10.5.3. Створення таблиць баз даних

Запитів, форм, звітів й інших об’єктів у базі даних в загальному випадку може й не існувати. Однак без таблиць база даних просто не може існувати. Якого б типу не були ваші дані їх доводиться зберігати в одній або декількох таблицях.

Таблиці – основа будь-якої реляційної бази даних. Відомо, що таблиця складається із стовпців та рядків, тобто є розграфленою прямокутною областю у якій пояснювальними написами (полями) є найменуваннями стовпців, а рядки є безпосередньо інформацією, тобто записами.

Таблиця – це набір записів (рядків таблиці), що складаються з окремих полів (стовпців таблиці), в яких зберігається інформація, яка власне складає зміст бази даних.

Водночас, таблиці не є самостійними об’єктами. Вони входять до складу файла бази даних разом з іншими її об’єктами.

Таким чином, першим кроком у побудові бази даних є створення таблиці, у якій будуть розміщуватись і зберігатись дані про об’єкти певної предметної галузі. Дані в таблицях можна зберігати, додавати, вилучати, переглядати, редагувати а також сортувати або фільтрувати за складними критеріями. Вони використовуються у формах та звітах і можуть бути поданими у графічному вигляді.

Кожний запис таблиці містить всю необхідну інформацію за окремим елементом БД. Такі окремі структурні елементи називають полями таблиці.

Першим етапом при створенні таблиці є визначення переліку полів, з яких вона повинна складатися, їх типів та розмірів. При цьому кожному полю присвоюється унікальне ім'я. Слід пам'ятати, що стовпці в таблиці будуть розташовуватися саме в тому порядку, в якому вони задаються.

Отже, бажано з самого початку продумати їх послідовність з урахуванням зручності наступної експлуатації усієї таблиці в цілому. Оскільки, будь-яке сортування таблиць провадиться зліва направо, тобто спочатку виконується умова сортування, задана у першому стовпці, потім – у другому тощо. Якщо в таблиці, за недбальством стовпець з номерами будинків виявиться перед стовпцем з назвами вулиць, то без додаткових допоміжних операцій, не вдасться відсортувати таблицю спочатку за вулицями, а потім за номерами будинків. Прийдеться створювати окремий запит який зажадає додаткового місця, додаткової обчислювальної потужності і додаткового часу на його виконання.

Після завдання імені поля в СУБД Microsoft Access потрібно неодмінно вказати тип даних які у цьому полі передбачається зберігати. Вказаний тип даних вказує СУБД, яким чином потрібно обробляти поле. Тут існують свої тонкощі. Користувачі, що мають досвід роботи з електронними таблицями звикли що, усі дані поділяються на три великих групи: числові, текстові тощо. В Microsoft Access справи обстоять декілька складніше. Усього існує десять базових типів даних, кожний з яких має своє власне призначення.

Пам'ятати про тип даних слід, як мінімум, за двома причинами. По-перше, Microsoft Access має фізичну межу на об’єм інформації що зберігається. По-друге, потужний убудований інструментальний арсенал Microsoft Access також тісно прив'язаний до конкретного типу даних. Наприклад, не можна скористатися функцією нарахування відсотків на залишок за рахунком, якщо зазначений рахунок заданий якимось іншим типом даних, крім грошового. Або, наприклад, не можна застосувати операцію сортування до даних, представленим типом МЕМО.

Більшість проблем, що виникають за подібними причинами можна подолати шляхом внутрішнього перетворення типів. Однак, деякі типи перетворити неможливо (наприклад, текст ніяк не вдасться перетворити в число). Крім того, будь-яке перетворення призводить до певних втрат (наприклад, число з плаваючою точкою, будучи перетворене до цілого типу, назавжди втратить свою дробову частину).

Усього існує десять базових типів даних, кожний з яких має своє власне призначення. В Microsoft Access використовуються наступні основні типи полів:

– текстове: призначене для введення текстової або числової інформації, що не потребує розрахунків, наприклад, номера телефонів. Довжина інформації не повинна перевищувати 255 символів. За умовчання встановлюється 50 символів. Потрібний розмір поля встановлюють у властивості „Розмір поля”, тобто, виділяється місце для кожного запису, що вводиться в базу даних, незалежно від того використовується воно чи ні, а це призводить до використання значних об’ємів пам’яті комп’ютера;

– числове: призначене для чисел при їх використанні у математичних розрахунках. При цьому конкретні варіанти числового типу задають властивістю „Розмір поля” та „Формат поля”;

– memo: призначене для збереження довільного тексту, коментарів довжиною до 64000 символів. Застосування полів memo дозволяє усунути недоліки, притаманні текстовим полям. Місце в пам’яті комп’ютера для полів цього типу не резервується заздалегідь, а відводиться тільки при введенні конкретного тексту і рівно стільки, скільки фактично потрібно для збереження інформації. Поля цього типу не можуть індексуватись;

– грошове: призначене для операцій з грошовими даними. У цих полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від коми і чотирьох десятинних знаків праворуч від коми;

– дата/час: призначене для збереження інформації про дату і час в діапазоні від 100 до 9999 років включно;

– лічильник: спеціальне числове поле, призначене для автоматичного додавання унікального номера поточного запису в таблиці даних;

– логічне: призначене для збереження усього двох значень „Так” або „Ні”. Поля даного типу не індексуються.

– поле об'єкту OLE: призначене для збереження об'єкту, створеного іншими додатками (рисунок, графік, діаграма);