- •Ответы по междисциплинарному экзамену По предмету «Секретарское дело»
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю (что должен знать и уметь секретарь).
- •Должностная инструкция секретаря: определение, права, обязанность, ответственность секретаря.
- •Организация и проведение совещаний. Документирование совещаний.
- •Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Виды приема посетителей.
- •Деловой имидж секретаря. Требования к внешнему виду.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Функции и задачи секретарской деятельности.
- •Трудоустройство секретаря. Собеседование, как технология трудоустройства.
- •Подготовка и организация деловых поездок (командировок) руководителя.
- •Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
- •Основные эстетические требования к ведению телефонных переговоров.
- •Культура рабочего места секретаря. Аксессуары рабочего места.
- •Ступени квалификации секретаря, их основные функции.
- •Организация и проведение презентаций.
- •Профессиональные (деловые и личные) качества секретаря, их основные характеристики.
- •Трудоустройство секретаря. Правила оформления резюме.
- •Этапы телефонного разговора. Правила ведения телефонных переговоров.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-руководитель».
- •Рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-сотрудиники».
- •Планирование работы секретаря. Оптимальные ритм работы. Цикл рабочей недели.
- •Планирование и организация рабочего дня секретаря. Главные правила рабочего дня.
- •Организация приема посетителей. Этикетные правила приема посетителей. Приемы делегаций.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Основные направления секретарского дела.
- •Правила оформления и приема – передачи телефонограмм.
- •Ступени карьеры секретаря. Пути повышения квалификации.
- •Правила ведения деловой беседы.
- •Трудоустройство секретаря. Пути поиска решений.
Организация и проведение совещаний. Документирование совещаний.
Совещание – форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.
Совещания бывают двух видов – оперативные и плановые.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок
-
Обязанности секретаря в подготовки совещания
Во время совещания
По окончанию совещания
уточняются дата, место и время проведения совещания;
на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;
призвать всех к выполнению планов, программ, к достижению целей, к которым пришли в результате дискуссии;
составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания;
вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;
положительно оценить наиболее деловые выступления и удачные предложения;
продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;
основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;
бросить подходящую шутку, реплику, которая может быть «к месту», разряжает обстановку напряжения и скованности, если участники не пришли к желаемому результату;
составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения необходимо указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это следует указать в тексте приглашения;
следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;
привести подходящую цитату, изречение;
секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.;
за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;
за 3–4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания;
необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.
акцентировать внимание участников на самом важном, самом не стандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.
секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен всем необходимым: стульями, столом, меловой или иной доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подготовить их для демонстрации.
Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов;
Причины отрицательного результата совещаний.
Большинство проводимых совещаний не дают ожидаемого результата. Это происходит по следующим причинам:
1) плохая подготовка к совещанию руководителя, помогающих ему экспертов или лиц, ответственных за подготовку;
2) отсутствие у участников желания сотрудничать, работать совместно;
3) отсутствие связи между вопросами, включенными в повестку дня совещания;
4) многочисленность обсуждаемых вопросов;
5) неумелое ведение совещания (вместо обсуждений проблем и принятия решений – пустые разговоры, не приводящие к нужному решению);
6) попустительство по отношению к демагогическим выступлениям;
7) отсутствие желания найти общее решение, отстаивание узко групповых интересов;
8) формальные выступления:
9) зажим конструктивных дискуссий лицом, ведущим совещание;
10) недостаточная «заостренность» внимания участников на главной проблеме, ради которой организуется совещание.
Правила выступления:
1) устанавливайте и придерживайтесь регламента выступлений. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко, не увлекайтесь цитатами;
2) старайтесь выступать убедительно и аргументировано;
3) по возможности, излагайте мысль своими словами, руководствуясь лишь планом выступления. Нежелательно читать заранее подготовленный текст;
4) старайтесь сохранять контакт с участниками совещания, наблюдайте за их реакцией на ваши слова;
5) обращаясь, называйте участников совещания по имени и отчеству, по возможности подчеркивайте их опыт и компетентность по соответствующему вопросу;
6) остерегайтесь использовать в ходе совещания плоские шутки, непродуманные реплики в адрес участников;
7) выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.