункти меню Microsoft Access, вибирають і активізують за допомогою миші. Однак будь-яку команду можна виконати одночасним натисненням клавіші <Alt> і клавіші символу, підкресленого у назві команди, наприклад, <Alt+В> тощо.

10.3.2. Меню „Правка”

Це меню забезпечує редагування різних об’єктів бази даних, а також зв’язок середовища Microsoft Access з різними додатками Windows за рахунок використання технології OLE (рис. 10.6).

Більшість команд цього меню можна активізувати за допомогою клавіш швидкого управління. Призначення цих клавіш очевидне.

Рис. 10.6. Меню „Правка”

10.3.3. Меню „Вид”

Рис. 10.7. Меню „Вид”

Це меню забезпечує переведення Microsoft Access в режим роботи з різними об’єктами бази даних, дає змогу обрати спосіб відображення значків у вікні бази даних, а також вмикати/вимикати різні панелі інструментів. Зокрема, за допомогою цього меню керують роботою буферу обміну, здатного зберігати до 12 різних об’єктів (рисунків, таблиць, діаграм, фрагментів тексту тощо). Останні можна вставити на потрібне місце бази даних у будь-якій послідовності засобами спеціальної інструментальної панелі „Буфер обміну”. Для копіювання і вставляння кількох об’єктів необхідно:

– виділити об’єкт для копіювання;

– активізувати команду „Панель інструментів”  „Буфер обміну” з меню „Вид”;

– на панелі інструментів „Буфер обміну” клацнути лівою кнопкою миші на кнопці „Копіювати”.