15. Трудоустройство секретаря. Правила оформления резюме.

Цель резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки.

Разделы резюме:

1. Образование

2. Опыт работы

3. Профессиональные навыки

4. Личные качества

5. Дополнительная информация

Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.

В разделе «Образование» необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.

У молодых специалистов раздел «Опыт работы» вызывает особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей. При перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности.

«Профессиональные навыки» подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.

Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК, а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.). Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография. Практическая психология, служебный этикет и протокол.

В графе «Личные качества» отметьте именно те качества, которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.

В разделе «Дополнительная информация» обязательно укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские права, а будущая должность связана с разъездами, также подчеркните это.

Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы вправе указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.

Дата составления резюме должна быть свежей.

16. Этапы телефонного разговора. Правила ведения телефонных переговоров.

Задача секретаря, при работе с телефоном, оградить руководителя от звонков, в рамках ее компетенции.

С этой целью секретарь должен знать круг лиц из организации, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Частые телефонные звонки это показать преуспевания фирмы и воспринимать их нужно радушно.

Варианты действия секретаря:

• Соединить с руководителем;

• Предварительная запись на прием;

• Переговорить лично;

• Попросить абонента перезвонить;

• Записать информацию =>перезвонить самой;

• Переадресовать абонента (заместителю директора).

Схема телефонных разговоров (правило 7П):

1. Приветствие;

2. Представление;

3. Причина;

4. Проблема;

5. Подведение итогов обсуждения;

6. Признательность;

7. Прощание.